商贸公司内部控制问题探析-以河南多麦商贸有限责任公司为例

PAGEPAGE12商贸公司内部控制问题探析--以河南多麦商贸有限责任公司为例摘要近年来，国内经济发展取得了长足发展，中小民营企业为国内经济又好又快的发展增添了动力。内部控制是企业整改和推广的主要管理工具。有效的内部控制可以提高财务报告的质量，增强企业抵御风险的能力。企业必须认识到内部控制的重要性，不断完善内部控制，确保其持续经营和增长。本文运用调查分析法和综合归纳法相结合的方法，研究了多麦商贸有限责任公司（以下简称多麦公司）内部控制存在的问题并作出了针对性的对策分析。总的来说，本文可以分为四个方面：第一方面，介绍了本文的分析目标和意义，并介绍了内部控制的特点。第二方面，总结了多麦公司的概况和业务范围，并对公司现有的内部控制系统进行了详细调查。第三方面，仔细分析了出现的企业的运营情况不好、风险管理不规范、组织框架不合理、信息与沟通制度不足这四个大方面的问题相结合进行分析，同时概括出导致问题的成因。第四方面，针对所发现的问题提出了可行的解决方案，使公司的管理得到改善和完善，也可以为其他公司的发展起到参考作用。最后，得出相关结论。关键词：中小企业；内部风险控制；责任分工；内部控制环境建设

目录TOC\o"1-3"\h\u6262一、内部控制概述 130997（一）内部控制的定义 112767（二）内部控制的特点 119387（三）多麦商贸有限责任公司内部控制现状 129930二、多麦商贸有限责任公司内部控制现存问题 32760（一）公司内部控制环境有不足 3296611．公司领导层对内部控制意识薄弱 3234882．公司职工内控意识不强 343833．公司文化建设教育不足 3262684．公司职位缺乏牵制制度 439115．公司的绩效考核制度不健全 415375（二）公司的风险管理较弱 468641．公司的风险意识不足 47552．公司缺少法律人才 4251643．公司对往来业务的管理不够 5200084．信息与沟通不顺畅 514666三、多麦商贸有限责任公司内部控制问题的对策 518033（一）提高公司内部控制环境的有效性 5254171．加强领导对内部控制的管理意识 5286772．制定有效的人力资源政策 5203393．做好公司文化建设基础工作 6209844．建立考核激励制度 648465．实现分工责任制度 613739（二）提高抗风险能力建立有效体系 679471．制定合理的抗风险计划 699432．引进法律高效人才 7229413．提高对外业务管理能力 7248304．优化信息传递系统 712594结论 832062参考文献. 921522致谢 10PAGEPAGE12内部控制概述内部控制的定义内部控制的定义对于不同的人或组织是不同的，COSO委员会将内部控制定义为：内部控制是公司受全员作用，对业务的有效性和效率，财务报告的可靠性以及遵循适当的法律等目标提供的合理保护的过程。美国证券交易委员会将内部控制定义为：由公司的CEO、CFO也可以是由公司负责人设计或监管的，受到管理层，董事会和其他人员的影响，以确保财务报告的可靠性，真实性的控制程序，也是满足外部使用的财务报表编制符合公认会计原则提高合理保证的控制程序，中国的《企业内部控制基本标准》定义了的内部控制为：内部控制是由董事会，中国证监会，管理层和全体员工实施，控制目标的过程。而我个人对内部控制的定义是：内部控制是一种全员性质的控制。公司的内部控制需要全员参与，每个人都有责任，而不是由一个人或一部分人可以对公司进行内部控制。内部控制的特点1.2.1全面性内部控制在企业的各个层面都有着关联，大到重大决策，小大清洁管理都与内部控制有关。企业内部控制具有全面性，通过控制企业的全局，分析和发现企业存在的缺陷，提出改进措施。