职业卫生采购索证制度

PAGE职业卫生采购索证制度一、总则（一）目的为加强公司职业卫生管理，规范采购行为，确保所采购的职业卫生防护用品、设备及相关材料符合国家法律法规和行业标准要求，保障员工的职业健康安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及职业卫生防护用品、设备及相关材料采购的部门和人员。（三）基本原则1.依法采购原则：严格遵守国家有关职业卫生的法律法规、标准规范，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合职业卫生要求的产品。3.索证齐全原则：采购过程中必须索取并妥善保存各类有效证件，以证明所采购产品的合法性、质量可靠性等。二、采购索证要求（一）职业卫生防护用品1.供应商营业执照副本：证明供应商具备合法经营资格。2.产品生产许可证：对于国家实行生产许可证管理的职业卫生防护用品，如特种劳动防护用品等，供应商必须提供。3.产品质量检验合格证明：表明所采购的防护用品经过质量检验，符合相关标准。4.安全鉴定证：属于国家规定需要取得安全鉴定证的产品，应索取该证件。5.产品说明书：详细说明产品的性能、使用方法、注意事项等，以便员工正确使用。6.产品标识：包括产品名称、型号、规格、生产日期、保质期、厂名、厂址等，应清晰、准确、完整。（二）职业卫生设备1.供应商营业执照副本：同职业卫生防护用品要求。2.产品合格证书：证明设备质量合格。3.设备使用说明书：指导设备的正确安装、调试、操作、维护等。4.设备性能检测报告：由具备资质的检测机构出具，证明设备性能符合要求。5.涉及特种设备的，需提供特种设备制造许可证、特种设备安装改造维修许可证、特种设备安全技术档案等相关资料。（三）职业卫生相关材料1.供应商营业执照副本：确保供应商合法经营。2.产品质量证明文件：如质量检验报告、合格证等，证明材料质量。3.材料成分说明：明确材料的化学成分、性质等，以便评估其对职业卫生的影响。4.材料使用说明书（如有）：指导材料的正确使用方法和注意事项。三、采购索证流程（一）采购申请阶段1.使用部门根据实际工作需要，填写职业卫生采购申请表，详细注明所需采购的产品或材料名称、规格型号、数量、用途等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求合理、必要，并符合职业卫生管理要求。（二）供应商选择阶段1.采购部门根据采购申请表，通过多种渠道选择合格的供应商。优先选择具有良好信誉、生产经营规范、产品质量可靠的供应商。2.对潜在供应商进行调查评估，了解其生产能力、质量控制体系、售后服务等情况。可参考供应商的过往业绩、客户评价等。3.确定供应商后，采购部门应向供应商索取相关索证资料的清单，并告知供应商按照要求提供齐全、有效的证件。（三）索证资料收集阶段1.供应商应在规定时间内，将各类索证资料提供给采购部门。采购部门应对收到的索证资料进行初步审核，检查资料的完整性、真实性和有效性。2.对于不符合要求的索证资料，采购部门应及时与供应商沟通，要求其补充或更正。如供应商无法提供齐全有效的索证资料，采购部门应考虑更换供应商。（四）索证资料存档阶段1.采购部门将审核通过的索证资料进行整理、分类，并建立专门的档案进行存档。档案应包括供应商名称、产品名称、索证资料清单及复印件等内容。2.索证资料档案应妥善保管，保存期限应符合相关法律法规和公司档案管理规定。一般情况下，保存期限不少于产品的使用期限或相关法律法规规定的期限。四、索证资料管理（一）专人负责指定专人负责索证资料的收集、审核、存档和保管工作，确保工作的准确性和规范性。（二）定期检查定期对索证资料档案进行检查，核实资料的完整性和有效性。如发现资料缺失、过期或其他问题，应及时采取措施进行补充或更新。（三）电子存档除纸质档案外，应同时建立电子档案，方便查询和管理。电子档案应与纸质档案内容一致，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）借阅与归还因工作需要借阅索证资料的，应办理借阅手续，注明借阅时间、借阅人、借阅用途等信息。借阅人应在规定时间内归还资料，确保资料的安全和完整。五、采购验收与使用管理（一）采购验收1.采购的职业卫生防护用品、设备及相关材料到货后，采购部门应及时通知质量检验部门或相关专业人员进行验收。2.验收人员应依据索证资料、采购合同及相关标准规范，对产品的数量、规格型号、质量等进行检查。同时，检查产品的标识、说明书等是否齐全、准确。3.对于验收合格的产品，验收人员应出具验收报告，并在验收报告上签字确认。对于验收不合格的产品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（二）使用管理1.各使用部门应按照产品说明书的要求，正确使用职业卫生防护用品、设备及相关材料。不得擅自更改产品的使用方法或用途。2.使用部门应定期对所使用的职业卫生防护用品、设备进行检查、维护和保养，确保其性能良好、安全可靠。如发现问题，应及时报告并采取措施进行处理。3.员工在使用职业卫生防护用品时，应严格遵守操作规程，正确佩戴和使用，不得随意丢弃或损坏防护用品。六、监督与考核（一）监督检查1.公司安全管理部门负责对职业卫生采购索证制度的执行情况进行定期监督检查。检查内容包括索证资料的收集、存档情况，采购验收情况，产品使用管理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核机制1.将职业卫生采购索证制度的执行情况纳入公司绩效考核体系，对执行情况良好的部门和个人给予奖励，对执行不力的部门和个人进行处罚。2.考核指标可包括索证资料齐全率、采购验收合格率、产品使用合规率等。具体考核标准由公司安全管理部门会同人力资源部门制定。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人员、质量检验人员、使用部门员工等参加职业卫生采购索证制度及相关知识的培训，提高员工对制度的认识和理解，掌握索证资料的要求和采购验收等工作流程。2.培训内容应包括国家法律法规、行业标准、索证资料清单、采购验收方法、产品使用知识等。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）宣传1.通过公司内部宣传栏、网站、微信公众号等渠道，宣传职业卫生采购索证制度的重要性和相关要求，提高员工的