合同签订前复核制度

合同签订前复核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等国家法律法规，参照行业内企业风险管理最佳实践，结合集团母公司关于规范经营行为、防范法律风险的相关规定，以及本公司为加强合同全生命周期管控、降低经营风险、提升合规水平的内部管理需求，制定本制度。制度旨在通过建立系统化的合同签订前复核机制，明确各层级、各部门管理职责，规范业务操作流程，实现风险防控的闭环管理，确保公司经营活动在合法合规框架内高效运行。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中涉及合同签订、协议签署、订单确认等各类法律约束性文件的签署前置审核工作。具体适用场景包括但不限于采购、销售、工程、技术合作、融资、劳动用工、知识产权许可等业务领域，以及公司对外的各类投资、担保、租赁、委托等经营行为。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司为确保经营活动合法合规，围绕特定业务领域或风险类型，建立的全流程、多层级的风险识别、评估、控制、处置与持续改进的管理体系。本制度所指XX专项管理聚焦于合同签订前的合规性与风险防控环节，涵盖从业务需求发起到合同文本签署前的所有前置审核活动。（二）“XX风险”是指公司在经营活动中可能面临的法律、财务、声誉、安全等潜在不利的可能性及其后果，包括但不限于合同无效风险、违约风险、欺诈风险、知识产权侵权风险、数据泄露风险、监管处罚风险等。（三）“XX合规”是指公司及其员工在经营活动及管理行为中，严格遵守国家法律法规、行业准则、监管要求及公司内部规章制度，确保业务行为获得法律、监管及社会公众的认可与接受。第四条XX专项管理的核心原则包括：（一）“全面覆盖”，即管理范围覆盖公司所有业务场景及所有涉及合同签署的业务环节，确保无死角、无遗漏；（二）“责任到人”，即明确各层级、各部门、各岗位在XX专项管理中的具体职责，实现责任主体可追溯；（三）“风险导向”，即以风险防控为核心目标，优先识别和管控重大风险，对高风险业务实施更严格的审核标准；（四）“持续改进”，即通过定期评估、动态调整机制，不断完善XX专项管理体系，提升管理效能；（五）“合法合规”，即所有管理活动必须符合法律法规及公司制度要求，确保管理手段的正当性。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理工作的全面性、有效性负总责，负责组织制定公司层面的XX专项管理战略与目标，审批重大风险管控措施，并对公司整体合规风险承担最终领导责任。分管相关业务的领导作为XX专项管理的直接责任人，负责具体管理工作的组织协调、资源保障和监督考核，确保制度在本部门及下属单位的落地执行。第六条设立XX专项管理领导小组，作为公司XX专项管理的决策与协调机构，负责统筹全公司的XX专项管理工作。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关业务的领导担任副组长，成员包括各相关部门负责人及法律合规、财务、业务等条线骨干。领导小组主要履行以下职能：（一）审议公司XX专项管理战略、年度计划及重大风险应对方案；（二）协调跨部门、跨单位的重大风险处置工作；（三）定期听取XX专项管理工作报告，评估管理成效；（四）对公司XX专项管理工作的重大决策事项进行集体决策。第七条XX专项管理领导小组下设办公室（可设在法律合规部或相关牵头部门），负责日常管理工作的统筹推进，具体职能包括：（一）组织制定、修订XX专项管理制度及操作细则；（二）协调开展全公司XX专项风险排查与评估；（三）指导各部门XX专项管理工作的开展；（四）收集、分析XX专项管理数据，定期形成管理报告；（五）组织XX专项管理培训与宣传。第八条牵头部门（如法律合规部）作为XX专项管理的综合协调与监督部门，主要职责包括：（一）牵头制定XX专项管理制度，并推动制度落地；（二）组织开展XX专项风险识别、评估与分类分级管理；（三）对各部门XX专项管理工作的合规性进行监督检查；（四）建立XX专项管理知识库，优化风险防控工具与方法；（五）组织全员XX专项管理培训与考核。第九条专责部门（如财务部、采购部、业务部等）作为XX专项管理在具体业务领域的执行与优化部门，主要职责包括：（一）根据XX专项管理制度，制定本领域业务操作的合规标准；（二）负责本领域业务流程的合规审核，提出优化建议；（三）牵头处置本领域发生的XX风险事件；（四）建立本领域XX风险防控案例库，完善操作指引；（五）配合牵头部门开展XX专项管理培训。