精神卫生项目例会制度

PAGE精神卫生项目例会制度一、总则（一）目的为加强精神卫生项目管理，规范项目工作流程，提高项目执行效率和质量，确保项目目标顺利实现，特制定本例会制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有精神卫生项目相关部门及人员。（三）基本原则1.定期性原则：例会应按照固定的时间间隔召开，确保项目信息及时沟通与交流。2.高效性原则：会议应简洁明了，重点突出，注重解决实际问题，提高工作效率。3.全员参与原则：相关部门及人员应积极参与例会，充分发表意见和建议，共同推动项目进展。4.严肃性原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真对待会议讨论内容，不得无故缺席或迟到早退。二、例会组织与职责（一）会议组织部门由公司/组织内负责精神卫生项目管理的部门担任例会组织部门，负责例会的筹备、召集、记录及后续跟进等工作。（二）参会人员1.项目负责人：负责汇报项目进展情况，提出项目实施过程中遇到的问题及解决方案。2.各项目团队成员：包括医生、护士、心理咨询师、康复治疗师等，参与项目具体执行工作，反馈工作中的实际情况和困难。3.相关职能部门代表：如财务部门、后勤部门等，从各自专业角度提供支持与保障，协助解决项目相关问题。（三）职责分工1.例会组织部门提前确定例会时间、地点和议程，并通知参会人员。负责会议记录，整理会议纪要，并及时分发给参会人员。跟进会议决议的执行情况，确保各项工作得到有效落实。2.项目负责人全面负责项目的组织实施，定期总结项目进展情况，分析存在的问题及原因。在例会上详细汇报项目进展、目标完成情况、遇到的困难及下一步工作计划。协调项目团队成员之间的工作，确保项目顺利推进。3.项目团队成员按照项目计划和要求，认真完成各自负责的工作任务。及时反馈工作中发现的问题、困难及建议，积极参与会议讨论，共同寻求解决方案。4.相关职能部门代表根据项目需求，提供财务、后勤等方面的支持与服务。参与会议讨论，对涉及本部门的问题提出意见和建议，协助解决项目实施过程中的相关问题。三、例会时间与频率（一）例会时间例会原则上每月召开[X]次，具体时间为每月的[具体日期]，如遇特殊情况需要调整，例会组织部门应提前通知参会人员。（二）紧急会议如项目实施过程中出现重大问题或突发事件，需要及时沟通协调解决的，可由项目负责人或相关部门提出申请，经批准后召开紧急会议。紧急会议应尽快确定时间、地点和议程，并通知相关人员参加。四、例会议程（一）开场环节1.主持人介绍参会人员。2.确认会议出勤情况。（二）项目进展汇报1.项目负责人按照项目进度计划，详细汇报项目进展情况，包括已完成的工作内容、取得的阶段性成果、未完成的工作任务及原因分析等。（1）以精神卫生项目中的康复治疗项目为例，汇报本月新增康复治疗患者数量、完成治疗疗程的患者人数、治疗效果评估等。（2）对于社区精神卫生服务项目，汇报本月开展的社区宣传活动次数、参与人数、建立的患者档案数量等。2.展示相关数据图表和工作成果图片，直观呈现项目进展情况。（三）问题讨论与解决1.项目团队成员及相关部门代表提出在项目实施过程中遇到的问题，如人员短缺、物资设备不足、患者配合度低等。2.针对提出的问题，参会人员共同进行分析讨论，寻找解决方案。（1）对于人员短缺问题，讨论是否可以通过内部调配、招聘临时工作人员或与外部机构合作等方式解决。（2）物资设备不足问题，评估是否需要申请专项经费采购，或者与供应商协商延期付款等方式缓解资金压力。（3）患者配合度低问题，探讨是否需要加强宣传教育、优化治疗方案或调整沟通方式等。（四）工作安排与部署1.根据项目目标和实际进展情况，明确下一阶段的工作任务和重点。（1）确定下个月康复治疗项目的患者招募计划、治疗方案调整方向等。（2）规划社区精神卫生服务项目下个月要开展的重点活动，如心理健康讲座的主题、时间和地点等。2.分配工作任务到具体部门和人员，明确工作要求和时间节点。（五）沟通与协调事项1.各部门之间就项目相关工作进行沟通协调，确保信息畅通，工作衔接顺畅。（1）如财务部门与项目部门沟通项目经费使用情况及预算调整事宜。（2）后勤部门与项目团队协商物资设备的采购、配送和维护等问题。2.解决部门之间存在的矛盾和问题，促进团队协作。（六）领导讲话公司/组织领导对项目进展情况进行点评，对下一阶段工作提出要求和期望。1.肯定项目取得的成绩，鼓励全体人员继续努力。2.强调项目实施过程中的重点和难点问题，要求各部门高度重视，采取有效措施加以解决。3.对项目未来的发展方向和目标进行指导，为项目团队指明工作方向。（七）会议总结1.主持人对本次例会进行总结，梳理会议讨论的主要内容和形成的决议。2.再次强调各项工作任务的重要性和时间节点，要求参会人员认真落实会议精神。五、会议记录与纪要（一）会议记录1.例会组织部门应安排专人负责会议记录，记录内容应准确、完整、详细，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果及决议事项等。2.会议记录可采用纸质记录或电子记录的方式，记录过程中应保持客观公正，不得加入记录人个人观点和意见。（二）会议纪要1.会议结束后，例会组织部门应及时整理会议纪要。会议纪要应突出重点，简洁明了，主要包括会议的核心内容、讨论的主要问题、形成的决议及下一步工作安排等。2.会议纪要应在[规定时间]内分发给参会人员，并抄送公司/组织内相关领导和部门。参会人员应认真阅读会议纪要，如有异议应及时反馈给例会组织部门。3.会议纪要作为项目文档的重要组成部分，应妥善保存，以备后续查阅和参考。六、会议决议执行与监督检查（一）决议执行1.各部门及人员应按照会议决议，认真落实各项工作任务，明确工作责任人，确保工作按时、高质量完成。2.工作责任人应定期向项目负责人汇报工作进展情况，及时反馈工作中遇到的问题和困难，以便及时协调解决。（二）监督检查1.例会组织部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，定期收集各部门的工作进展汇报，核实工作任务的完成情况。2.对于未按时完成工作任务或执行不力的部门和人员，应及时进行督促和提醒，并要求其说明原因和提出改进措施。3.将会议决议执行情况纳入部门和个人绩效考核体系，对执行情况良好的部门和个人给予表彰和