内部关联往来收发货制度

内部关联往来收发货制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，参照行业内关联交易管理最佳实践及集团母公司关于企业风险管理的规定，结合本公司实际运营需求，旨在规范内部关联往来收发货活动，防控潜在利益冲突与操作风险，提升供应链管理效率与合规水平。制度制定充分考虑公司治理现代化要求，针对关联交易可能引发的信息不对称、资源倾斜等专项风险，构建全过程管控体系。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在关联交易收发货活动中的全部管理行为，覆盖采购、仓储、物流、财务等全链条业务场景。关联方范围包括但不限于：公司股东及其控股企业、董事及其近亲属控制的企业、存在业务合作关系的供应商及经销商、母公司或下属单位之间通过协议约定形成的利益共同体。所有关联交易均需遵循本制度执行。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指针对关联交易收发货活动的专项风险识别、管控、监督与持续改进机制，涵盖业务操作、决策审批、信息披露等环节的规范化管理。（二）“XX风险”指关联交易过程中可能出现的利益输送、商业贿赂、资产流失等管理风险，以及因决策不当导致的供应链中断、成本异常等问题。（三）“XX合规”指关联交易收发货活动符合法律法规要求，同时满足公司内部制度规定，确保交易公平、透明、可追溯。第四条XX专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则：（一）全面覆盖：所有关联交易收发货活动均纳入制度监管范围，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各层级、各岗位在关联交易管理中的职责，确保责任主体可追溯；（三）风险导向：以风险识别为核心，实施差异化管控措施，重点防范重大风险；（四）持续改进：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化动态优化管理流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理承担第一责任，统筹决策与资源保障；分管领导为直接责任人，负责具体组织协调与监督考核。董事会下设风险管理委员会作为最高决策机构，审议重大关联交易方案及风险处置措施。第六条成立XX专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括财务部、审计部、法务部、采购部等部门负责人及下属单位代表。领导小组职能包括：（一）统筹制定与修订专项管理制度；（二）协调跨部门重大关联交易事项；（三）监督专项管理执行情况，定期向主要负责人汇报。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门：采购部负责统筹XX专项管理制度建设，定期组织关联方信息披露自查；法务部负责合规审核，出具法律意见；财务部负责资金审批与成本核算监督。（二）专责部门：审计部负责专项审计，每季度抽查关联交易业务流程；风险管理部负责动态评估关联交易风险等级。（三）业务部门/下属单位：采购部下属采购团队落实供应商尽职调查；仓储物流部确保收发货流程合规；下属单位需按制度要求及时报送关联交易清单。第八条基层执行岗责任：（一）操作人员需严格按制度执行收发货作业，严禁未经授权的关联交易；（二）各级审批人须在权限范围内履行职责，对审批结果承担相应责任；（三）所有员工有义务及时上报异常关联交易线索，并配合调查取证。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商选择环节：关联方供应商需执行“双盲”尽职调查，即评估时隐去关联关系信息，通过资质、报价、业绩等客观指标筛选，最终结果经法务部复核后方可入库。第十条招标采购环节：关联方参与招标需回避直接竞争，通过公开招标、邀请招标等不同方式择优选择，并严格执行“三分开”原则（评审专家、合同签订、项目验收相互分离）。第十一条价格谈判环节：关联交易价格不得低于非关联交易平均水平，需经财务部测算形成历史价格比对表，并报领导小组审批。第十二条合同签订环节：关联交易合同需标注“关联方条款”，明确特殊约束条件，如付款周期、违约责任等，并由法务部进行合规性确认。第十三条收货验收环节：仓储部门对关联方发货需执行“三核对”制度（核对送货单、质检报告、系统订单），异常情况即时上报物流部协调处理。第十四条发货配送环节：物流部需建立关联方客户台账，记录配送频次、异常投诉等指标，每月向采购部反馈分析报告。第十五条资金结算环节：财务部对关联交易款项执行“双复核”制，即业务部门初审、财务主管复审，重大金额需经分管领导审批。第十六条信息披露环节：每月定期生成关联交易报表，内容包括交易金额、占比、价格差异等，通过内网系统向全体员工公示。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：每年6月由采购部牵头开展制度评估，结合《企业内部控制基本规范》修订版、行业新案例等调整条款，于10月前完成修订并发布。第十八条风险识别预警机制：每季度由风险管理部联合审计部开展关联交易风险排查，采用风险矩阵法（1-5级）评估各业务场景风险等级，对3级以上风险发布预警通知。第十九条合规审查机制：在采购需求、合同签订、付款审批等关键节点嵌入合规审查，形成“一岗双控”模式，即业务部门提交申请时需同时附合规审查报告，未通过不得实施。第二十条风险应对机制：（一）一般风险（3级以下）由业务部门自行处置，每月提交处置报告；（二）重大风险（4级以上）启动应急预案，成立临时处置小组，必要时上报领导小组启动外部审计或法律诉讼程序。第二十一条责任追究机制：（一）违规情形：如关联交易未披露、价格明显不公等；（二）处罚标准：根据《员工手册》规定，轻者通报批评，重者降级直至解除劳动合同，并计入绩效考核；（三）联动机制：与绩效考核挂钩，违规行为直接扣除绩效分，并取消评优资格。第二十二条评估改进机制：每年12月由领导小组牵头开展专项管理有效性评估，通过问卷调研、流程复测等方式收集数据，形成改进建议清单，次年3月前落实闭环。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：主要负责人每年至少召开2次专题会议部署XX专项管理工作，分管领导每季度听取牵头部门汇报，确保制度执行压力传导。第二十四条考核激励机制：将关联交易合规情况纳入部门年度考核指标体系，占比不低于10%，优秀单位可申请专项奖励，不合格单位负责人降级使用。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织合规履职培训，重点讲解关联交易政策红线；（二）一线员工培训：新员工入职时必须学习制度条款，操作岗位每季度开展技能考核；（三）宣传渠道：制作制度手册、张贴警示案例，定期发布合规简报。第二十六条信息化支撑：开发关联交易管理系统，实现以下功能：（一）自动匹配供应商资质与交易历史；（二）实时监控价格波动，生成异常预警；（三）电子化存档合同与验收单据，确保可追溯。第二十七条文化建设：（一）发布《XX专项合规手册》，纳入员工行为规范；（二）每两年签订全员合规承诺书，与劳动合同关联；（三）设立“合规光荣榜”，表彰典型事迹。第二十八条报告制度：（一）风险事件上报：重大关联交易违规必须在24小时内上报至领导小组，同时抄送审计部；（二）年度管理情况：次年2月底前完成年度报告，内容包含风险统计、处置案例、制度修订情况等。第六章附则