外包服务合作相关制度

外包服务合作相关制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等国家相关法律法规，参照行业先进管理准则及集团母公司相关制度要求制定，旨在规范公司外包服务合作行为，防控专项风险，提升管理效能，确保公司业务合规、高效运行。同时，为满足公司业务发展需求，强化风险防控体系，提升资源配置效率，特制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在外包服务合作中的各项活动，涵盖但不限于业务外包、技术外包、服务外包、咨询外包等场景，以及涉及外包合作的全流程管理，包括需求提出、供应商选择、合同签订、履约监督、绩效评价及风险处置等环节。第三条本制度下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”是指公司针对外包服务合作全过程建立的系统性管理机制，包括风险识别、合规审查、绩效评价、责任追究等环节，旨在确保外包业务符合公司战略目标及法律法规要求。（二）“XX风险”是指在外包服务合作中可能引发的法律风险、财务风险、运营风险、安全风险、合规风险等，需通过制度措施进行防控。（三）“XX合规”是指外包服务合作活动严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保业务行为合法、合规、透明。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则：确保外包服务合作的各环节、各主体纳入专项管理体系，实现无死角、全流程管控。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各部门及岗位的专项管理职责，确保责任主体清晰、履职到位。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险领域及环节，优先配置管理资源，强化风险识别与防控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估专项管理有效性，优化制度流程，适应业务发展及外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对XX专项管理负总责，承担最终领导责任；分管领导对XX专项管理负直接责任，负责统筹协调、决策审批及监督考核。公司应建立健全XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责全面统筹XX专项管理工作。第六条领导小组主要职责包括：（一）审议XX专项管理制度，制定重大决策及工作部署；（二）统筹协调跨部门XX专项管理工作，解决重大问题；（三）审批重大外包项目的合作方案及风险评估报告；（四）监督评价XX专项管理成效，推动持续改进。第七条公司设立XX专项管理办公室（以下简称“办公室”），由牵头部门负责牵头落实领导小组决策，具体职责包括：（一）统筹XX专项管理制度建设及修订；（二）组织开展XX专项风险排查及评估；（三）监督外包业务合规性，审核合作方案及合同条款；（四）协调解决XX专项管理中的疑难问题。第八条牵头部门职责包括：（一）负责XX专项管理制度建设及宣贯，组织开展培训；（二）组织开展XX专项风险识别及评估，制定防控措施；（三）监督考核各部门XX专项管理履职情况，提出改进建议；（四）定期汇总XX专项管理情况，向领导小组报告。第九条专责部门职责包括：（一）负责XX专项领域的业务合规审核，确保流程规范；（二）参与XX专项风险处置，优化业务流程及防控措施；（三）收集XX专项管理中的问题及建议，推动制度完善；（四）对业务部门及下属单位提供XX专项管理指导。第十条业务部门及下属单位职责包括：（一）落实XX专项管理要求，开展本领域风险防控；（二）提出外包服务需求，制定合作方案并组织评审；（三）监督外包供应商履约情况，及时报告异常问题；（四）配合XX专项管理考核及评估工作。第十一条基层执行岗职责包括：（一）严格遵守XX专项管理制度，按规定操作；（二）履行岗位合规承诺，不得违规执行业务；（三）及时上报XX专项风险事件，协助调查处置；（四）参与XX专项管理培训，提升合规意识。第三章专项管理重点内容与要求第十二条业务操作合规标准：（一）供应商选择应遵循公开、公平、公正原则，通过招标、竞争性谈判等方式择优选择；（二）合同签订前需完成供应商尽职调查，核实其资质、信用、履约能力及合规性；（三）外包服务内容应明确约定，避免模糊条款及利益冲突；（四）合同履行过程中需定期监督，确保服务质量及安全。