1.2.2经常性内部控制不是偶然性和突击性的工作，它具有经常性和连续性，企业的各种业务操作都涉及到内部控制，需要经常评估各种管理功能。公司必须随时都做好内部控制的工作，只有公司随时做好内部控制的工作，才能更好地运营。1.2.3潜在性内部控制的日常操作行为及其管理活动并非是互不相关的，具有一定的潜在性。不管采用什么管理控制方法，办理什么业务，都存在着一定的控制行为和控制意识。1.2.4相关性企业内部各个部门的控制是相互联系的，其中每一个环节出现问题，一种控制行为可能影响另一种控制行为的成功或失败。在建立企业内部控制时，要考虑到内部控制的相关性和整体性，内部控制的行为是相互联系又相互制衡的关系。多麦商贸有限责任公司内部控制现状河南多麦商贸有限责任公司（简称多麦公司）位于河南省南阳市，在2015年成立以来，公司以零售行业为主，秉承全心全意服务的精神，坚持顾客至上，用户第一的基本原则，不断发展壮大。公司现拥有员工300余人，管理人70余人，在河南当地开设多家超市，通过实力较量显示出自身较强的竞争优势，经营范围主要有食品、营养和保健食品批发，卷烟制品等多种零售业务，为当地群众提供了大量再就业的机会，以其产品价格实惠公道，服务态度热情全面而受到普遍好评，成为河南零售业一支蓬勃发展的新秀品牌。根据个人的调查汇总，对该企业的内部管理方面也有了一定了解，多麦公司对内部控制管理问题虽然较为重视，但是对于内部管理方面的知识储备还是不够充足。这个企业由于对外界情况比较重视，因此忽视了内部各部门、各岗位的牵制，其公司重心侧重于公司的发展和利润，对企业内部的危机管控的重视程度很低，趋向于内部规范的进步，但是对企业内部的危机管控的重视程度不高，关心公司实际运用方面的监控，对公司的内在人文环境建造却又不够重视。公司内部控制环境现状内部控制的实施往往受到人为因素的影响。中国的大多数中小企业家没有很高的学历。该公司是靠自己的努力建立的。在这个快速增长的经济市场中，接受新事物和新规则需要很长时间，在做出重大决策时，通常基于个人主观判断，不会将市场需求和公司前景相结合，多麦公司亦是如此。公司的内部培训系统也非常简陋，忽视其自身管理能力的提高，另外，工人的内部管理不够，公司的员工素质不符合内部控制的要求，对内部控制管理措施的理解不够充分深入，使公司的内部管理建设不能很好的完善。该公司目前正处于企业发展的上升期，为了吸收更多的高级人才，总经理让其他家庭成员分享股份，形成以家庭为中心的管理团队，重新划分股份数量，长期比例为65％，其余工人占30％，其余的作为杰出工作者得到奖励，对做出杰出贡献的工人作出奖赏，这是一家典型的家族企业。与此同时，该公司也在扩大自己的市场，并将开设新的超市分支机构，但是在对于新员工的培养方面，各个超市没有明确统一的标准，人员素质参差不齐。多麦公司缺乏培训和企业文化教育，忽视了企业理念与实际活动的碰撞，从而导致了员工工作积极性的下降，效率低下，工人的工作主动性减少。中小企业内部管理意识不足，知识储备不足，对内部管理的实施产生不利影响。公司内部控制风险管理现状风险评估过程包括四个子要素：目标设定，风险评估，风险应对，会计标准和会计系统变更。在对多麦公司内部控制风险管理现状的调查过程中，发现了几个重要结论。首先，公司尚未建立危机管理体系，无法预算外部和内部危机，对于可能突发的危机无法及时处理。其次，公司缺乏专业的法律人才，没有法律风险防范意识，不能按照法律法规的要求开展业务，不能保证公司的合理运作。与此同时，公司尚未制定未来发展战略和发展目标。因此，普通项目的运作，没有相应的计划来提高公司的市场竞争力。由此可见，多麦公司正在风险管理方面存在重大漏洞，无法帮助公司应对其面临的风险。公司信息与沟通现状多麦公司对信息和沟通的重要性，员工职位和信息系统的设置都有着不合理的地方。这些共同影响信息和沟通的顺畅性，并且在信息传达方面是不利的。