档案安全卫生制度

PAGE档案安全卫生制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的安全与卫生，维护公司档案的完整性、准确性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的行为规范。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.预防为主原则：通过建立健全各项管理制度和防范机制，提前预防档案安全卫生事故的发生。3.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理活动合法合规。二、档案安全管理（一）档案存储安全1.存储环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备。2.档案存放方式档案应分类存放，按照档案的类别、年度、保管期限等进行排列，便于查找和管理。不同载体的档案应分别存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。重要档案应采取专柜存放、专人保管等措施，确保其安全性。（二）档案传输安全1.电子档案传输通过网络传输电子档案时，应采用加密技术，确保档案在传输过程中的保密性和完整性。对传输的电子档案进行备份，防止传输过程中出现数据丢失。2.纸质档案传输纸质档案的传输应采用专门的包装材料，确保档案在运输过程中不受损坏。对重要纸质档案的传输，应进行登记和跟踪，确保档案安全送达目的地。（三）档案利用安全1.借阅管理建立档案借阅登记制度，详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅时间、归还时间等信息。借阅档案应经档案管理部门负责人批准，借阅期限不得超过规定时间。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。2.查阅管理查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅地点。查阅重要档案应有专人陪同，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定。3.复制管理如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。复制的档案应与原件内容一致，复制件应注明“复制件”字样，并加盖档案管理部门印章。（四）档案安全检查与维护1.定期检查档案管理部门应定期对档案的安全状况进行检查，包括库房设施设备、档案存放情况、档案利用情况等。每月至少进行一次全面检查，对发现的问题及时进行整改。2.不定期抽查公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对档案安全情况进行抽查，确保档案安全管理工作落到实处。3.维护与修复对检查中发现的档案损坏、变质等情况，应及时进行维护和修复，确保档案的完整性。对电子档案应定期进行备份和维护，防止数据丢失或损坏。三、档案卫生管理（一）档案整理卫生1.整理场所要求档案整理应在专门的整理场所进行，整理场所应保持清洁、整齐，避免灰尘飞扬。整理场所应配备必要的整理工具和设备，如档案盒、文件夹、装订机等。2.整理人员卫生整理人员应保持个人卫生，穿戴工作服、工作帽和口罩，避免将灰尘、污渍等带入档案。整理人员在整理档案前应洗手，避免手上的细菌、病毒等污染档案。（二）档案保管卫生1.库房卫生清洁档案库房应定期进行卫生清洁，每周至少进行一次全面清扫，清除灰尘、杂物等。对库房的地面、货架、门窗等进行擦拭，保持库房环境整洁。2.档案清洁维护定期对档案进行清洁，去除档案表面的灰尘、污渍等。对纸质档案进行消毒处理，防止档案发霉、虫蛀等情况发生。对电子档案应定期进行杀毒、维护，确保电子档案的安全性。（三）档案利用卫生1.查阅场所卫生档案查阅场所应保持清洁、通风良好，为查阅人员提供良好的查阅环境。查阅场所应配备必要的卫生设施，如垃圾桶、纸巾等。2.利用人员卫生查阅人员应保持个人卫生，不得在查阅场所吸烟、饮食等，避免污染档案。查阅人员在查阅档案后应洗手，避免手上的细菌、病毒等传播。四、档案安全卫生事故应急处理（一）应急处理原则1.快速反应原则：一旦发生档案安全卫生事故，应立即启动应急处理机制，迅速采取措施进行处理。2.最小影响原则：采取有效措施，尽量减少事故对档案的损坏和对公司工作的影响。3.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和公司相关规定进行应急处理。（二）应急处理流程1.事故报告发现档案安全卫生事故后，应立即向档案管理部门负责人报告，报告内容包括事故发生的时间、地点、原因、影响范围等。档案管理部门负责人接到报告后，应立即向公司领导报告，并组织相关人员进行现场勘查。2.应急处置根据事故的性质和严重程度，采取相应的应急处置措施。如火灾事故应立即组织灭火、疏散人员；水灾事故应及时排水、抢救档案等。对受损的档案进行紧急抢救和修复，尽量减少档案的损失。3.调查处理事故处理完毕后，应及时对事故原因进行调查，查明事故责任，提出处理意见。对事故处理情况进行总结分析，提出改进措施，防止类似事故再次发生。（三）应急资源保障1.应急物资储备档案管理部门应配备必要的应急物资，如灭火器、消防水带、防汛沙袋、防虫药品、消毒用品等。定期对应急物资进行检查和维护，确保应急物资处于良好状态。2.应急人员培训定期组织档案管理人员进行应急处理培训，提高应急处理能力。培训内容包括应急处理流程、应急物资使用方法、火灾逃生技巧等。五、档案安全卫生责任追究（一）责任界定1.直接责任：因个人故意或重大过失导致档案安全卫生事故发生的人员，应承担直接责任。2.管理责任：档案管理部门负责人及相关管理人员因管理不善、监督不力等原因导致档案安全卫生事故发生的，应承担管理责任。3.领导责任：公司领导因决策失误、指挥不当等原因导致档案安全卫生事故发生的，应承担领导责任。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反档案安全卫生制度情节较轻的人员，给予批评教育，责令其改正错误。2.经济处罚：对因违反档案安全卫生制度导致档案损失或事故发生的人员，给予相应的经济处罚，赔偿档案损失费用。3.行政处分：对违反档案安全卫生制度情节严重的人员，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对因违反档案