卫生院收发文件管理制度

PAGE卫生院收发文件管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院文件收发管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高工作效率，保障卫生院各项工作的正常运转，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室、部门及全体工作人员在文件收发过程中的管理活动。（三）基本原则1.及时准确原则文件收发要做到及时传递、准确登记，确保文件内容不丢失、不延误，信息传达无误。2.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及卫生院机密、敏感信息的文件进行妥善保管，防止信息泄露。3.规范有序原则文件收发流程要规范，各环节职责明确，确保文件流转有序，便于查询和追溯。二、文件收文管理（一）收文渠道1.上级主管部门发文包括卫生健康委、政府相关部门等下发的各类文件、通知、政策法规等。2.其他单位来文与卫生院有业务往来的其他医疗机构、合作单位等发送的文件、函件等。3.内部文件卫生院各科室、部门之间流转的文件、报告、请示等。（二）收文登记1.设立专门的收文登记簿，对收到的文件进行详细登记。登记内容包括文件名称、文号、来文单位、发文日期、收文日期、文件份数、密级等。2.收文人员在收到文件后，应立即进行登记，不得积压。对于紧急文件，要标注“急件”字样，并及时送相关领导或部门处理。（三）文件传阅1.根据文件内容和性质，确定传阅范围。一般文件由相关领导或部门负责人传阅，重要文件或涉及多个部门的文件需扩大传阅范围。2.传阅文件时，要填写传阅单，注明传阅人姓名、传阅日期等信息。传阅人应在规定时间内完成传阅，并签字确认。3.传阅过程中，如发现文件有疑问或需要批示的，传阅人应及时向相关领导汇报，不得擅自处理。（四）文件办理1.承办部门或人员收到传阅后的文件后，应根据文件要求及时办理。需要回复的文件，要在规定时间内起草回复意见，经领导审核后及时反馈给来文单位。2.对于需要落实的文件，承办部门要制定具体的实施方案，明确责任人和时间节点，并跟踪督促落实情况。3.文件办理过程中，如遇困难或问题，承办部门应及时与相关部门沟通协调，共同研究解决办法。（五）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应将文件原件及相关办理资料整理归档。归档文件要按照类别、时间顺序进行排列，确保文件资料完整、有序。2.卫生院档案室负责接收各部门归档的文件，并进行统一保管。档案室要建立健全档案管理制度，定期对档案进行整理、检查和维护，确保档案安全。三、文件发文管理（一）发文流程1.拟稿由相关科室或部门根据工作需要起草文件初稿。拟稿人要确保文件内容准确、表述清晰、格式规范，并注明主送单位、抄送单位、发文日期等信息。2.审核文件初稿完成后，交科室负责人或分管领导进行审核。审核内容包括文件内容是否符合法律法规和政策要求、是否与卫生院整体工作部署一致、文字表述是否准确等。审核人要提出明确的审核意见，对不符合要求的文件退回拟稿人修改。3.签发经审核通过的文件，由卫生院主要领导或授权领导进行签发。签发人要对文件内容和质量负责，签署同意发文的意见，并注明签发日期。4.编号办公室根据领导签发意见，对文件进行编号登记。编号应按照一定的规则编制，确保文件编号的唯一性和连续性。5.印制办公室根据文件定稿进行印制。印制过程中要保证文件格式规范、字迹清晰、排版整齐。文件印制完成后，要进行校对，确保文件内容无误。6.盖章文件印制完成后，由办公室负责加盖卫生院公章。盖章要清晰、端正，符合印章使用规定。7.分发办公室按照文件规定的主送单位、抄送单位进行分发。分发文件时要做好登记，注明分发日期、份数、接收单位等信息。对于重要文件或急件，要采用专人送达或特快专递等方式确保及时传递。（二）发文规范1.文件格式发文应按照国家公文格式标准进行排版，包括字体、字号、行距、页边距等。文件标题要准确概括文件主要内容，一般用二号小标宋体字；正文用三号仿宋体字；一级标题用三号黑体字；二级标题用三号楷体字；落款用三号仿宋体字。2.语言文字文件语言要规范、简洁、明了，避免使用生僻字、模糊不清的表述。要准确传达文件意图，确保阅读者能够理解文件内容。3.发文范围严格控制发文范围，避免不必要的文件印发。对于可通过口头传达、内部网络发布等方式解决的事项，尽量不发文。四、文件保密管理（一）保密措施1.对涉及卫生院机密、敏感信息的文件，要标明密级，如“绝密”“机密”“秘密”等。2.设立专门的保密文件柜，对保密文件进行单独存放。保密文件柜要具备防盗、防火、防潮等功能。3.接触保密文件的人员要严格遵守保密规定，不得擅自复印、摘抄、传播保密文件内容。因工作需要查阅保密文件的，要经相关领导批准，并在指定地点查阅，不得带出办公区域。4.保密文件的传递要通过机要渠道或专人送达，不得通过普通邮件、传真等方式传递。（二）保密监督1.卫生院办公室负责对文件保密工作进行监督检查，定期对保密文件的保管、使用情况进行检查，发现问题及时整改。2.对违反文件保密规定的行为，要依法依规追究相关人员的责任。情节严重的，要移交司法机关处理。五、文件信息化管理（一）电子文件接收1.建立电子文件接收系统，接收上级主管部门、其他单位等通过电子邮件、电子政务平台等发送的电子文件。2.电子文件接收人员要及时下载文件，并按照收文登记要求进行登记，注明文件名称、文号、来文单位、发文日期、收文日期、文件格式等信息。（二）电子文件存储1.对接收的电子文件进行分类存储，建立电子文件数据库。电子文件存储要采用安全可靠的存储设备和存储方式，并定期进行备份，防止数据丢失。2.电子文件的存储要按照文件类别、时间顺序进行排列，便于查询和检索。同时，要建立电子文件索引目录，提高文件查找效率。（三）电子文件传阅与办理1.利用办公自动化系统实现电子文件的传阅和办理。传阅人可通过系统在线阅读文件，并进行批示、签字等操作。2.承办部门或人员收到电子文件后，应按照文件要求及时办理。办理结果要通过系统反馈给相关领导和部门，并将办理过程中形成的电子资料一并归档。（四）电子文件安全管理1.加强电子文件安全防护，设置防火墙、防病毒软件等，防止电子文件被非法入侵、篡改或丢失。2.对涉及卫生院机密、敏感信息的电子文件，要进行加密处理，确保信息安全。同时，要严格控制电子文件的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关文件。六、文件销毁管理（一）销毁范围1.已过保管期限、失去保存价值的文件。2.经鉴定确认不需要继续保存的文件。3.因机构撤销、合并等原因不再使用的文件。（二）销毁程序1.由卫生院办公室定期对需要销毁的文件进行清理、登记，填写《文件销毁清单》，注明文件名称、文号、数量、销毁原因等信息。2.《文件销毁清单》经办公室负责人审核后，报卫生院主要领导批准。3.文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程要进行现场监督，并由监销人员在《文件销毁