办公耗材节约管理制度

办公耗材节约管理制度一、总则为加强公司办公耗材的管理，合理控制办公耗材的使用成本，减少浪费，提高资源利用效率，结合公司实际情况，特制定本办公耗材节约管理制度。本制度适用于公司内所有部门及员工在办公耗材使用、采购、库存等环节的管理。二、办公耗材的分类（一）低值易耗品1.书写工具：包括各类中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔及配套的笔芯、墨水等。2.纸张类：复印纸、打印纸、传真纸、便签纸、便笺本等。3.办公文具：胶水、胶棒、订书钉、回形针、大头针、文件夹、档案袋、信封、橡皮、尺子、剪刀等。（二）高值耗材1.打印机耗材：硒鼓、墨盒、色带等。2.存储设备：移动硬盘、U盘等。三、办公耗材的采购管理（一）采购计划的制定1.各部门于每月末根据本部门的办公需求和实际使用情况，填写《办公耗材采购申请表》，详细列出所需办公耗材的名称、规格、数量等信息。2.部门负责人对本部门的采购申请表进行审核，确保申请的合理性和必要性。审核通过后，将申请表提交至行政部门。3.行政部门对各部门提交的采购申请表进行汇总和整理，结合库存情况，制定次月的《办公耗材采购计划》。采购计划应包括采购的耗材名称、规格、数量、预算金额等内容。4.《办公耗材采购计划》需经行政部门负责人审核，报公司分管领导审批，重大采购项目需经总经理审批。（二）供应商选择与管理1.行政部门负责寻找和筛选合适的办公耗材供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.定期对供应商的表现进行评估，根据评估结果决定是否继续合作。对于产品质量不佳、价格过高、服务不到位的供应商，应及时终止合作。（三）采购实施1.行政部门按照审批通过的采购计划，向选定的供应商发出采购订单。采购订单应明确采购的耗材名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等信息。2.供应商按照采购订单的要求及时交货。行政部门在收到货物后，应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的品种、规格、数量、质量等是否与采购订单一致。3.对于验收合格的货物，行政部门应办理入库手续，填写《办公耗材入库单》。对于验收不合格的货物，应及时与供应商联系，要求其退换货。四、办公耗材的库存管理（一）仓库设置与管理1.公司设立专门的办公耗材仓库，仓库应保持干燥、通风、整洁，确保办公耗材的质量不受影响。2.仓库应配备必要的消防设备和防盗设施，确保仓库存货的安全。3.仓库管理人员应负责办公耗材的日常管理工作，包括货物的入库、出库、盘点等。（二）入库管理1.仓库管理人员在收到采购的办公耗材后，应根据《办公耗材入库单》对货物进行核对和验收。验收内容包括货物的品种、规格、数量、质量等。2.验收合格的货物应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并在货架上标明货物的名称、规格、数量等信息。3.仓库管理人员应及时更新库存台账，确保库存信息的准确性。（三）出库管理1.各部门需要领用办公耗材时，应填写《办公耗材领用申请表》，注明领用的耗材名称、规格、数量、用途等信息。2.《办公耗材领用申请表》需经部门负责人审核签字，对于高值耗材的领用，还需经公司分管领导审批。3.仓库管理人员根据审批通过的《办公耗材领用申请表》发放办公耗材，并填写《办公耗材出库单》。出库单应注明领用部门、领用日期、领用耗材名称、规格、数量等信息。4.仓库管理人员应及时更新库存台账，确保库存信息的准确性。（四）盘点管理1.仓库管理人员应定期对办公耗材进行盘点，盘点周期为每月一次。2.盘点时，应认真核对库存实物与库存台账的一致性，对于盘盈、盘亏的情况，应查明原因，并填写《办公耗材盘点报告》。3.《办公耗材盘点报告》需经仓库管理人员、行政部门负责人签字确认，报公司分管领导审批。五、办公耗材的节约使用管理（一）纸张类耗材的节约使用1.双面打印复印：在进行打印和复印时，应优先选择双面打印复印功能。各部门的打印机、复印机应设置为默认双面打印复印模式，特殊情况需要单面打印复印的，需经部门负责人批准。2.纸张重复利用：对于单面使用过的纸张，可以进行二次利用，如作为草稿纸、便签纸等。各部门应设置专门的纸张回收箱，用于收集单面使用过的纸张。3.电子文档优先：在日常办公中，应尽量使用电子文档进行信息传递和存储，减少纸质文档的使用。对于一些非必要打印的文件，可以通过电子邮件、即时通讯工具等方式进行传输。4.合理排版：在打印文件时，应合理排版，减少纸张的浪费。可以通过调整字体大小、行距、页边距等方式，使文件内容更加紧凑。（二）书写工具的节约使用1.笔芯替换：对于圆珠笔、中性笔等书写工具，应优先使用可替换笔芯的产品。当笔芯使用完后，应及时更换笔芯，而不是直接丢弃整支笔。2.墨水补充：对于钢笔，应使用可补充墨水的款式。当墨水使用完后，应及时补充墨水，而不是重新购买钢笔。3.合理使用：员工应爱惜书写工具，避免随意丢弃和浪费。在使用铅笔时，应尽量使用铅笔刀进行削笔，减少铅笔芯的浪费。（三）打印机耗材的节约使用1.墨粉/墨水添加：对于硒鼓、墨盒等打印机耗材，应尽量采用墨粉/墨水添加的方式进行补充，而不是直接更换新的耗材。公司可以指定专业的供应商进行墨粉/墨水添加服务。2.合理设置打印参数：在进行打印时，应合理设置打印参数，如打印质量、颜色模式等。对于一些非正式文件，可以选择草稿模式进行打印，以降低墨水/墨粉的消耗。3.定期维护打印机：定期对打印机进行维护和保养，保持打印机的良好性能。可以按照打印机的使用说明书，定期清洁打印机的喷头、硒鼓等部件，避免因打印机故障导致耗材的浪费。（四）其他办公耗材的节约使用1.办公文具的重复利用：对于一些可以重复使用的办公文具，如文件夹、档案袋、订书钉、回形针等，应在使用后进行整理和回收，以便下次继续使用。2.控制使用量：各部门应根据实际需求合理控制办公耗材的使用量，避免过度领用和浪费。对于一些非必要的办公耗材，应尽量减少使用。六、监督与考核（一）监督机制1.行政部门负责对各部门办公耗材的使用情况进行监督检查。检查内容包括办公耗材的领用、使用、节约情况等。2.定期对各部门的办公耗材使用情况进行统计和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.鼓励员工对浪费办公耗材的行为进行举报，对于举报属实的员工，给予一定的奖励。（二）考核指标1.耗材费用降低率：以各部门每月的办公耗材费用为考核指标，计算与上一年同期相比的费用降低率。2.耗材节约率：根据各部门的办公耗材领用情况，计算实际使用量与计划使用量的差值，以此作为耗材节约率的考核指标。（三）考核办法1.将办公耗材节约管理纳入部门和员工的绩效考核体系，与部门和员工的绩效奖金挂钩。2.对于在办公耗材节约管理方面表现突出的部门和员工，给予表彰和奖励；对于浪费严重的部门和员工