卫生院采购监督管理制度

PAGE卫生院采购监督管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院采购工作的监督管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院内部所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受各方监督，保证采购活动的透明度。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，确保采购到性价比最优的物资和服务。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、医务科、药剂科、设备科、总务科等相关科室负责人。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门根据采购项目的性质和特点，明确相应的采购执行部门。1.医疗设备采购：由设备科负责组织实施，负责设备的选型、论证、采购、验收等工作。2.药品采购：药剂科负责药品的采购计划制定、供应商选择、采购合同签订及药品验收等工作。3.医用耗材采购：根据耗材的归口管理，分别由相关临床科室或总务科等负责采购申请，设备科或总务科等负责采购执行和验收。4.办公用品及后勤物资采购：总务科负责办公用品、后勤物资等的采购工作，包括物资的需求统计、供应商筛选、采购实施及验收等环节。（三）各部门职责1.采购领导小组职责制定和修订采购管理制度，监督制度的执行情况。审议年度采购计划和预算，确保采购活动符合卫生院发展规划和实际需求。审核采购方式的选择，对重大采购项目进行决策。协调采购过程中的重大问题，监督采购合同的履行。定期对采购工作进行评估和总结，提出改进意见和建议。2.采购执行部门职责根据实际需求，编制采购申请，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等内容。负责供应商的调查、筛选、评估和管理，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、信誉情况、产品质量、价格水平、售后服务等内容。按照规定的采购方式组织采购活动，包括发布采购信息、组织开标、评标、谈判等工作，确保采购过程的规范、有序。签订采购合同，并严格履行合同条款，协调处理合同执行过程中的问题。负责采购物资或服务的验收工作，确保采购物品的数量、质量、规格等符合要求，办理验收手续并提交验收报告。整理和归档采购文件，包括采购申请、采购计划、采购合同、验收报告、发票等资料，妥善保管，以备查阅。3.财务科职责参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责采购资金的审核、支付和核算，确保采购资金的安全、合理使用。对采购项目的成本效益进行分析和评价，为采购决策提供财务依据。监督采购资金的使用情况，防止资金浪费和违规支出。4.医务科职责对医疗设备、医用耗材等采购项目提供专业技术支持，参与技术参数的制定和评标标准的审核。协助评估采购物资对医疗质量和医疗安全的影响，提出合理的采购建议。参与采购项目的验收工作，从医疗技术角度对采购物资进行质量把关。5.审计科职责对采购活动进行内部审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。对采购项目的经济效益和社会效益进行审计评价，提出审计意见和建议。受理有关采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查和处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购执行部门应根据卫生院年度工作计划和业务发展需求，结合上一年度采购实际情况，于每年年底前编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预计采购金额等内容，并详细说明采购的必要性和资金来源。3.采购预算编制完成后，经财务科审核，报采购领导小组审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.财务科应加强对采购资金的管理，根据采购合同和验收报告，及时、准确地支付采购款项，确保采购资金的专款专用。（三）预算监督1.审计科定期对采购预算的执行情况进行审计监督，检查预算执行的合规性和资金使用效益。2.采购领导小组应定期听取采购预算执行情况的汇报，对预算执行过程中出现的问题及时进行研究和解决。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、用途、预计采购时间等内容，并签字盖章。2.采购申请表应经部门负责人审核同意后，提交至采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的真实性和合理性。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，应提交采购领导小组审议批准。（三）采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购执行部门向不少于三家具备承担招标项目能力且资信良好的特定供应商发出投标邀请书，进行招标采购。3.竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式采购。采购执行部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）采购实施1.采购执行部门根据确定的采购方式，组织实施采购活动。公开招标和邀请招标：发布招标公告或投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标会议，确定中标候选人或中标供应商，并发布中标公告。竞争性谈判：成立谈判小组，与供应商进行谈判，记录谈判过程和结果，确定成交供应商。单一来源采购：与单一供应商进行协商，达成采购意向，签订采购合同。询价：向供应商发出询价通知书，收集报价文件，比较报价，确定成交供应商。2.在采购过程中，采购执行部门应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。同时，应做好采购文件的记录和保存工作，包括招标文件、投标文件、谈判记录、询价文件、报价文件等。（五）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免合同风险。合同签订后，应及时将合同副本送财务科、审计科等相关部门备案。（六）验收1.采购物资或服务到货后，采购执行部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购执行部门代表、使用部门代表、质量管理人员等，必要时可邀请专业技术人员参与验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，检查物资的外观、性能、功能等是否符合要求。对于医疗设备、药品等特殊物资，应按照相关行业标准和规定进行验收。3.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等内容。对于验收不合格的物资，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货，直至验收合格为止。（七）付款1.财务科根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。审核内容包括合同条款的执行情况、验收报告是否完整、发票是否合规等。2.审核通过后，财务科按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对于采用分期付款的采购项目，应严格按照合同约定的付款节点进行支付，确保资金安全。五、采购监督与考核（一）内部监督1.审计科定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。审计方式包括定期审计、专项审计和离任审计等。2.采购领导小组应加强对采购工作的日常监督，定期听取采购执行部门的工作汇报，对采购过程中出现的问题及时进行研究和解决。3.建立采购工作投诉举报制度，鼓励卫生院内部员工对采购活动中的违规行为进行投诉举报。审计科负责受理投诉举报，并及时进行调查处理，将处理结果反馈给举报人。（二）外部监督积极接受上级主管部门、财政部门、纪检监察部门等外部机构的监督检查，如实提供采购相关资料和信息，配合做好监督检查工作。对于外部监督检查提出的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。（三）采购考核1.建立采购工作考核机制，对采购执行部门和相关人员的采购工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况、采购质量、采购效率、采购成本控制、合同执行情况、供应商管理等方面。2.考核结果与绩效挂钩，对采购工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对采购工作中存在问题的部门和个人，进行批评教育，并责令限期整改；对因工作失误或违规行为给卫生院造成损失的，依法依规追究相关人员的责任。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的产品质量、合理的价格水平、完善的售后服务体系等条件。2.采购执行部门对申请准入的供应商进行调查和评估，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明、信誉评价等相关资料，了解供应商的基本情况、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。3.根据调查评估结果，对符合准入条件的供应商进行登记备案，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、资质证明文件、业绩情况、信誉评价、合作记录等内容，并定期进行更新和维护。（二）供应商评价与选择1.采购执行部门定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式。2.根据供应商评价结果，建立供应商评价指标体系，对供应商进行量化评分。对于评价得分较高的供应商，在采购活动中给予优先考虑；对于评价得分较低的供应商，应及时进行沟通和整改，如整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。3.在选择供应商时，应综合考虑供应商的评价结果、产品质量、价格水平、售后服务等因素，遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、谈判、询价等方式，选择最合适的供应商。（三）供应商动态管理1.采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量变化、售后服务情况等信息。对于供应商出现的问题，应及时要求其整改，并跟踪整改情况。2.定期对供应商进行重新评价和审核，根据评价结果调整供应商等级和合作策略。对于表现优秀的供应商，可增加采购份额或给予其他优惠政策；对于表现不佳的供应商，应减少采购份额或暂停合作，直至取消其供应商资格。3.建立供应商淘汰机制，对于存在严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位、商业贿赂等违规行为的供应商，应立即取消其供应商资格，并向其他供应商通报，防止类似问题再次发生。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，主要内容包括：1.采购申请文件，包括采购申请表、部门负责人审核意见等。2.采购审批文件，包括采购执行部门审批意见、采购领导小组审议记录等。3.采购方式选择文件，包括招标公告、投标邀请书