卫生院办公用品采购制度

PAGE卫生院办公用品采购制度一、总则1.目的为加强卫生院办公用品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保障办公用品的质量和供应，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室办公用品的采购活动。3.基本原则按需采购原则：根据各科室实际工作需要，合理确定办公用品的采购数量和规格，避免浪费。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、符合国家标准和行业要求的办公用品。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受全体员工的监督。成本控制原则：在保证办公用品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长为副组长，财务科、总务科、各临床科室负责人为成员的采购领导小组。负责审议办公用品采购计划、采购预算、采购合同等重大事项，监督采购过程，协调解决采购工作中的问题。2.采购执行部门总务科为办公用品采购的执行部门，负责具体的采购工作。其职责包括：根据各科室需求，编制办公用品采购计划；收集、整理办公用品供应商信息，建立供应商档案；组织实施办公用品采购招标、询价、谈判等采购活动；与供应商签订采购合同，跟踪合同执行情况；负责办公用品的验收、入库、发放等工作。3.使用部门职责各临床科室及其他使用部门负责提出办公用品的需求计划，配合总务科进行采购验收工作，对办公用品的质量和使用效果进行反馈。三、采购流程1.需求申报各科室应根据工作需要，每月[具体日期]前填写《办公用品需求计划表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量、预计使用时间等信息，并提交至总务科。总务科对各科室提交的需求计划进行汇总、审核，结合库存情况，合理调整需求计划，确定最终的采购清单。2.采购审批总务科根据采购清单编制办公用品采购预算，报财务科审核。财务科审核通过后，采购预算提交采购领导小组审批。采购领导小组根据卫生院实际情况和资金状况，对采购预算进行审议，批准后交总务科组织采购。3.采购实施总务科根据批准的采购预算和采购清单进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购等，具体采购方式应根据采购金额、采购物品的性质等因素确定。对于金额较大、技术复杂或对卫生院业务有重大影响的办公用品采购项目，应采用招标采购方式。总务科应在采购前制定招标文件，明确采购要求、评标标准、合同条款等内容，通过公开招标的方式选择供应商。对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的办公用品采购项目，可采用询价采购方式。总务科向多家供应商发出询价函，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。对于一些特殊的办公用品或采购金额适中、供应商数量有限的项目，可采用竞争性谈判采购方式。总务科与供应商进行谈判，通过比较供应商的报价、产品质量、售后服务等因素，确定成交供应商。在采购过程中，总务科应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和产品质量情况，确保采购工作顺利进行。4.合同签订采购项目确定成交供应商后，总务科应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，应报财务科备案。财务科应根据采购合同的约定，及时安排资金支付。5.验收与入库办公用品到货后，总务科应组织相关人员进行验收。验收内容包括办公用品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同要求。验收合格的办公用品应及时办理入库手续，填写《办公用品入库单》，注明办公用品的名称、规格、数量、入库日期等信息。入库单应一式三联，一联由总务科留存，一联交财务科记账，一联交使用部门备查。验收不合格的办公用品，总务科应及时与供应商联系，要求供应商更换或处理。如因供应商原因造成的损失，应按照采购合同的约定追究供应商的责任。6.发放与使用总务科应根据各科室提交的《办公用品领用申请表》，及时发放办公用品。发放时应填写《办公用品发放登记表》，注明办公用品的名称、规格、数量、领用日期、领用部门等信息。各科室应指定专人负责办公用品的领取和管理，建立办公用品使用台账，记录办公用品的领用情况和使用情况。使用部门应合理使用办公用品，避免浪费。如发现办公用品使用异常或存在质量问题，应及时向总务科反馈。四、采购预算管理1.预算编制总务科应根据卫生院各科室的工作任务、人员数量、业务发展等情况，结合历史采购数据，编制年度办公用品采购预算。采购预算应明确各项办公用品的采购数量、单价、金额等信息，并按照不同的费用项目进行分类汇总。在编制采购预算时，应充分考虑办公用品的市场价格波动因素，预留一定的弹性空间，以应对可能出现的价格变化。2.预算执行财务科应严格按照批准的采购预算控制办公用品采购支出。对于超出预算的采购项目，应按照规定的审批程序进行追加预算。总务科应按照采购预算组织采购活动，确保采购工作在预算范围内进行。如因特殊原因需要调整采购预算，应及时报采购领导小组审批。财务科应定期对采购预算的执行情况进行分析和监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。3.预算调整在预算执行过程中，如遇以下情况，可对采购预算进行调整：因卫生院业务发展、人员变动等原因，导致办公用品需求发生重大变化；市场价格波动较大，原采购预算无法满足实际采购需求；其他不可预见的因素影响采购预算的执行。采购预算调整应按照以下程序进行：总务科根据实际情况提出采购预算调整申请，详细说明调整的原因、调整的项目和金额等；财务科对采购预算调整申请进行审核，提出审核意见；采购领导小组对采购预算调整申请进行审议，批准后交财务科调整预算。五、供应商管理1.供应商选择总务科应建立办公用品供应商评估和选择机制，定期收集、整理供应商信息，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估。选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对于新的供应商，应进行实地考察和资质审核，确保其具备供应能力和合作诚意。建立供应商名录，将经过评估合格的供应商纳入名录管理。供应商名录应定期更新，删除不符合要求的供应商信息。2.供应商考核总务科应定期对供应商的供货情况进行考核，考核内容包括办公用品的质量、交货期、价格、售后服务等方面。制定供应商考核标准，根据考核结果对供应商进行评分。对于考核不合格的供应商，应及时发出整改通知，要求其限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应取消其供应商资格。建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等，以提高供应商的合作积极性和服务质量。3.供应商沟通与合作总务科应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商的经营状况和产品信息，反馈卫生院的需求和意见。在采购过程中，如遇问题或纠纷，应及时与供应商协商解决。协商不成的，可按照采购合同的约定通过法律途径解决。加强与供应商的合作，共同开展产品研发、质量改进等工作，提高办公用品的质量和性能，满足卫生院不断发展的需求。六、监督与检查1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对办公用品采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购预算是否执行、采购合同是否履行等情况。财务科应加强对办公用品采购资金的管理和监督，确保资金使用安全、合理、有效。各科室应积极配合内部监督工作，对发现的问题及时反馈，协助整改落实。2.外部监督接受上级主管部门、财政部门等相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话等方式，广泛听取社会各界的意见和建议，不断改进采购工作。七、责任追究1.在办公用品采购过程中，如有下列行为之一的，将视情节轻重追究相关人员的责任：违反采购程序，擅自采购办公用品的；与