工程项目联系单管理办法

工程项目联系单管理办法一、总则（一）目的为了规范工程项目联系单的管理，确保工程项目建设过程中信息传递的及时、准确、完整，加强各参建单位之间的沟通与协调，有效控制工程质量、进度和造价，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程项目中联系单的编制、审核、签发、接收、执行和存档等管理工作。参与工程项目建设的建设单位、监理单位、施工单位、设计单位等相关单位均应遵守本办法。（三）定义工程项目联系单是指在工程项目实施过程中，各参建单位就工程技术、工程进度、工程质量、工程变更、工程协调等方面的问题进行沟通、协商和确认的书面文件。它是工程建设过程中的重要技术资料和管理依据。二、管理职责（一）建设单位1.负责制定工程项目联系单的管理制度和流程，并监督各参建单位执行。2.对工程项目联系单进行总体协调和管理，及时处理各参建单位提出的问题和建议。3.审核工程项目联系单的合理性和必要性，对涉及工程变更、造价调整等重要事项的联系单进行严格审批。4.建立工程项目联系单的档案管理系统，对联系单进行分类、编号、存档和保管。（二）监理单位1.负责对工程项目联系单进行审核和监督，确保联系单的内容符合工程建设的相关规范和标准。2.协调各参建单位之间的关系，及时传达建设单位的意见和要求，督促施工单位按照联系单的要求进行施工。3.对工程项目联系单的执行情况进行跟踪和检查，发现问题及时处理并向建设单位报告。4.协助建设单位对工程项目联系单进行归档和管理。（三）施工单位1.根据工程实际情况，及时提出工程项目联系单，明确问题的内容、原因和处理建议。2.按照规定的格式和要求填写工程项目联系单，并经本单位相关负责人签字盖章后报送监理单位和建设单位审核。3.严格按照审核通过的工程项目联系单进行施工，确保工程质量和进度。4.对工程项目联系单的执行情况进行记录和反馈，及时向监理单位和建设单位报告施工过程中出现的问题和困难。（四）设计单位1.对涉及工程设计变更的工程项目联系单进行审核和回复，确保变更后的设计符合工程建设的要求和标准。2.及时提供与工程项目联系单相关的设计文件和技术资料，协助建设单位和施工单位解决技术问题。3.参与工程项目联系单的讨论和协商，提出专业的意见和建议。三、联系单的分类（一）技术类联系单主要用于解决工程技术方面的问题，如设计图纸的疑问、施工工艺的改进、新技术新材料的应用等。技术类联系单应包含问题的详细描述、技术要求、解决方案等内容。（二）进度类联系单主要用于协调工程进度方面的问题，如工期延误的原因分析、赶工措施的制定、施工顺序的调整等。进度类联系单应包含工程进度的实际情况、延误的时间和原因、采取的措施和预期效果等内容。（三）质量类联系单主要用于处理工程质量方面的问题，如质量缺陷的整改、质量事故的处理、质量标准的变更等。质量类联系单应包含质量问题的具体表现、产生的原因、处理的措施和要求等内容。（四）变更类联系单主要用于工程变更的申请、审核和批准，如设计变更、工程内容的增减、工程量的调整等。变更类联系单应包含变更的原因、内容、范围、对工程质量、进度和造价的影响等内容，并附相关的设计变更图纸和预算文件。（五）协调类联系单主要用于协调各参建单位之间的工作关系，如施工场地的划分、施工顺序的协调、交叉作业的安排等。协调类联系单应包含协调的事项、相关单位的责任和义务、解决的时间和要求等内容。四、联系单的编制与填写（一）编制原则1.真实性原则。联系单的内容应真实反映工程实际情况，不得虚构或夸大问题。2.准确性原则。联系单的表述应准确清晰，避免使用模糊或歧义的语言，确保各参建单位对问题的理解一致。3.完整性原则。联系单应包含问题的详细描述、原因分析、处理建议等内容，必要时应附相关的图纸、数据和资料。4.时效性原则。联系单应及时编制和报送，不得拖延，以免影响工程进度和质量。（二）填写要求1.联系单应使用公司统一规定的格式，纸质联系单应采用A4纸打印或书写，字迹应清晰工整。2.联系单应填写完整，包括联系单编号、工程名称、发文单位、发文日期、主送单位、抄送单位、问题描述、原因分析、处理建议等内容。3.联系单中的问题描述应详细具体，包括问题发生的时间、地点、部位、现象等；原因分析应客观准确，找出问题产生的根本原因；处理建议应具有针对性和可操作性，明确解决问题的具体措施和时间要求。4.