卫生院设备合同管理制度

PAGE卫生院设备合同管理制度一、总则1.目的为加强卫生院设备合同管理，规范设备采购、租赁、维修等合同行为，保障卫生院合法权益，提高设备使用效益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院与外部单位签订的各类设备采购合同、设备租赁合同、设备维修保养合同等。3.基本原则依法合规原则：合同签订与履行应严格遵守国家法律法规及行业规范，确保合同合法有效。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益，不得损害任何一方利益。诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定义务，不得擅自变更或解除合同。风险防控原则：加强合同风险评估与防控，有效防范合同履行过程中的各类风险。二、合同签订管理1.合同承办部门及职责设备采购合同：由卫生院设备管理部门负责承办。其职责包括：根据卫生院实际需求，编制设备采购计划；组织市场调研，选择合适的供应商；起草采购合同文本；参与合同谈判；负责合同的签订、履行、变更、解除等工作。设备租赁合同：由卫生院设备使用科室提出申请，设备管理部门审核后承办。设备使用科室负责提供租赁设备的使用需求及相关技术参数；设备管理部门负责审核租赁申请，选择租赁公司，起草租赁合同文本，参与合同谈判，办理租赁手续等。设备维修保养合同：由卫生院设备管理部门根据设备运行状况及维修需求承办。负责确定维修保养项目，选择维修保养服务提供商，起草维修保养合同文本，参与合同谈判，监督维修保养工作质量等。2.合同签订流程合同立项：承办部门根据工作需要，填写《设备合同立项申请表》，详细说明合同项目名称、内容、预算、时间要求等，报分管领导审批。合同起草：承办部门依据审批通过的立项申请，起草合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、设备规格型号、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、售后服务等条款。合同审核：合同文本起草完成后，依次提交卫生院法务部门、财务部门、审计部门审核。法务部门重点审核合同的合法性、合规性；财务部门审核合同的资金预算及付款方式；审计部门审核合同的经济性及效益性。审核部门应出具书面审核意见，承办部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。合同谈判：对于金额较大、技术复杂或涉及重大利益的合同，承办部门应组织相关人员与对方进行合同谈判。谈判人员应熟悉业务，了解市场行情，掌握谈判技巧，确保合同条款符合卫生院利益。谈判过程中应做好记录，形成《合同谈判纪要》。合同签订：经审核通过且谈判达成一致的合同，由承办部门负责人签字后，报卫生院法定代表人或其授权代表签字，并加盖卫生院公章。合同一式多份，分别由承办部门、财务部门、档案室等留存。三、合同履行管理1.合同执行跟踪承办部门负责合同履行的跟踪管理，定期检查合同执行情况，及时掌握设备到货时间、安装调试进度、维修保养质量等信息。建立合同履行台账，详细记录合同签订时间、履行期限、执行情况、付款记录等内容，确保合同履行过程可追溯。2.设备验收管理设备到货前，承办部门应通知相关科室做好验收准备工作。验收人员应包括设备管理部门、使用科室、质量控制部门等专业人员。按照合同约定的质量标准及技术参数对设备进行验收，验收内容包括设备外观、数量、规格型号、性能指标、随机附件、技术资料等。验收合格后，验收人员应签署《设备验收报告》。对于验收不合格的设备，承办部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。如因供应商原因导致验收不合格，给卫生院造成损失的，应按照合同约定追究其违约责任。3.付款管理财务部门依据合同约定及验收报告进行付款审核。付款申请应附合同副本、验收报告、发票等相关资料。严格按照合同约定的付款方式和时间节点支付款项。对于分期付款的合同，应确保各期付款条件符合合同要求，防止提前付款或逾期付款带来的风险。如因供应商违约导致卫生院有权暂停付款或减少付款金额的，财务部门应按照规定执行，并及时通知承办部门与供应商协商解决。4.售后服务管理设备采购合同应明确供应商的售后服务条款，包括质保期、维修响应时间、技术支持等内容。承办部门应督促供应商履行售后服务承诺，及时解决设备使用过程中出现的问题。对于设备维修保养合同，维修保养服务提供商应按照合同约定定期对设备进行维护保养，确保设备正常运行。卫生院应建立售后服务评价机制，对维修保养质量进行考核评价，评价结果作为后续合作的参考依据。四、合同变更与解除管理1.合同变更在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，承办部门应及时与对方协商，并签订《合同变更协议》。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方权利义务的调整等事项，经双方签字盖章后生效。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更涉及资金预算、付款方式等重要条款的，应按照合同签订流程重新进行审核审批。2.合同解除符合下列情形之一的，可解除合同：双方协商一致同意解除合同的；因不可抗力致使合同无法履行的；一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现的；法律法规规定的其他情形。合同解除时，承办部门应及时通知对方，并办理相关解除手续。解除合同应签订《合同解除协议》，明确解除的原因、双方责任的承担、已履行部分的处理等事项。对于因解除合同给对方造成损失的，应按照合同约定及法律法规规定承担相应的赔偿责任。五、合同档案管理1.档案收集合同签订后，承办部门应及时将合同文本、合同审批文件、谈判纪要、验收报告、付款凭证、变更协议、解除协议等相关资料收集整理，移交卫生院档案室归档。档案室应建立合同档案目录，对合同档案进行分类编号，便于查询和管理。2.档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的完整性、安全性。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等保管条件。合同档案保管期限按照国家法律法规及卫生院相关规定执行。一般情况下，设备采购合同、租赁合同等保管期限为[X]年，维修保养合同保管期限为[X]年。3.档案查阅与借阅因工作需要查阅合同档案的，查阅人员应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。查阅过程中应遵守档案室管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制合同档案资料。如需借阅合同档案的，借阅人员应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人及档案室负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得转借他人。六、合同风险管理1.风险识别与评估定期对合同履行过程中的风险进行识别与评估，重点关注供应商的信誉、资质能力、产品质量、售后服务等方面的风险，以及合同条款的合法性、合规性、完整性等风险。建立合同风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险合同，应加强监控与管理，增加审核环节，必要时采取担保、保险等风险转移措施；对于中风险合同，应密切关注合同履行情况，及时发现并解决潜在问题；对于低风险合同，可适当简化管理流程，但仍需保持必要的监督。加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，降低因供应商原因导致的合同风险。同时，关注法律法规及政策变化对合同履行的影响，及时调整合同条款，防范政策风险。七、合同监督与考核1.内部监督卫生院内部审计部门定期对合同管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、变更、解除等环节是否符合制度规定，合同执行效果是否达到预期目标。纪检监察部门对合同管理过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为，维护卫生院利益。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对承办部门及相关人员的合同管理工作进行考核