美发店卫生档案管理制度

PAGE美发店卫生档案管理制度一、总则1.目的为加强美发店卫生管理，规范卫生档案的建立、保存和使用，保障顾客健康，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本美发店内所有涉及卫生管理的相关活动，包括但不限于美发服务区域、员工工作区域、用品用具等。3.基本原则卫生档案管理应遵循真实、完整、规范、及时的原则，确保档案信息能够准确反映美发店卫生状况，为卫生管理决策提供可靠依据。二、卫生档案管理职责1.管理部门及职责设立专门的卫生管理部门，负责美发店卫生档案的统一管理工作。其职责包括：制定档案管理制度和流程，组织档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作，定期对档案进行审核和更新，确保档案的准确性和完整性。2.各岗位人员职责店长：全面负责美发店卫生管理工作，监督卫生档案管理制度的执行情况，协调各部门之间的工作，确保卫生管理工作的有效开展。美发师：负责对顾客使用的美发工具、用品进行清洁、消毒，并做好记录；配合卫生管理部门提供相关卫生信息，如个人健康状况等。收银员：在顾客消费时，收集顾客对美发店卫生状况的反馈意见，并及时反馈给卫生管理部门。后勤人员：负责美发店公共区域的清洁卫生工作，包括地面、墙面、门窗等的清洁，按照规定做好清洁记录，并协助卫生管理部门整理相关卫生档案资料。三、卫生档案内容1.基本信息档案美发店基本情况：包括美发店名称、地址、联系方式、经营面积、服务项目等。员工基本信息：记录所有员工的姓名、性别、年龄、岗位、联系方式、健康状况（包括健康证有效期等）等。2.卫生许可证及相关证件档案卫生许可证：保存卫生许可证原件及复印件，记录许可证的颁发机关、有效期、经营范围等信息。从业人员健康证明：收集所有从业人员的健康证明原件及复印件，按照人员类别和有效期进行分类归档。公共场所卫生检测报告：定期委托有资质的检测机构对美发店进行卫生检测，保存检测报告原件，内容包括空气质量、微小气候、水质、用品用具微生物指标等检测结果。3.卫生管理制度档案卫生管理制度：制定美发店各项卫生管理制度，如环境卫生清洁制度、用品用具消毒制度、从业人员健康管理制度、顾客投诉处理制度等，并将制度文件归档保存。卫生管理工作记录：包括每日卫生清洁记录、用品用具消毒记录、从业人员培训记录、顾客投诉处理记录等。记录应详细、准确，注明日期、执行人员、工作内容等信息。4.用品用具卫生档案用品用具采购记录：记录美发工具、洗发水、护发素、毛巾、围布等用品用具的采购日期、品牌、规格、数量、供应商等信息。用品用具索证资料：收集供应商的营业执照、生产许可证、产品质量检验报告等相关证件复印件，确保采购的用品用具符合卫生标准。用品用具消毒记录：详细记录用品用具的消毒方法、消毒时间、消毒人员等信息，消毒记录应与卫生管理工作记录相匹配。用品用具更换记录：记录用品用具的更换时间、原因等信息，确保用品用具在使用期限内保持良好的卫生状况。5.环境卫生档案美发店布局图：绘制美发店的平面布局图，标注美发服务区域、顾客休息区、员工工作区、储物区、卫生间等位置。环境卫生清洁计划：制定环境卫生清洁计划，明确各区域的清洁频率、清洁内容和责任人。环境卫生检查记录：定期对美发店环境卫生进行检查，记录检查时间、检查人员、检查结果等信息，对发现的问题及时进行整改，并记录整改情况。6.顾客卫生档案顾客投诉记录：详细记录顾客对美发店卫生状况的投诉内容、投诉时间、处理结果等信息，及时跟踪顾客满意度，对投诉问题进行分析总结，采取有效措施加以改进。顾客意见反馈记录：收集顾客对美发店卫生管理的意见和建议，记录反馈时间、反馈内容、处理情况等信息，将顾客意见作为改进卫生管理工作的重要依据。四、卫生档案建立与归档1.档案建立要求卫生档案应根据不同的内容类别，由相关责任人按照规定的格式和要求及时建立。档案内容应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。档案建立过程中，应确保各项资料的来源可靠，相关文件、记录等应加盖单位公章或责任人签字确认。2.档案归档流程各部门在完成相关工作后，应及时将整理好的卫生档案资料提交给卫生管理部门。卫生管理部门对接收的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，及时返回原部门进行补充或修正。审核通过的档案资料按照档案分类标准进行分类整理，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档保存。纸质档案应装订成册，编制页码，填写档案目录；电子档案应按照档案类别和时间顺序进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致，便于查询和使用。五、卫生档案保管1.保管方式设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应异地存放，以应对突发情况。2.保管期限卫生许可证、公共场所卫生检测报告、从业人员健康证明等重要证件和报告的原件应长期保存。其他卫生档案资料的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般为[X]年。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。3.档案安全管理严格限制档案管理人员以外的人员进入档案保管室，确需查阅档案的，应办理查阅手续，经批准后方可查阅。加强对档案保管室的安全巡查，定期检查档案保管情况，确保档案无损坏、丢失、霉变等情况。如发现问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。做好档案保管室的防火、防盗、防潮、防虫等工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案保管环境安全可靠。六、卫生档案查阅与使用1.查阅权限美发店内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。外部单位（如卫生监督部门、客户等）因工作需要查阅卫生档案的，应出具正式的查阅函，说明查阅原因和查阅范围。经美发店负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅流程查阅人员按照规定填写查阅申请表或查阅函后，提交给档案管理部门。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，为查阅人员提供相应的档案资料，并做好查阅登记。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、查阅内容、查阅用途等信息。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管室或进行涂改、损毁等行为。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。3.档案使用规定卫生档案仅供内部管理、卫生监督检查、顾客投诉处理等工作使用，未经美发店负责人批准，不得向任何单位和个人提供档案信息。在使用卫生档案过程中，应注意保护档案信息的安全和保密，不得泄露涉及美发店商业秘密、顾客隐私等敏感信息。如因工作需要对外提供档案信息的，应按照规定进行审批，并与接收方签订保密协议。七、卫生档案更新与销毁1.档案更新卫生档案管理人员应定期对档案进行更新，确保档案信息的时效性和准确性。当美发店基本信息、员工信息、卫生管理制度、用品用具采购及使用情况、环境卫生状况等发生变化时，相关责任人应及时将变更信息提交给卫生管理部门，由卫生管理部门对档案进行相应的修改和补充。公共场所卫生检测报告、从业人员健康证明等有效期届满或有新的检测报告、健康证明时，应及时更新档案内容。2.档案销毁对于超过保管期限的卫生档案，由卫生管理部门提出销毁申请，填写《卫生档案销毁申请表》，注明档案名称、保管期限、销毁原因等信息。经美发店负责人批准后，由档案管理部门会同相关部门共同对拟销毁的档案进行清点、核对，确保