机关单位文件档案管理规范指南

机关单位文件档案管理规范指南一、总则机关单位文件档案是各级机关在履行职能、处理公务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。为进一步规范我单位文件档案管理工作，提高工作效率和档案质量，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据国家有关档案法律法规及相关规定，结合我单位实际，特制定本指南。本指南适用于单位内部所有部门及全体工作人员在公务活动中形成的各类文件材料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理工作。文件档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、规范有序，安全保密、便于利用的原则。二、文件的形成与办理文件的形成是档案管理的源头，其质量直接影响后续档案工作的成效。（一）文件拟制文件拟稿应符合国家公文处理规范，内容真实准确、观点明确、条理清晰、文字精炼、格式规范。涉及重要事项的文件，拟稿前应充分调研论证，广泛征求意见。拟稿人应对文件内容的真实性、准确性负责。（二）文件审核与签发文件形成后，须经部门负责人审核，重要文件应按程序报请单位领导审核。审核重点包括：是否符合国家法律法规和方针政策，是否符合单位工作实际，内容是否准确，格式是否规范，文字表述是否恰当等。审核无误后，由相应权限的领导签发。未经签发的文件不得对外发出或作为正式依据。（三）文件编号与登记正式文件应按照单位统一规定的发文字号规则进行编号。编号应具有唯一性，便于识别和查找。所有发出和收进的文件均需在《收发文登记簿》中进行详细登记，记录文件标题、文号、签发人、收发日期、份数、主送抄送单位等信息。（四）文件印制与分发文件印制应保证字迹清晰、版面整洁、格式规范。分发文件应严格按照发送范围和份数执行，做好分发登记，确保送达准确、及时。涉密文件的分发应符合保密规定，由专人负责。三、文件的日常管理文件的日常管理是确保文件有序流转和有效利用的关键环节。（一）收文处理收到外来文件（包括纸质文件和电子文件）后，应立即进行清点、核对，确认无误后在收文登记簿上登记。根据文件内容和性质，及时提出拟办意见，报请相关领导批示后分办处理。急件、重要件应优先处理。（二）发文管理发文办理完毕后，应及时将正本、定稿、附件及相关材料收集齐全，整理归档。发文稿纸、签发单等作为文件形成过程的原始记录，应一并保存。（三）文件传阅与保管内部传阅文件应建立传阅登记制度，明确传阅范围和顺序，及时催办，防止文件积压、丢失或泄密。传阅完毕后，应及时收回，不得横传或擅自扩大传阅范围。个人不得私自保存应归档的文件材料。（四）公文的清退与销毁（五）电子文件管理电子文件的形成、办理、传输、存储等应符合国家电子文件管理相关标准。应确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。重要电子文件应进行备份，并定期检查备份介质的有效性。电子文件与纸质文件具有同等效力，应同步归档。四、档案的整理与归档文件材料办理完毕后，应按照规定及时整理归档，这是保持档案系统性和连续性的基础。（一）归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：本单位制发的各类正式文件、会议材料、工作计划、总结报告、统计报表、调研材料、合同协议、审批文件、重要会议记录、干部任免材料等。（二）归档时间各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后的次年上半年内完成整理归档工作。专项工作、重大活动等形成的文件材料，应在工作结束后三个月内整理归档。（三）整理原则与方法归档文件材料的整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理方法通常采用“年度-机构-保管期限”或“年度-问题-保管期限”的分类方法。1.分类：将文件材料按年度分开，再按形成部门或问题进行二级分类，最后按保管期限（永久、长期、短期）进行划分。2.组合：将同一问题、同一批次或具有密切联系的文件材料组合成案卷或件。3.排列：卷内文件材料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。4.编号：对卷内文件材料进行页号或件号编号。5.编目：填写卷内文件目录、备考表，编制案卷封面和案卷目录。目录信息应准确、规范，便于检索。（四）归档要求归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、符合归档条件。纸质文件应为原件，破损文件应修复，书写不符合要求的应复制。电子文件应连同其元数据一并归档，并确保其格式通用、长期可读。五、档案的保管与利用档案的保管与利用是档案工作的最终目的，旨在发挥档案的历史凭证和参考作用。（一）档案保管档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。档案装具应规范、耐用。档案入库前应进行检查、消毒，防止有害物质带入。档案应按照分类方案和排列顺序进行存放，做到有序排放，易于查找。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。（二）档案利用档案利用应严格遵守档案管理规定和保密制度，履行借阅登记手续。借阅档案须经相关领导批准，严格控制借阅范围和期限。查阅秘密以上级别的档案，须经单位分管档案工作的领导批准。档案一般不得带出档案室，确因工作需要借出的，须严格审批，并限期归还。利用档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得擅自复制、拍摄、摘录。档案利用结束后，应及时归还，档案管理人员应对归还档案进行检查。（三）档案鉴定与销毁对于已到保管期限的档案，应按照规定组织鉴定。鉴定工作由单位档案管理部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行，对档案的保存价值进行评估，提出继续保存或销毁的意见。对确无保存价值的档案，经批准后，按照规定程序予以销毁，并做好销毁记录。六、人员与责任档案工作人员应具备良好的政治素质和业务能力，忠于职守，廉洁奉公，严守纪律，熟悉档案业务知识和相关法律法规。档案工作人员应保持相对稳定，工作调动时须办理档案交接手续。各部门负责人是本部门文件材料收集、整理、归档工作的第一责任人，应督促本部门工作人员做好文件材料的积累和归档工作。全体工作人员应自觉遵守文件档案管理规定，积极配合档案管理部门做好相关工作。对在文件档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应给予表彰和奖励；对违反档案管理规定，造成档案损坏、丢失、泄密或其他不