卫生院档案室制度

PAGE卫生院档案室制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。卫生院档案由档案室集中统一管理，各科室应指定专人负责档案的收集、整理和移交，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则。档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则。档案应全面涵盖卫生院工作的各个方面，保证档案的齐全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案室设置卫生院设立档案室，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保存。（二）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施本卫生院档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和利用本卫生院的各类档案，定期对档案进行鉴定、销毁和移交。3.指导和监督各科室的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育活动，提高全体工作人员的档案意识。4.积极推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段对档案进行管理和开发利用，提高档案管理工作效率和服务质量。（三）各科室兼职档案员职责1.负责本科室档案的收集、整理和初步分类工作，确保本科室档案的齐全完整。2.按照档案室的要求，定期将本科室整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。3.协助档案室开展档案利用工作，提供本科室相关档案的查阅线索和利用服务。4.接受档案室的业务指导和培训，不断提高本科室档案管理工作水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括卫生院的各项规章制度文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表、人事档案、财务档案、设备档案等。2.医疗业务类档案：包括病历档案、处方档案、检查检验报告档案、医疗技术档案、医疗纠纷档案等。3.教学科研类档案：包括教学计划、教案、教学成果、科研项目申报与结题材料、学术论文等。4.党群工作类档案：包括党组织建设、党员教育管理、工会工作、共青团工作等方面的文件材料。5.其他类档案：包括卫生院与外部单位签订的合同协议、捐赠档案、基建档案、设备采购档案等。（二）收集要求1.各科室应明确兼职档案员，负责本科室档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案形成部门和个人应按照档案管理要求，将办理完毕的文件材料及时整理归档，不得积压或自行销毁。3.对于重要的会议、活动、项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案内容的真实性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的门类和载体形式进行分类整理，一般分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。3.文书档案应按照年度机构保管期限分类，科技档案应按照项目阶段文件材料类别分类，会计档案应按照会计年度保管期限分类，声像档案应按照形成时间内容分类，电子档案应按照文件类别时间分类。（四）整理方法1.文书档案整理：按照文件的来源、时间、内容和形式等特征，进行分类、编号、编目、装订等工作，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案整理：对科研项目、设备仪器等档案，按照项目流程和技术资料的形成顺序，进行分类、编号、编目、装订等工作，建立项目档案卷内目录和总目录。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，进行分类、编号、装订等工作，编制会计档案目录。4.声像档案整理：对照片、录音、录像等声像资料，按照形成时间、内容等进行分类、编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并配以文字说明。5.电子档案整理：对电子文件进行分类、编号、存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、档案的保管与保护（一）保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案室应按照档案的保管期限和类别，分别设置档案柜架，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.档案存放应做到排列有序，标识清晰，不得随意堆放或混放。同时，要定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全完整。3.对珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保护措施，如复制备份、使用专门的保护材料等，以延长档案的使用寿命。（三）保护措施1.防火措施：档案室应配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。同时，严禁在档案室吸烟和使用明火，确保档案存放环境的消防安全。2.防潮措施：档案室应保持适宜的湿度，可安装除湿设备，防止档案受潮发霉。档案柜架应与墙壁保持一定距离，避免档案直接接触地面和墙壁。3.防虫措施：定期对档案室进行清洁消毒，防止虫害滋生。对档案可采用防虫药物进行防护，但要注意药物的安全性和对档案的影响。4.防盗措施：档案室应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案管理人员应严格遵守门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案室。5.防光措施：档案室应采用防光窗帘、灯具遮光等措施，避免档案长期暴露在强光下，防止档案褪色、老化。6.防尘措施：档案室应保持清洁卫生，定期打扫地面、擦拭档案柜架，防止灰尘积聚对档案造成损害。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家法律法规和本卫生院档案管理制度，不得损害国家利益、集体利益和个人合法权益。2.服务优先原则。档案利用工作应以为卫生院各项工作服务为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，要严格遵守保密规定，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本卫生院工作人员因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅本卫生院档案的，须持有单位介绍信，并经卫生院分管领导批准后方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，须经卫生院主要领导批准。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本卫生院档案的，应按照法律程序办理相关手续。（三）借阅手续1.本卫生院工作人员借阅档案，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限，经所在科室负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位借阅档案，须填写《档案查阅申请表》，并提交单位介绍信，经卫生院分管领导批准后，由档案室管理人员陪同查阅，不得将档案带出档案室。如需借阅，须经卫生院主要领导批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过7个工作日。3.司法机关借阅档案，应出具相关法律文书，经卫生院主要领导批准后，按照规定办理借阅手续。借阅期限按照法律规定执行。（四）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。（五）归还要求借阅档案的人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织卫生院成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各科室兼职档案员和相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，对到期档案进行鉴定，确定档案是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，应从文件内容、历史意义、利用价值等方面进行综合评估，确保鉴定结果的准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，并填写《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经卫生院分管领导审核签字后，报卫生院主要领导批准。3.经批准销毁的档案，由档案室会同相关部门指定专人进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并在《档案销毁清册》上注明销毁日期和销毁方式，销毁人员和监督人员应签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应永久保存，作为档案鉴定销毁工作的记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.逐步实现档案信息资源的共享，为卫生院各科室及工作人员提供便捷的档案信息服务，促进卫生院各项工作的开展。（二）数字化档案采集1.对库存档案进行全面清查，按照档案整理要求，将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描图像应清晰、完整，符合档案管理的质量要求。2.在档案数字化采集过程中，要做好数据备份工作，确保电子档案数据的安全。同时，对数字化档案进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。（三）档案信息系统管理1.配备专业的档案信息管理软件，建立档案信息管理系统平台，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计等功能。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，及时更新和维护档案信息，确保系统数据的准确性和完整性。3.加强档案信息系统的安全管理，设置用户权限，对不同用户的访问和操作进行严格控制，防止档案信息泄露和非法篡改。（四）电子档案存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份。备份数据应异地存放，以防