卫生院库房购进制度

PAGE卫生院库房购进制度一、总则1.目的为加强卫生院库房管理，规范药品、医疗器械及其他物资的购进行为，确保购进的物资质量合格、价格合理、供应及时，满足卫生院医疗工作的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院库房所有药品、医疗器械、医用耗材、办公用品、后勤物资等的购进管理。3.基本原则合法性原则：购进的物资必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求。质量第一原则：严格把控物资质量，确保购进的物资安全有效。按需购进原则：根据卫生院实际业务需求，合理安排购进计划，避免积压和浪费。比价采购原则：在保证质量的前提下，通过比较不同供应商的价格、质量、服务等因素，选择最优供应商，降低采购成本。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购计划管理1.需求预测各科室应定期根据本科室业务开展情况、患者流量、库存状况等因素，对所需物资进行需求预测，并填写物资需求申请表。物资需求申请表应详细注明物资名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.计划制定库房管理人员负责收集、汇总各科室提交的物资需求申请表，并结合卫生院库存情况、采购周期等因素，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。对于紧急需求的物资，各科室可填写紧急采购申请表，经相关部门负责人审批后，库房管理人员应优先安排采购。3.计划审批采购计划报卫生院分管领导审批。分管领导应根据卫生院的财务状况、业务需求等因素，对采购计划进行审核，并签署审批意见。经审批后的采购计划应严格执行，不得擅自更改。如因特殊情况需要调整采购计划，应重新履行审批手续。三、供应商管理1.供应商选择建立合格供应商名录，采购人员应通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、实地考察等。对收集到的供应商进行资质审核，审核内容包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证、质量体系认证、信誉状况等。选择具有良好信誉、生产经营资质合法、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合格供应商，并将其纳入合格供应商名录。2.供应商评估定期对合格供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等。评估方式可采用实地考察供应商生产经营场所、查阅供应商提供的质量检验报告、收集用户反馈意见、与供应商沟通交流等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于存在问题的供应商及时提出整改意见，如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。3.供应商档案管理为每个合格供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、评估记录、合作合同、产品质量检验报告、售后服务记录等。供应商档案应妥善保管，便于查询和追溯。四、采购流程1.采购申请各科室根据业务需求填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并提交至库房管理人员。库房管理人员对采购申请进行初审，审核内容包括物资需求的合理性、库存情况等。如采购申请合理且库存不足，库房管理人员应予以受理，并将采购申请录入采购管理系统。2.采购询价采购人员根据采购申请，在合格供应商名录中选择不少于三家供应商进行询价。询价方式可采用电话询价、邮件询价、传真询价等。询价内容包括物资价格、交货期、质量标准、售后服务等。采购人员应认真记录询价结果，并填写询价记录表。询价记录表应包括供应商名称、物资名称、规格型号、价格、交货期、质量标准、售后服务等信息。3.采购比价采购人员对询价结果进行整理和分析，比较各供应商的价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。在选择供应商时，应综合考虑物资质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够提供优质的物资和良好的服务。采购人员填写采购比价表，详细记录各供应商的报价及比较结果，并提交至采购部门负责人审核。4.采购合同签订采购部门负责人审核采购比价表后，如无异议，采购人员应与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同签订后，采购人员应将合同副本交至库房管理人员和财务部门备案。5.采购订单下达采购人员根据采购合同，在采购管理系统中下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。采购订单下达后，采购人员应及时通知供应商确认订单信息，并跟踪订单执行情况。6.物资验收物资到货前，库房管理人员应通知相关科室准备验收工作。物资到货时，采购人员、库房管理人员、使用科室人员等共同对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等。验收人员应按照采购合同和相关标准对物资进行验收，并填写物资验收单。