安全生产文件和档案管理制度（应明确档案分类、归档、查询、保存等内容）

安全生产文件和档案管理制度（应明确档案分类、归档、查询、保存等内容）第一章总则第一条为规范公司安全生产文件与档案的全生命周期管理，确保信息真实、完整、可追溯，依据《中华人民共和国安全生产法》《档案法》《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等法律法规，结合公司生产特点，制定本制度。第二条本制度所称“安全生产文件”是指公司在规划、设计、建设、运行、检修、改造、应急、事故调查等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种载体记录；“安全生产档案”是指经系统整理、归档后集中保存的安全生产文件集合。第三条本制度适用于公司本部、分公司、项目部、控股及受托管理单位（以下统称“各单位”）。任何个人不得拒绝归档、不得损毁、不得擅自带走、不得人为设置查询障碍。第二章管理职责第四条公司安委会是安全生产档案工作的最高决策机构，负责审批年度归档计划、重要档案销毁申请、档案信息化预算。第五条安全环保部为业务牵头部门，履行下列职责：（一）制定并动态修订《安全生产文件归档范围与保管期限表》；（二）组织年度归档质量审计，通报问题并跟踪整改；（三）对各单位档案管理员进行年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（四）每季度向安委会提交《档案风险分析报告》。第六条各单位主要负责人为本单位档案管理第一责任人，必须保障档案用房、设施、资金、人员“四到位”。第七条档案管理员任职条件：具有大专及以上学历，通过公司档案业务资格考试，每年接受不少于16学时继续教育；离岗交接须形成《档案交接清单》，由双方及监交人三方签字，存档30年。第三章文件分类与代码第八条采用“职能—活动—年度”三级分类法，统一赋予11位字母数字代码，确保电子系统与纸质库同步识别。一级：职能类别（1位字母）A法律法规与标准B责任制与目标管理C风险分级管控D隐患排查治理E教育培训F设备设施管理G作业许可与现场管控H职业健康与防护I应急与事故管理J绩效评审与持续改进K其他二级：活动类别（2位数字）例如：C01风险辨识，C02风险评价，C03控制措施制定三级：年度（4位数字）+流水号（4位数字）示例：C01020230001表示2023年风险辨识活动中形成的第一份文件。第九条对于跨职能文件，按“就高不就低”原则归入最核心职能，同时在系统中建立“映射符”，实现多维度检索。第四章文件形成与流转控制第十条任何安全生产文件在拟稿阶段必须调用公司统一模板，模板嵌入隐形水印（含用户名、时间、版本号），防止私自篡改。第十一条文件流转实行“红黄绿”三色预警：（一）红色：超过48小时未处理，系统自动短信提醒分管领导；（二）黄色：超过24小时未处理，提醒拟稿人；（三）绿色：正常流转。第十二条对外报送文件须同步生成“报送版”与“归档版”，两者差异需在《报送差异说明表》中逐条解释，随归档版一并保存。第十三条电子文件须采用PDF/A-2格式，分辨率≥300dpi；扫描件须进行OCR双层嵌入，方便全文检索；音频采用WAV无损格式，视频采用MP4（H.264），比特率≥8Mbps。第五章归档范围与保管期限第十四条归档范围实行“负面清单”管理，未列入负面清单的文件必须归档。负面清单每年由安全环保部组织评审，经安委会批准后发布。第十五条保管期限分为永久、30年、10年、5年四类，以文件失效后次日起算。（一）永久：安全生产许可证、矿权证照、重大危险源备案、较大及以上事故调查报告、安委会会议纪要；（二）30年：特种设备监督检验报告、安全设施设计专篇、重大设计变更、关键装置首次开车方案；（三）10年：三级安全教育卡片、班组活动记录、日常巡检表、劳动防护用品发放记录；（四）5年：一般培训签到表、月度演练照片、低风险作业票、外来车辆登记。第十六条对保管期限有争议的，由档案鉴定小组投票决定，赞成票≥三分之二方可调整；鉴定过程全程录像，录像本身保存30年。第六章归档流程与时限第十七条归档流程遵循“谁形成、谁整理、谁负责”原则，具体步骤如下：（一）预整理：文件形成部门在办结后5个工作日内完成文件鉴别、组件、页码编写、去除金属物；（二）质量自检：部门档案员对照《归档质量检查表》100%检查，合格率≥98%方可提交；（三）系统录入：上传电子全文，填写元数据（标题、日期、责任人、关键词、密级、开放程度）；（四）交接：打印《归档交接文据》，纸质文件装入无酸牛皮纸袋，封口处粘贴一次性防撕标签；（五）入库：档案室验收无误后，在系统中赋予“已入库”状态，同时生成二维码，贴于纸袋右上角；（六）反馈：交接文据第二联返还形成部门，作为年度绩效考核依据。第十八条特殊情况下可延期归档，但须填写《延期归档申请表》，经安全环保部负责人书面批准，延期最长不超过20个工作日；延期申请本身一并归档。第七章库房与设施第十九条档案库房独立设置，远离易燃、易爆、强震动、强磁场区域，耐火等级≥二级，设甲级防火门，自动灭火系统采用洁净气体（IG541）。