在单位管理沟通方面，企业内部的自我管理，合作和沟通机会很少，两家公司之间的协调与合作没有得到妥善处理，使公司的资源无法充分利用，这必将给公司带来一些问题和不必要的损失。例如，多麦公司的销售部门没有与采购部门沟通，当某个产品的市场需求突然增加时，销售部门只考虑自己的销售策略，不及时与采购部门沟通，并要求采购部门增加产品采购量，结果是在打开该产品的商品市场后，由于产品库存低，公司就无法抓住创造利润的良机。在纵向沟通方面，企业的许多信息都被领导层面掌握。当发布任务时，没交代前提条件和背景信息，就会导致执行任务的员工的信息不完整，影响完成任务的质量和效率，无法实现预期目标。多麦公司在订货方面，公司领导和负责订购的员工之间的沟通不够。每笔订单的到货日期都确定在月初，但偶尔会有特殊情况导致到货延期，管理人员没能及时通知员工，员工依旧预定时间等待卸货，浪费人力和时间，造成不必要的经济损失。多麦商贸有限责任公司内部控制现存问题以《企业内部控制基本规范》为依据，通过对多麦商贸公司内部控制存在的现状进行归纳分析，找出目前该公司内部控制存在的主要问题及形成问题的成因。公司内部控制环境有不足公司领导层对内部控制意识薄弱公司领导层的内部控制管理意识仍然很薄弱。由于文化水平，思想观念和思维方式的局限，往往会导致“封建君主制”。只需要做好手头而不去思考，研究和开发新产品，学习新系统，新标准和新方法，不注重改进自己的管理知识，不参加各种内部控制管理培训课程。公司的大多数领导者都会关注如何创造收入，却忽视内部控制的管理问题，随着时间的推移，它会造成不讲制约、监管不力的现象。虽然内部控制系统已经建成，但领导层一直缺乏监督，管理层认为实现表面化就以足够，它并没有真正实现该制度，它只关心最近的经济利益而忽视了长期发展。例如，多麦贸易公司在年度总结中提交的一些财务报告里，递交的利润指标和收入都非常高，但内部控制管理上却没有具体的评估标准，因此，为了在任期内达到目标结果，管理层会要求财务人员准备虚假的综合评估指标，以便使报告看起来更完美，为了反映自身运营的强大能力，向上级报告了不切实际的销售增长和技术改进，以取悦老板。这些都是基于这样一个事实，即内部领导体系没有得到重视，公司的领导层内部控制意识薄弱。公司职工内控意识不强该公司目前的员工呈“老龄化”和“年轻化”两个极端。负责内部审计的是从事金融工作10年或20年的“老龄化”员工。近年来，会计制度，会计准则，会计方法和税率核算方法不断完善，作为公司新时代的审计师，与时俱进尤为重要，这个方面的知识储备自然也非常重要，如果没有相关知识储备，那么审计的结果就无法保证，也就是走了走形式主义，不会有什么实质性的发展。“年轻化”的员工几乎没有工作经验，缺乏相应的培训指导，很难从培训中提高自己的工作技能，无法独立解决遇到的问题，从而影响公司的未来发展。还有一些中层领导者对内部控制的理解略有不同，导致员工忽视了内部控制系统的重要性，将内部控制文件视为一纸空文，这将会导致空喊口号，没有具体的实施措施的现象，最终造成管理上的损失。这是因为公司的人力资源培训体系还没有完善，员工对公司管理方法的学习和应用还不够，不能为公司提供高素质的人才，从而放慢了公司的发展速度。公司文化建设教育不足文化建设是公司发展的重要因素。如果销售业绩是公司的“硬实力”，那么文化建设就是公司的“软实力”。多麦公司的文化管理理念是：良好的商品，实惠，友好的服务，但由于人力资源体系不健全，员工对公司没有安全感，员工的命运无法与公司的命运联系在一起，也无法进步和共同发展。由于公司的文化建设体系执行不当，公司的日常要求和职业道德不够严格，一些员工的道德标准很低，曾发生过多次使用公共资金和收取商业折扣等不良现象，这种现象对公司造成了不利影响。公司职位缺乏牵制制度在中国的大多数民营企业中，“一人多岗”现象并不少见，可以节省劳动力，节省工资和福利。多麦公司因为成本的控制而采用这种制度。