机关单位档案管理工作职责说明

机关单位档案管理工作职责说明机关单位档案管理工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关历史真实面貌、保障工作有序开展、服务决策参考的基础性工作。档案管理人员肩负着对机关在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式历史记录进行科学管理的重任。为确保档案工作规范、高效、安全，特对机关单位档案管理工作职责予以明确。一、档案管理工作的基本原则档案管理工作应严格遵循党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策，坚持统一领导、分级管理的原则；坚持完整准确、安全保密的原则；坚持依法管理、服务利用的原则，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性。二、档案管理的核心职责（一）档案的收集与接收档案管理人员需负责机关各项工作活动中形成的各类档案材料的及时收集与规范接收。这包括但不限于：1.文件材料的收集：主动对接机关各部门，明确文件材料的归档范围和要求，确保应归档的文件材料（包括纸质文件、电子文件及其他载体材料）在办理完毕后及时、完整地移交至档案室。2.专项材料的接收：对于机关重要会议、重大活动、重点项目等形成的专门档案材料，应提前介入，指导相关部门做好材料的积累和整理，并按时接收。3.零散材料的征集：留意收集散存在个人手中或其他部门的具有保存价值的历史档案材料，防止档案的遗失或损毁。（二）档案的整理与鉴定对收集到的档案材料进行系统化、规范化整理和科学鉴定，是档案管理的基础环节。1.分类与排序：按照档案形成的规律、内容联系及机关档案管理规定，对档案材料进行科学分类、组卷（件）、排列，确保条理清晰。2.编目与著录：依据相关标准，对档案进行编号、编制目录，并对档案内容特征和形式特征进行准确著录，形成规范的检索工具，方便查阅利用。3.鉴定与划分：按照档案保管期限表，对档案的保存价值进行鉴定，准确划分永久、定期（长期、短期）保管期限。对已到保管期限的档案，按照规定程序进行鉴定和处理。（三）档案的保管与保护采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，延长档案寿命。1.库房管理：负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、干燥、通风，控制温湿度在规定范围内。落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。2.实体保护：对破损、褪色、霉变的档案进行修复、复制和抢救，确保档案的完整性和可读性。合理使用档案装具，规范档案存放。3.安全保密：严格执行档案保密制度，加强对涉密档案的管理，防止档案失泄密事件发生。定期对档案进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。（四）档案的利用与服务积极开发档案信息资源，为机关各项工作提供高效、优质的档案利用服务。1.查阅服务：严格按照档案利用制度和保密规定，为机关内部及符合条件的外部单位和个人提供档案查阅、复制、摘录等服务。认真做好查阅登记和利用效果反馈工作。2.编研服务：根据工作需要和档案特点，开展档案史料的编研工作，如编写档案参考资料、专题汇编、史志等，主动为领导决策和机关工作提供有价值的档案信息。3.咨询服务：解答有关档案查阅、档案政策法规等方面的咨询，指导机关各部门做好日常文件材料的积累和预归档工作。（五）档案的数字化建设与管理顺应信息化发展趋势，推进档案数字化转型，提升档案管理现代化水平。1.数字化加工：按照国家和行业标准，对传统载体档案进行数字化扫描、著录、存储和备份，建立规范的数字档案资源库。2.数字档案管理：负责数字档案的日常管理、维护和更新，确保数字档案的真实性、完整性、可用性和安全性。保障档案管理系统的正常运行。3.电子文件归档：指导和督促机关各部门做好电子文件的形成、积累、整理和归档工作，确保电子档案的规范管理和长期可读。（六）档案制度建设与业务指导建立健全档案管理制度体系，加强对机关各部门档案工作的业务指导和监督检查。1.制度建设：根据上级档案主管部门的要求，结合本机关实际，制定和完善档案管理各项规章制度，并监督执行。2.业务培训：组织开展档案业务培训和学习交流活动，提高机关全体人员的档案意识和档案管理人员的业务素质。3.监督检查：定期对机关各部门的文件材料形成、积累、整理和归档工作进行监督检查和指导，确保归档制度落到实处。三、档案管理人员的基本要求档案管理人员应热爱档案事业，具有强烈的事业心和责任感；熟悉档案业务知识和相关法律法规；具备良好的职业道德和保密意识；掌握一定的现代信息技术和操作技能，能够适应档案管理