合同签订与执行流程模板

通用合同签订与执行流程模板一、适用业务场景二、全流程操作步骤1.前期准备：明确需求与背景需求梳理：业务部门根据实际经营需求，明确合作标的（如产品型号、服务内容、项目范围）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素，形成《合作需求说明书》。对方资信调研：通过公开渠道（如国家企业信用信息公示系统、行业平台）或实地考察，核实合作方的基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）、经营资质（如行业许可证、资质证书）、履约能力（注册资本、业绩案例、财务状况）及商业信誉（涉诉记录、失信信息）。内部立项：对于金额较大或影响重大的合作，需提交公司管理层立项审批，明确项目必要性及预算合理性。2.谈判协商：达成合作意向接洽与初步沟通：双方通过面谈、函件等方式对接需求，就合作框架（如合作期限、费用构成、付款方式、违约责任等）达成初步共识，形成《合作意向书》（非必备，可简化为会议纪要）。细节条款磋商：针对合同核心条款逐项协商，包括但不限于：标的物描述（需具体、可量化，避免“优质产品”“满意服务”等模糊表述）；双方权利义务（如甲方的付款义务、乙方的交付义务；甲方的验收权利、乙方的质保义务）；价格与支付方式（明确单价、总价、币种，支付节点如“预付款30%”“验收合格后付60%”“质保期满付10%”）；履约期限与地点（精确到日期，明确交付/服务执行的具体地点）；违约责任（约定违约金计算方式或损失赔偿范围，如“逾期交货每日按合同总额的0.05%支付违约金”）；争议解决方式（建议优先选择“被告所在地人民法院诉讼”，避免约定不明仲裁机构）。3.合同拟定：形成书面文本模板选择与起草：优先使用公司标准合同模板；无模板时，根据协商结果起草合同文本，条款需完整、无歧义，包含《民法典》规定的合同必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等）。附件补充：对技术复杂或内容较多的合作，需附补充协议（如技术规格书、服务方案、验收标准）作为合同组成部分，附件需与主文表述一致。4.内部审批：保证合规与风控部门会签：合同文本由业务部门发起，依次通过法务部（审核合法性、条款完整性）、财务部（审核付款方式、税务处理）、风控部（审核履约风险点）及业务负责人签字确认。最终审批：根据合同金额及公司权限，提交对应层级管理层（如部门总监、分管副总、总经理）审批，重大合同需提交董事会审议。审批完成后形成《合同审批表》，作为合同签署依据。5.签署生效：明确法律效力文本核对：双方在签署前再次核对合同文本（含附件）是否与审批内容一致，页码是否连续，无涂改（涂改处需双方盖章/签字确认）。签署方式：加盖公章或合同专用章（需预留印鉴样本核对），法定代表人或授权代表人签字（需提供《授权委托书》）；单页合同需骑缝章，多页合同需加盖“合同专用章，骑缝章有效”或每页加盖章；电子合同可通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证签署人身份真实及电子法律效力。生效条件：明确合同生效时间（如“双方签字盖章后生效”“附条件生效，如审批通过后生效”）。6.履行执行：跟踪合作进展交付/服务执行：乙方按合同约定履行交付（如送货上门、安装调试）或服务义务，甲方配合提供必要条件（如场地、资料）。验收确认：甲方按合同约定的验收标准（如国家行业标准、附件技术参数）在收到标的物/服务后X个工作日内完成验收，出具《验收确认书》；验收不合格的，乙方需在X日内整改并重新验收。付款执行：甲方根据验收结果及合同约定，在X日内通过银行转账支付款项，备注“合同号+款项性质”（如“合同-第2期进度款”）。7.变更与解除：处理履约异常合同变更：因市场环境、需求变化需修改条款时，双方协商一致并签订《补充协议》，明确变更内容、生效时间及与原合同的关系（如“补充协议与原合同冲突处，以补充协议为准”），补充协议需履行内部审批及签署流程。合同解除：协商解除：双方签订《解除协议》，明确解除日期、已履行部分处理方式、违约责任承担等；单方解除：符合法定或约定解除条件（如乙方逾期交货超30日、甲方拖欠款项超合同总额20%）的一方，需书面通知对方，说明解除理由，并在通知中给予对方X日异议期，对方未异议的解除生效。8.归档管理：留存履约证据资料整理：合同签署后，业务部门将合同正本（含附件、审批表、补充协议、往来函件、验收单、付款凭证等）整理成册，标注“合同号-合作方名称-年份”。归档与借阅：正本交公司档案室统一保管（电子版同步存档），副本由业务部门留存；借阅需履行登记手续，保证资料不丢失、不损毁。三、配套工具模板模板1：合同基本信息表合同编号合作方名称统一社会信用代码合同类型合同金额（元）履行期限签署日期甲方经办人乙方联系人及电话模板2：合同审批流程表审批环节审批部门/人审批意见签字/日期备注业务发起业务部门负责人法务审核法务部财务审核财务部风控审核风控部最终审批总经理模板3：履行进度跟踪表时间节点计划内容实际完成情况责任方验收结果相关凭证模板4：合同变更/解除申请表申请类型变更/解除原因拟变更/解除条款双方协商结果附件（如补充协议、会议纪要）申请人日期四、关键风险提示资信审查风险：未核实合作方资质可能导致合同无效或无法追责，需重点关注其经营状态、涉诉记录及关联企业风险。条款模糊风险：避免使用“尽快”“适当”“合理”等模糊词汇，质量标准、违约责任等需量化、可执行（如“产品合格率≥99%”“逾期违约金按日万分之三计算”）。审批流程风险：未履行内部审批可能导致合同无效，严禁“先签批后补流程”，紧急合同可通过“线上预审批+事后补签”方式处理。履约监控风险：甲方需定期跟踪乙方履约进度，留存催告函、验收单等证据；乙方需及时交付并保留送货单、服务记录等凭证，避免因证据缺失导致纠纷