第十条业务部门及下属单位作为XX专项管理的直接执行单位，主要职责包括：（一）落实本领域XX专项管理要求，开展日常风险防控；（二）组织本部门员工学习XX专项管理制度，确保全员掌握合规操作要点；（三）建立XX风险台账，及时上报重大风险事件；（四）配合牵头部门及专责部门开展XX专项管理检查与评估；（五）对业务合作伙伴的XX合规情况进行初步审核。第十一条基层执行岗位员工作为XX专项管理的基础环节，应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守XX专项管理制度，按流程开展业务操作；（二）在业务发起阶段即识别XX风险，及时上报异常情况；（三）签署《岗位合规承诺书》，明确个人在XX专项管理中的责任；（四）参与XX专项管理培训，达到考核要求；（五）发现XX违规行为时，及时向部门负责人或牵头部门报告。第三章专项管理重点内容与要求第十二条采购领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）供应商尽职调查。采购部门在发起采购需求前，必须对供应商的资质、信誉、财务状况、合规记录等进行全面调查，重点关注是否存在失信、涉诉、关联交易等风险。调查结果应形成书面记录，并经专责部门审核确认后方可实施采购。严禁向未经验证的供应商下达采购订单。（二）招标流程规范。涉及采购金额超过XX标准或技术复杂性较高的项目，必须采用招标方式，并严格遵循招标、投标、开标、评标、定标等流程。招标文件必须明确XX合规要求，并在评审中予以权重。严禁规避招标、围标串标、泄露标底等行为。第十三条财务领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）资金审批权限。所有资金支付必须严格遵循公司财务审批权限规定，涉及大额支付或特殊业务场景的，需经专责部门会签确认。严禁超权限审批、虚假审批、白条报销等行为。（二）税务合规要求。业务部门在开展涉及跨境交易、特殊业务模式的合作前，必须由财务部门审核税务影响，确保符合税法规定。严禁偷税漏税、虚开发票、骗取税收优惠等行为。第十四条业务合作领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）合作协议审核。业务部门在签署合作协议前，必须由牵头部门进行合规性审核，重点关注协议条款是否与公司利益一致、是否存在排他性限制、违约责任是否明确等。协议中涉及知识产权、数据安全、保密义务的条款，必须经法务审核。（二）关联交易管控。涉及关联方的合作必须进行利益冲突评估，并按照公司关联交易管理规定履行审批程序。严禁利用关联关系进行利益输送、价格操纵等行为。第十五条数据安全领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）数据收集与使用合规。业务部门在收集、处理、传输敏感数据前，必须评估数据安全风险，并确保符合相关法律法规要求。数据收集必须遵循最小必要原则，并明确数据使用范围。（二）第三方合作风险管控。涉及数据传输或存储给第三方服务商的，必须进行严格的安全评估，并在合作协议中明确数据安全责任。严禁未经脱敏处理的数据跨境传输。第十六条工程建设领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）项目招投标合规。工程建设项目必须采用公开招标方式，并严格执行工程量清单计价、全过程造价控制等制度。严禁转包分包、挂靠资质等行为。（二）施工过程监管。项目建设过程中必须落实安全生产责任，定期开展安全隐患排查，并形成书面记录。严禁违规操作、野蛮施工等行为。第十七条知识产权领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）许可使用审核。对外许可知识产权使用前，必须评估被许可方的合规能力，并在协议中明确权利义务边界。严禁过度授权、无序授权等行为。（二）侵权风险防范。业务部门在开展技术研发、市场推广等活动前，必须进行知识产权尽职调查，避免侵犯他人权利。对潜在侵权风险较高的，应采取规避措施或提前获得授权。第十八条员工用工领域XX专项管理应重点关注以下环节：（一）劳动合同签订。人力资源部门在招聘入职时，必须依法签订劳动合同，并明确试用期、薪酬福利、保密义务等条款。