联系单应由发文单位相关负责人签字并加盖单位公章，签字应清晰可辨，公章应完整有效。五、联系单的审核与签发（一）审核流程1.施工单位提出的联系单应先报送监理单位审核。监理单位应在收到联系单后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。审核内容包括联系单的格式是否规范、内容是否真实准确、处理建议是否合理可行等。2.监理单位审核通过后，将联系单报送建设单位审核。建设单位应在收到联系单后的[X]个工作日内完成审核，并作出审批决定。对于涉及工程变更、造价调整等重要事项的联系单，建设单位应组织相关部门和人员进行专题讨论和论证，必要时应邀请设计单位参加。3.设计单位提出的联系单应直接报送建设单位审核，建设单位应在收到联系单后的[X]个工作日内完成审核，并将审核意见反馈给设计单位。（二）审核要点1.技术类联系单应审核其技术方案的可行性和合理性，是否符合工程建设的相关规范和标准。2.进度类联系单应审核其赶工措施的有效性和可操作性，是否能够保证工程按时完成。3.质量类联系单应审核其质量问题的处理措施是否得当，是否能够确保工程质量符合要求。4.变更类联系单应审核其变更的必要性和合理性，是否会对工程质量、进度和造价产生较大影响。5.协调类联系单应审核其协调事项的安排是否合理，是否能够解决各参建单位之间的矛盾和问题。（三）签发规定1.经审核通过的联系单应由建设单位相关负责人签字并加盖单位公章后生效。签字应清晰可辨，公章应完整有效。2.联系单签发后，建设单位应及时将联系单发送给相关参建单位，并做好记录。六、联系单的执行与反馈（一）执行要求1.各参建单位应严格按照审核通过的联系单进行施工和处理，不得擅自更改联系单的内容。2.施工单位应根据联系单的要求制定详细的施工方案和措施，并组织施工人员进行技术交底，确保施工人员熟悉联系单的内容和要求。3.监理单位应加强对联系单执行情况的监督和检查，定期检查施工单位的施工进度和质量，发现问题及时督促施工单位整改。4.建设单位应定期了解联系单的执行情况，协调解决执行过程中出现的问题，确保联系单的各项要求得到落实。（二）反馈机制1.施工单位应在联系单执行完成后的[X]个工作日内，向监理单位和建设单位提交联系单执行情况的反馈报告。反馈报告应包括联系单的执行情况、完成时间、质量验收情况等内容，并附相关的照片和资料。2.监理单位应在收到施工单位反馈报告后的[X]个工作日内进行审核，并将审核意见反馈给施工单位和建设单位。3.建设单位应对联系单的执行情况进行总结和评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施和建议，不断完善工程项目联系单的管理工作。七、联系单的存档与保管（一）存档要求1.各参建单位应建立工程项目联系单的档案管理制度，指定专人负责联系单的存档和保管工作。2.联系单应按照工程名称、联系单类型、时间顺序等进行分类整理，建立索引目录，便于查询和检索。3.纸质联系单应存放在专用的档案柜中，做好防潮、防火、防虫等防护措施；电子联系单应存放在专用的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限工程项目联系单的保管期限应按照国家相关法律法规和公司档案管理规定执行。一般情况下，联系单的保管期限为工程竣工验收后[X]年。（三）查阅与借阅1.各参建单位因工作需要查阅或借阅联系单时，应填写查阅或借阅申请表，经本单位相关负责人批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.查阅或借阅联系单时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得损坏、涂改、丢失联系单。借阅的联系单应在规定的时间内归还，如需延长借阅时间，应办理续借手续。八、监督与考核（一）监督检查1.建设单位应定期对各参建单位的联系单管理工作进行监督检查，检查内容包括联系单的编制、审核、签发、执行、存档等环节。2.监理单位应加强对施工单位联系单执行情况的日常监督检查，及时发现问题并督促整改。3.各参建单位应建立内部监督机制，定期对本单位的联系单管理工作进行自查自纠，不断提高联系单管理水平。（二）考核评价1.建设单位应制定联系单管理工作的考核评价标准，对各参建单位的联系单管理工作进行量化考核