卫生应急采购制度

PAGE卫生应急采购制度一、总则1.目的为有效应对各类突发公共卫生事件，规范卫生应急物资采购行为，确保应急物资及时、充足供应，保障公众健康和生命安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织在卫生应急状态下，为满足应急处置、医疗救治、疾病防控等工作所需物资的采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购活动合法合规。及时性原则：以快速响应卫生应急需求为导向，简化采购流程，提高采购效率，确保应急物资及时到位。质量保证原则：所采购的应急物资必须符合国家质量标准和相关行业规范，具备良好的性能和可靠性。成本效益原则：在保证物资质量和应急需求的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。信息公开原则：采购过程和结果应保持一定程度的透明度，接受内部监督和社会公众监督。二、采购组织与职责1.应急采购领导小组成立由公司/组织高层领导担任组长，相关部门负责人为成员的应急采购领导小组。负责统筹协调卫生应急采购工作，审定采购计划、重大采购决策，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门明确具体负责卫生应急采购工作的部门，如物资采购部门或相关业务部门。其职责包括：根据应急需求制定采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商库。与供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购文件的整理、归档和保管。3.需求部门提出卫生应急物资的具体需求，协助采购执行部门制定采购计划，参与采购物资的验收工作。4.质量控制部门负责对采购的应急物资进行质量检验和监督，确保物资质量符合要求。5.财务部门负责审核采购预算，办理采购资金支付手续，对采购资金使用情况进行监督和管理。三、采购计划与预算1.采购计划制定需求部门应根据卫生应急工作的实际需要，及时向采购执行部门提交物资需求清单，包括物资名称、规格型号、数量、技术要求等。采购执行部门结合需求清单、库存情况以及应急处置预案，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、交货地点等内容，并根据应急事件的发展态势适时调整。2.采购预算编制财务部门依据采购计划，结合市场价格行情和历史采购数据，编制卫生应急采购预算。采购预算应涵盖物资采购费用、运输费用、仓储费用、检验费用等相关支出，并确保预算的合理性和充足性。四、采购方式与流程1.采购方式公开招标：对于通用性强、采购金额较大、市场供应充足的应急物资，采用公开招标方式进行采购。通过发布招标公告，邀请具备资质的供应商参与投标，按照法定程序确定中标供应商。邀请招标：对于技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在供应商可供选择的应急物资，可采用邀请招标方式。向特定的供应商发出邀请，进行竞争性谈判确定中标供应商。竞争性谈判：对于应急响应时间要求紧迫、无法按常规程序进行招标的物资采购，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，综合比较其报价、技术方案、服务承诺等因素，确定成交供应商。单一来源采购：在以下情况下可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价采购：对于规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的应急物资，可采用询价采购方式。向多家供应商发出询价单，对其报价进行比较，选择报价合理、交货及时的供应商成交。2.采购流程采购申请：需求部门填写采购申请表，详细说明物资需求情况，经部门负责人审核后提交至采购执行部门。采购审批：采购执行部门对采购申请进行初步审核，根据采购金额和采购方式提交应急采购领导小组审批。重大采购项目需报公司/组织高层领导批准。供应商选择：采购执行部门按照批准的采购方式，从供应商库中筛选或通过其他渠道寻找合适的供应商。对于公开招标、邀请招标项目，发布招标或邀请文件；对于竞争性谈判、询价采购项目，向选定的供应商发出谈判或询价通知。商务谈判与合同签订：采购执行部门与供应商进行商务谈判，明确物资价格、数量、质量标准、交货时间、付款方式、售后服务等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。合同签订前需经法律合规部门或法律顾问审核，确保合同合法有效。采购实施与跟踪：采购执行部门按照合同约定，跟踪供应商的生产进度和物资供应情况，协调解决采购过程中出现的问题。对于紧急采购项目，可采用先采购后补办手续的方式，但需确保采购行为的合法性和合规性。验收与付款：物资到货后，需求部门、质量控制部门共同进行验收。验收合格的，由需求部门出具验收报告；验收不合格的，及时与供应商协商处理。财务部门根据验收报告和采购合同，办理资金支付手续。五、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入机制，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。采购执行部门负责对申请进入供应商库的企业进行资格审查，经审核合格的供应商纳入供应商库管理。2.供应商评价与考核定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价和考核。评价方式可包括实地考察、问卷调查、数据分析等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰出供应商库。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对于在卫生应急采购中表现突出的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等。同时，明确供应商的违约责任，并在采购合同中约定相应的处罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等，以约束供应商的行为。六、采购风险管理1.风险识别与评估对卫生应急采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险（如物资价格波动、供应短缺等）、质量风险（如物资质量不符合要求）、法律风险（如采购行为违法违规）、合同风险（如合同条款漏洞、供应商违约等）等。2.风险应对措施市场风险应对：加强市场监测和分析，建立物资价格预警机制，提前储备一定数量的应急物资，与供应商签订长期合作协议或框架协议，锁定价格和供应数量。质量风险应对：严格供应商选择标准，加强物资质量检验和验收，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，定期对采购物资进行质量抽检。法律风险应对：加强采购人员的法律法规培训，确保采购行为合法合规。在采购合同中明确双方的权利义务和违约责任，必要时咨询法律顾问意见。合同风险应对：规范合同签订流程，加强合同审核，确保合同条款严谨、完整。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。七、信息管理与保密1.采购信息收集与整理采购执行部门负责收集、整理卫生应急采购过程中的各类信息，包括采购计划、采购申请、供应商信息、采购合同、验收报告、付款记录等。建立采购信息档案，确保信息的完整性和准确性。2.信息共享与沟通建立采购信息共享平台，实现采购执行部门、需求部门、质量控制部门、财务部门等相关部门之间的信息共享和沟通。及时发布采购进展情况、物资需求变化等信息，提高工作协同效率。3.保密措施对采购过程中涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息，严格保密。明确保密责任，加强对采购人员的保密教育，采取加密存储、限制访问等技术手段和管理措施，防止信息泄露。八、监督与审计1.内部监督公司/组织内部审计部门定期对卫生应急采购工作进行监督检查，重点检查采购计划执行情况、采购方式合规性、合同签订与履行情况、资金使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2