2026年档案管理人员岗位责任制范本

2026年档案管理人员岗位责任制范本一、总则为适应档案管理现代化、规范化、科学化的发展要求，提升档案工作服务单位决策、业务运行和历史传承的能力，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规、行业标准，结合本单位实际情况，特制定本岗位责任制。本制度旨在明确档案管理人员的职责、权利与义务，构建权责清晰、流程顺畅、管理高效的工作机制，确保档案实体安全、信息安全和有效利用，为单位的可持续发展提供坚实的档案信息支撑。二、岗位基本要求（一）政治素质与职业道德档案管理人员须具备坚定的政治立场和较高的政治觉悟，严格遵守国家法律法规和单位规章制度。应恪守“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命，具备强烈的责任感和事业心。坚持原则，保守秘密，严格遵守档案保密规定，确保国家秘密、工作秘密和商业秘密安全。具备良好的职业道德，爱岗敬业，严谨细致，甘于奉献，维护档案的真实性、完整性和安全性。（二）专业知识与技能档案管理人员应系统掌握档案学基础理论、档案管理原理与方法。熟悉文书档案、科技档案、专门档案（如人事、会计、声像、电子档案等）的管理特点与要求。了解与档案工作相关的法律、法规、标准及行业规范。具备扎实的文件管理、档案整理、鉴定、保管、保护、统计、编研及提供利用等专业技能。持续学习档案管理新知识、新技术，特别是电子文件与电子档案管理、数字档案馆（室）建设、档案信息化等相关知识。鼓励取得档案系列专业技术职称或相关职业资格证书。（三）能力素质具备较强的组织协调能力，能够有效沟通各部门，推动档案工作的顺利开展。拥有良好的逻辑思维和分析判断能力，能够独立处理档案业务问题。具备一定的文字表达和编研能力，能够撰写业务报告、制度文件、编研成果等。掌握现代办公软件和档案管理信息系统操作技能，具备基本的信息化应用能力。对于负责信息化建设的档案人员，需具备相应的系统管理、数据维护或项目管理能力。三、岗位职责（一）档案收集与整理1.负责制定与完善本单位文件材料归档范围和档案分类方案，确保其符合国家规定并切合单位实际，定期进行修订。2.监督、指导本单位各部门、下属单位做好文件材料的日常形成、积累与初步整理工作，确保应归档文件材料齐全、完整。3.严格按照归档制度和要求，接收各部门移交的各类文件材料，办理交接手续，确保移交清册准确无误。4.对接收的文件材料进行系统化整理，包括分类、组件、排列、编号、编页、编制档号、填写目录、装订（或封装）、装盒等，确保整理质量符合《归档文件整理规则》等标准规范。5.负责电子文件及其元数据的同步收集、整理与归档，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。（二）档案鉴定与保管1.参与制定档案保管期限表，并依据规定对归档文件进行价值鉴定，准确划分保管期限。2.定期对到期档案进行鉴定，提出存毁意见，按规定程序对确无保存价值的档案进行销毁，并做好记录。3.负责档案库房的日常管理，落实“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光、防污染）措施，定期检查温湿度记录，调控库房环境，确保档案实体安全。4.定期对档案进行清点、检查，发现破损、霉变、褪变等问题及时采取修复、复制等抢救措施，并记录在案。5.负责档案装具、设备的维护与管理，确保其完好有效。（三）档案信息化建设与管理1.负责或参与本单位档案管理信息系统的规划、需求提出、运行维护与功能优化。2.负责将纸质档案目录数据录入或导入档案管理系统，逐步推进传统载体档案的数字化加工，并对数字化成果进行质量检查。3.负责电子档案的接收、格式转换、存储、备份与迁移管理，确保电子档案的长期可读、可用与安全。4.维护档案数据库，确保数据准确、完整、关联有效。定期进行数据备份与验证。5.探索和应用大数据、人工智能等新技术在档案管理、开发中的应用。（四）档案利用服务1.建立健全档案查阅利用制度，明确利用范围、审批权限和手续。2.热情接待查档用户，准确理解利用需求，积极提供档案查阅、复制、证明等服务。3.编制完善的检索工具，如案卷目录、专题目录、全宗指南等，积极开发档案信息资源。4.开展档案编研工作，围绕单位中心工作和社会需要，编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、专题汇编等，主动提供深层次档案信息服务。5.做好档案利用登记与效果反馈收集，统计分析利用情况，不断改进服务工作。（五）档案统计与移交1.建立健全档案统计台账，及时、准确记录档案的收进、移出、保管、利用、鉴定、销毁及设备设施等情况。2.按时向上级档案行政管理部门和单位领导报送档案工作基本情况统计报表。3.按照国家规定，定期将具有永久和长期保存价值的档案（包括纸质和电子版本）向国家档案馆或专业档案馆移交，办理移交手续，确保移交质量。（六）监督指导与培训1.对本单位内部各部门、下属单位的文件归档和档案管理工作进行业务监督、检查与指导。2.负责或参与制定、修订本单位档案工作的各项规章制度、业务标准和工作流程。3.组织开展档案业务培训，宣传档案法律法规和专业知识，提升全员档案意识。（七）其他工作1.完成上级档案行政管理部门布置的工作任务。2.参与档案学术交流与研究活动，提升业务水平。3.完成领导交办的其他与档案相关的工作任务。四、工作标准与要求（一）质量要求1.归档文件材料齐全完整，能系统反映本单位主要职能活动和历史面貌。2.档案整理规范标准，分类科学，编目准确，排架有序，便于检索。3.档案鉴定准确，保管期限划分恰当，销毁程序合规。4.档案保管安全可靠，无丢失、损毁、泄密事件发生。5.档案信息化数据准确、完整，与实体档案对应一致，符合长期保存要求。6.档案利用服务及时、准确、高效，用户满意度高。7.编研材料内容丰富，数据准确，有一定参考价值。（二）时效要求1.按时完成年度文件材料的接收与整理归档工作，不得积压。2.对查档申请，手续齐全的，应及时提供，一般情况当场办结；需调卷的，应在规定时间内（如半个工作日）提供。3.统计报表按时报送，数据准确无误。4.定期完成档案清点、检查、环境监测等例行工作。（三）安全保密要求1.严格遵守保密纪律，不在非保密场所谈论涉密档案内容，不擅自复制、传播涉密档案信息。2.严格执行档案库房安全管理规定，未经批准，非档案人员不得进入库房。3.加强对利用过程的监管，防止档案损毁、涂改、丢失，确保利用过程中的信息安全。4.定期进行安全保密自查，消除隐患。五、考核与奖惩（一）考核内容主要围绕岗位职责履行情况、工作目标完成情况、工作质量与效率、安全保密执行情况、学习创新与团队协作等方面进行定期（如年度）考核。考核指标应量化与定性相结合。（二）考核方式采取个人述职、民主评议、主管领导评价、查阅工作记录、检查工作成果等多种形式相结合的方式进行综合考核。（三）奖惩措施1.对认真履行岗位职责，工作业绩突出，在档案管理、信息化建设、编研开发、安全保密等方面做出显著成绩的档案管理人员，按照单位规定给予表彰和奖励，并在职称评聘、评优评先中予以优先考虑。2.对未能有效履行岗位职责，导致工作延误、质量不达标，或在档案收集、保管、利用等环节出现差错，但未造成严重后果的，予以批评教育，责令限期改正。3.对因玩忽职守、违反操作规程或保密规定，造成档案损毁、丢失、泄密等责任事故的，视情节轻重和后果，按照单位规章制度和国家法律