物资验收单应包括物资名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等信息。如验收合格，验收人员应在物资验收单上签字确认；如验收不合格，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商解决，并做好记录。7.入库管理验收合格的物资，库房管理人员应及时办理入库手续。入库手续包括填写入库单、登记库存台账、更新库存管理系统等。入库单应详细注明物资名称、规格型号、数量、供应商名称、入库日期等信息。库存台账应记录物资的出入库情况，包括入库时间、入库数量、出库时间、出库数量、库存余额等。库房管理人员应按照物资的类别、规格型号、批次等进行分类存放，并做好标识管理。8.付款结算财务部门根据采购合同和物资验收单，审核无误后办理付款结算手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，如采用支票、汇票、电汇、网上银行支付等方式。财务部门应及时记录付款信息，并定期与采购部门核对付款情况。五、质量控制1.质量标准购进的物资必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求。采购人员应在采购合同中明确物资的质量标准，并要求供应商提供产品质量检验报告。对于药品、医疗器械等特殊物资，应严格按照国家相关规定执行质量标准。2.验收要求物资到货后，验收人员应按照采购合同和相关标准对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等。验收人员应使用专业的检测设备和工具对物资进行检验，确保物资质量符合要求。在验收过程中，如发现物资存在质量问题，验收人员应及时通知采购人员与供应商协商解决，并做好记录。3.不合格品处理对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求供应商更换或退货。如因特殊情况需要让步接收不合格物资，应经相关部门负责人审批，并做好记录。让步接收的不合格物资应采取相应的措施进行处理，如隔离存放、标识警示等，防止不合格物资流入使用环节。对不合格物资的处理情况应进行跟踪和记录，确保不合格物资得到妥善处理。六、价格管理1.价格调查采购人员应定期对市场物资价格进行调查，了解市场价格动态。价格调查可通过网络查询、实地走访、参加行业会议等方式进行。采购人员应收集不同供应商的价格信息，并进行分析比较，为采购决策提供参考依据。2.价格谈判在采购过程中，采购人员应与供应商进行价格谈判，争取获得合理的价格。价格谈判应根据市场价格情况、物资质量、交货期、售后服务等因素进行综合考虑。采购人员应在保证物资质量的前提下尽量降低采购成本，通过与供应商协商，争取更优惠的价格、付款方式、交货期等条款。3.价格审批采购合同中的价格应报卫生院分管领导审批。分管领导应根据市场价格情况、采购预算金额等因素，对采购价格进行审核，并签署审批意见。经审批后的采购价格应严格执行，不得擅自更改。如因特殊情况需要调整采购价格，应重新履行审批手续。七、库存管理1.库存盘点库房管理人员应定期对库存物资进行盘点，确保库存物资账实相符。库存盘点可采用定期盘点和不定期盘点相结合的方式进行。定期盘点应每月或每季度进行一次，全面盘点库房所有物资；不定期盘点可根据实际情况进行，如物资收发频繁、库存积压等情况时进行重点盘点。库存盘点结束后，库房管理人员应填写库存盘点表，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。2.库存预警库房管理人员应根据物资的采购周期、使用频率、库存限额等因素，设定库存预警指标。库存预警指标可分为最高库存、最低库存和安全库存。当库存物资达到或接近预警指标时，库房管理人员应及时发出库存预警信息，通知采购人员和相关科室。采购人员应根据库存预警信息及时安排采购计划，确保库存物资合理储备。3.库存物资保管库房管理人员应按照物资的特性和要求，对库存物资进行分类保管。库存物资应存放于干燥、通风、防潮、防虫、防火等适宜的环境中。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。库房管理人员应定期对库存物资进行检查，如发现物资有损坏、变质等情况，应及时处理，并做好记录。八、档案管理1.档案分类库房购进档案应分为采购计划档案、供应商档案、采购合同档案、采购订单档案、物资验收单档案、入库单档案、付款结算档案等类别。2.档案内容采购计划档案应包括各科室提交的物资需求申请表、库房管理人员制定的采购计划、采购计划审批表等。供应商档案应包括供应商基本信息表、资质证明文件、评估记录、合作合同等。采购合同档案应包括采购合同正本、副本、补充协议等。采购订单档案应包括采购订单、订单变更记录等。物资验收单档案应包括物资验收单、验收记录、不合格品处理记录等。入库单档案应包括入库单、库存台账等。付款结算档案应包括付款申请单、付款凭证、对账单等。3.档案保管库房购进档案应由专人负责保管，保管期限应按照国家相关规定执行。一般档案保管期限为[X]年，重要档案保管期限为[X]年。档案保管应做到安全、完整、有序，便于查询和追溯。档案管理人员应定期对档案进行整理、归档和备份，防止档案丢失、损坏或泄露。九、监督与考核1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对库房购进管理工作进行审计监督，检查采购计划的执行情况、采购流程的合规性、物资验收情况、库存管理情况等。审计部门应及时发现问题，并提出整改意见，督促相关部门和人员进行整改。2.外部监督：接受卫生行政部门、药品监管