第十三条禁止性行为：（一）严禁利用外包合作进行关联交易或利益输送；（二）严禁违规转包或分包外包项目，确保外包商直接履约；（三）严禁泄露公司商业秘密或客户信息；（四）严禁与不合格供应商合作，杜绝重大风险隐患。第十四条专项风险防控重点：（一）数据安全风险：确保外包服务商具备数据安全管理能力，签订数据保护协议；（二）合同履约风险：明确违约责任及赔偿标准，建立履约评估机制；（三）财务风险：规范资金审批权限，防范资金挪用或浪费；（四）合规风险：定期审核外包业务合规性，避免法律纠纷。第十五条流程规范要求：（一）外包需求提出应经过充分论证，明确业务必要性及合理性；（二）供应商选择应遵循“择优选商”原则，避免单一来源合作；（三）合同条款应全面规范，包括服务标准、验收标准、知识产权、保密条款等；（四）外包项目结束后需开展绩效评价，总结经验并优化管理。第十六条内部控制要求：（一）外包项目审批权限应分级管理，重大项目需经领导小组审议；（二）外包合同需经法律部门审核，确保条款合法合规；（三）外包服务过程中需建立监督机制，定期检查服务质量；（四）外包项目结束后需开展审计，评估管理成效。第四章专项管理运行机制第十七条制度动态更新机制：（一）办公室每年组织评估XX专项管理制度有效性，根据法规变化、业务调整及时修订；（二）重大政策调整或外部环境变化时，需启动制度修订程序，确保持续适用性；（三）修订后的制度需经领导小组审议，并通报各部门及下属单位执行。第十八条风险识别预警机制：（一）办公室每季度组织XX专项风险排查，重点审查高风险领域及环节；（二）风险排查结果需进行分级评估，发布预警通知并明确防控措施；（三）高风险风险需建立台账，专人跟踪处置，确保及时化解。第十九条合规审查机制：（一）外包需求提出前需进行合规审查，确保业务必要性及合理性；（二）供应商选择前需完成尽职调查，核实其资质、信用及履约能力；（三）合同签订前需经法律部门审核，确保条款合法合规；（四）未经合规审查的外包项目不得实施，确保管理闭环。第二十条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门及下属单位负责处置，办公室监督落实；（二）重大风险需启动应急预案，领导小组统筹协调处置；（三）风险处置过程中需明确责任分工，确保协同高效；（四）风险事件处置完毕后需进行复盘，总结经验并优化管理。第二十一条责任追究机制：（一）违规执行XX专项管理制度，需根据情节严重程度进行处罚，包括绩效扣减、纪律处分等；（二）重大风险事件需追责相关责任主体，确保管理责任落实；（三）责任追究结果需通报公司，强化警示作用；（四）联动绩效考核，将XX专项合规情况纳入年度考核指标。第二十二条评估改进机制：（一）办公室每年组织XX专项管理成效评估，考核各部门履职情况；（二）评估结果需向领导小组报告，并制定改进计划；（三）评估过程中需收集各方意见，优化制度流程；（四）定期发布评估报告，推动持续改进。第五章专项管理保障措施第二十三条组织保障：（一）公司主要负责人及分管领导需定期研究XX专项管理工作，提供资源支持；（二）各部门负责人需履行XX专项管理职责，确保任务落实；（三）办公室需配备专职人员，负责XX专项管理日常事务。第二十四条考核激励机制：（一）XX专项合规情况纳入部门年度考核，与绩效、评优挂钩；（二）优秀XX专项管理案例需予以表彰，树立标杆；（三）违规行为需进行绩效扣减，强化责任意识；（四）建立正向激励措施，鼓励全员参与XX专项管理。第二十五条培训宣传机制：（一）管理层需接受XX专项管理履职培训，提升决策能力；（二）业务人员需接受操作规范培训，强化合规意识；（三）定期开展XX专项管理培训，更新知识体系；（四）通过内部刊物、宣传栏等方式普及XX专项管理知识。第二十六条信息化支撑：（一）通过系统工具实现外包项目管理数字化，提升管理效率；（二）建立风险监控平台，实时监测XX专项风险动态；（三）通过信息化手段实现流程自动化，减少人为干预；（四）加强数据安全管理，确保系统稳定运行。第二十七条文化建设：（一）发布XX专项合规手册，明确行为规范及标准；（二）组织签订合规承诺书，强化责任意识；（三）开展合规文化活动，营造全员合规氛围；（四）设立合规举报渠道，鼓励员工参与监督。第二十八条报告制度：（一）风险事件需及时上报，明确上报流程、时限及内容要求；（二）年度XX专项管理情况需向领导小组报告，并通报各部门；（三）报告内容应包括风险事件、处置结果、改进