第二十条温湿度控制：温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，每两小时自动记录，超标30分钟触发短信报警。第二十一条密集架荷载≥800kg/层，底层距地面≥15cm，顶部与照明灯具≥50cm；纸质档案竖放，厚度≤5cm/盒，盒内放置防虫片，每季度更换。第二十二条库房实行双人双锁、同进同出，门禁日志保存15年；非档案人员进入须登记《库房进出登记表》，说明事由、停留时段、携带物品。第八章电子档案管理第二十三条电子档案实行“三库”架构：（一）生产库：日常业务系统在线运行，数据保留3年；（二）中间库：近线存储，保留5年，RAID6+热备；（三）长期库：离线蓝光光盘+异地磁带，保留至纸质档案同等年限。第二十四条每年6月30日前完成一次可读性检测，抽查率≥10%，出现不可读立即启动迁移；迁移前后进行哈希值校验，确保一字节不差。第二十五条电子档案采用SM2加密签名，时间戳由国家授时中心签发；任何修改均生成新版本，原版本锁定不可删除。第九章查询与利用第二十六条查询权限分为四级：（一）公开级：全体员工可在线阅览；（二）内部级：需登录VPN，经部门负责人审批；（三）限制级：须填写《档案利用申请单》，经安全环保部、分管领导两级审批；（四）涉密级：须报公司保密办、安委会双批准，全程视频监控，阅览室专用电脑，USB端口封闭。第二十七条查询响应时限：（一）电子档案≤2分钟；（二）纸质档案调卷≤30分钟；（三）跨异地库房调卷≤2个工作日。第二十八条复制、打印、拍照、刻录均须通过系统发起，自动生成水印“复制件—仅供××用途—编号—时间”，复制件法律效力低于原件，不得作为对外索赔唯一依据。第二十九条外单位人员调阅须持单位介绍信和本人身份证，签订《档案利用安全保密协议》，缴纳每页2元档案保护费，费用纳入档案专项基金。第十章鉴定与销毁第三十条档案鉴定小组由安委会、安全环保部、纪检、工会、形成部门、档案室七方组成，实行回避制度。第三十一条对到期档案逐件审查，填写《档案鉴定处置表》，注明“续存”“缩微”“销毁”三种意见，永久保存的档案不再续存。第三十二条销毁采用“双人+双监+视频”模式：（一）双人：档案员+纪检人员；（二）双监：电子秤称重+监销车GPS定位；（三）视频：销毁全过程4K录像，刻录三份，分别存于档案室、纪检、安全环保部。第三十三条销毁清册永久保存，内容包含：档号、题名、份数、页数、重量、销毁时间、销毁地点、执行人、监督人、视频文件名。第十一章统计与报告第三十四条档案室每月5日前发布《安全生产档案管理月报》，内容包括：归档数量、利用次数、延期情况、库房环境曲线、问题整改照片。第三十五条每年1月15日前形成上年度《安全生产档案管理白皮书》，对下列指标进行横向对标：（一）归档及时率≥98%；（二）查询满意率≥95%；（三）电子档案可读率100%；（四）库房环境达标率100%；（五）年度培训覆盖率100%。指标未达标，扣减责任单位年度安全绩效2%—5%。第十二章信息化与新技术应用第三十六条建立“安全生产档案数据中台”，对接ERP、MES、HSE、LIMS等系统，实现文件自动捕获、元数据自动填充。第三十七条引入区块链存证，关键档案的哈希值每30分钟写入公司私有链，确保防篡改；链上只保存哈希，原文仍本地存储，兼顾效率与保密。第三十八条采用AI图像识别技术，对作业票、整改单进行自动质检，识别漏签字、涂改、日期逻辑错误，识别准确率≥97%，发现异常自动退回补正。第三十九条推广数字孪生库房，通过3D建模实时显示密集架位置、库存数量、环境参数，支持VR漫游，新员工入职培训可在虚拟库房完成，减少实地踏勘风险。第十三章培训与考核第四十条新入职员工岗前培训设置“档案管理”课时不少于2学时，采用案例教学：播放违规销毁事故视频、模拟查询流程、演练灭火疏散。第四十一条档案管理员每年参加外部专业会议不少于1次，提交会议报告并在内部分享；未分享者取消次年外部培训资格。第四十二条公司每两年举办一次“档案工匠”技能比武，设理论笔试、实操调卷、电子数据恢复、灭火演练四个模块，综合成绩前三名授予“金牌档案员”称号，并奖励3000元。第十四章监督与奖惩第四十三条对下列行为予以奖励：（一）主动补交遗失档案，经鉴定具有重要价值，奖500—2000元；（二）提出信息化改进方案并落地，节省费用≥10万元，按节省额5%奖励；（三）在抢险救援中快速提供关键档案，为事故处置赢得时间，奖1000—5000元。第四十四条对下列行为予以处罚：（一）应归不归，每份扣部门月度安全奖2%；（二）私自带走档案，给予记过以上处分，并赔偿经济损失；（三）故意损毁、篡改，解除劳动合同，涉嫌犯罪移交司法机关；（四）因管理不善造成库房火灾、水浸，按损失金额20%扣减责任单位年度绩效，主要负责人年度考核直接降为“不合格”。第十五章应急预案第四十五条档案安全事件分为四级：Ⅰ级：库房火灾、爆炸；Ⅱ级：严重水浸、盗窃；Ⅲ级：服务器整体瘫痪超过24小时；Ⅳ级：局部设备故