严禁签订“阴阳合同”、规避法律义务等行为。（二）劳务派遣管理。涉及劳务派遣用工的，必须符合劳动合同法规定，并确保劳务派遣协议的合规性。严禁以劳务派遣规避社保缴纳等法定义务。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。牵头部门负责根据国家法律法规变化、行业监管要求调整、公司业务发展需求，定期（至少每年一次）对XX专项管理制度进行评估和修订。重大修订需经XX专项管理领导小组审议批准，并组织全员宣贯。第二十条风险识别预警机制。公司建立XX专项风险动态库，各部门每季度必须开展风险排查，识别新增风险点。牵头部门对风险进行分级评估，对高风险项发布预警通知，并提出应对建议。风险预警信息应纳入公司风险管理体系，并同步至相关部门。第二十一条合规审查机制。XX专项管理嵌入业务决策、合同签订、项目启动等关键节点，实行“未经审查不得实施”原则。具体流程如下：（一）业务发起：业务部门填写《XX专项管理申请表》，附业务背景、合作方案、风险评估报告等材料；（二）部门审核：专责部门对业务合规性进行初审，提出意见；（三）牵头部门复审：牵头部门对重大风险点进行终审，并出具书面审核意见；（四）审批决策：XX专项管理领导小组或授权领导审批，决定是否实施。第二十二条风险应对机制。根据风险等级采取差异化应对措施：（一）一般风险：业务部门落实整改措施，牵头部门跟踪验证；（二）重大风险：由XX专项管理领导小组牵头成立专项工作组，制定应急预案，必要时启动外部咨询或法律援助；（三）紧急情况：出现违法违规行为或重大风险事件时，业务部门立即停顿相关业务，上报牵头部门，同时启动合规应急预案。第二十三条责任追究机制。明确XX违规情形及处罚标准：（一）轻微违规：予以通报批评，并责令限期整改；（二）一般违规：对责任部门处以XX标准罚款，对责任人进行绩效考核扣分；（三）严重违规：对责任部门取消年度评优资格，对责任人调岗或解除劳动合同，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。处罚结果应记入员工档案，并作为年度考核的依据。第二十四条评估改进机制。每年由牵头部门牵头，组织专责部门及业务部门开展XX专项管理成效评估，重点考核以下指标：（一）风险识别准确率；（二）合规审查通过率；（三）风险事件发生次数及整改完成率；（四）员工培训覆盖率及考核合格率。评估结果用于优化管理流程、完善制度体系。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各级领导干部应在XX专项管理中履行以下责任：（一）主要负责人：定期听取XX专项管理汇报，解决重大问题；（二）分管领导：具体推进本领域XX专项管理工作，落实资源保障；（三）部门负责人：落实本部门XX专项管理要求，实施全员培训；（四）基层员工：严格遵守XX专项管理制度，主动报告XX风险。第二十六条考核激励机制。将XX专项合规情况纳入部门和个人的年度绩效考核，具体措施包括：（一）部门考核：XX专项管理成效占部门年度考核比重不低于XX%，考核结果与部门绩效奖金挂钩；（二）个人考核：员工XX专项管理表现作为年度评优、晋升的重要依据，对XX合规表现突出的予以表彰奖励，对违规行为从严处理。第二十七条培训宣传机制。建立分层级、常态化的XX专项管理培训体系：（一）管理层培训：每年至少开展一次，内容涵盖XX专项管理政策、风险案例、合规履职要求等；（二）中层干部培训：每半年一次，重点培训XX专项管理流程、审核要点、应急处置等；（三）基层员工培训：每月至少一次，内容以操作规范、风险识别、案例分析为主，考核合格后方可上岗。第二十八条信息化支撑。通过XX专项管理系统实现以下功能：（一）流程自动化：将XX专项管理申请、审核、审批流程嵌入系统，实现线上协同；（二）风险实时监控：对高风险业务动态跟踪，自动触发预警；（三）知识库管理：建立XX专项管理知识库，支持智能检索与推送。第二十九条文化建设。通过以下措施营造全员XX合规氛围：（一）发布《XX专项合规手册》，作为员工行为指引；（二）组织全员签订《XX专项合规承诺书》；（三）设立XX专项管理宣传栏、微信公众号等，定期发布合规知识；（四）开展XX合规标兵评选活动，树立正面典型。第三十条报告制度。建立XX专项管理报告体系：（一）风险事件报告：XX风险事件发生后24小时内上报牵头部门，并附处置方案；（二）年度管理报告：每年12月31日前提交，内容涵盖XX专项管理成效、