尽可能少用人，用好人，这将导致许多性质不同的职位，但它们都是由同一个人担任的结果，诸如开发票，登记簿，收取现金，填写凭证和审查等财务操作都由一两个人完成。从表面上看，人力和物力资源得到了大量节约，节省了时间，但没有专业人员监督执行，实际上，这种违规制度运作既不能提高公司的发展水平，还会造成资金外流，腐败和贪污的现象将会发生，这将给公司的未来发展带来隐患。优秀完善的组织结构可以清楚地表明每个员工应该负责什么，在该公司做的不是很到位。会出现一些谁都可以管，又谁都可以放手的事情，这可以从处理一些公司事务的“踢皮球”现象看出，在问题发生后，都互相指责并互相指责，闹到最后，没有解决方案，不了了之。公司的内部控制职能尚未发挥，内部控制取决于日常监督，多麦公司的内部控制系统要求所有部门监督自己内部经济活动，但有些领导经常进行干预，工作人员因为领导干预，或者是利益的诱惑，往往会根据领导意思行事，使内部控制法规无法实施。公司的绩效考核制度不健全公司在管理运营中最突出的缺点是企业绩效评估体系不健全。原计划可能是实用的，但尚未经过认真评估和检查，只是走走过场是不会达到预期效果的。无论系统多么健全，如果没有有效的管理和审查，它就无法发挥作用。多麦公司的绩效考核水平还不够完善，员工的劳动成果不能保证按劳动比例支付，员工的工作积极性不高，每个管理人员的薪水都在同一水平线上，在遇到意外麻烦时都会抱有多一事不如少一事的想法，坐等相关负责人员处理，没有金钱奖励，也就没有了积极性，若是每个经理的心理活动都是这样的，那么公司的发展就会停滞不前，问题就会被互相推诿，公司的损失是无法估量的。公司的风险管理较弱公司的风险意识不足公司的风险评估水平不高，这体现在员工和管理层缺乏全面的风险管理理念。例如，在采购过程中，公司没有对签署意图的供应商的资格和信用状况进行及时的风险评估，导致签字后供应产品质量不稳定，并且会有断供的情况，在物价波动阶段，供应方往往提出加价要求，直接影响公司的正常经营和销售，造成损失。在销售过程中，由于没有对商户的主体资格和信用状况进行风险评估，应收账款金额不断增加，等待时间越来越长，这使得公司账面坏账准备不断增加，这将给公司带来更大的损失;如果在项目开始之前没有进行相应的风险评估，将直接导致未来运营的不确定性。业务开展后，可能直接处于被动状态，分析其原因，公司企业往往是惯性思维，忽视风险评估的重要性，工作只是表面形式，不进行实质性的风险管理，和有针对性的风险评估。因此，对风险管理，内部控制管理，风险意识等之间的关系尚不清楚，这将严重制约企业的发展。公司缺少法律人才现在公司没有相关专业人员，公司的所有业务交易只能依靠传统的法律咨询。法律咨询尚未成为该单位的正式工作人员。其收入与劳务相关，看待问题仅基于表面，他不能根据公司本身的现状和条件提出解决方案，也不能保证公司的最大利益。就像公司管辖范围内的先前租户一样，租房者还欠了几年的租金，在签订股权转让规定之前咨询了相关法律，从那时起超市就成了最大的股东。不过，超市负责人长期亏损，没有给公司带来任何积极的经济利益。由于公司内部缺乏专业的法律人才，公司过分依赖外来法律顾问，也无法保护公司的经济利益。公司对往来业务的管理不够多麦商贸公司在其业务风险管理方面也存在问题。虽然在每个业务流程中建立了相应的系统，并根据实际情况不断改进，但在业务执行中仍然存在许多问题。在外部采购过程中，采购时没有预先管理，在执行过程中没有遵循公司的审批程序，未能按照既定的付款方式及时付款，在业务招待方面，如果标准没有明确定义且执行申请未事先完成，则通常以违反系统的形式报销，直接导致了预算控制形同虚设，同时，一些管理人员任意消费和报告费用，导致公司遭受不必要的损失。信息与沟通不顺畅数据和通信渗透到单位的各种管理活动中，有正常的管理活动，会计管理系统，人员和高级别的普通交换控制系统。沟通方式主要包括企业内部的纵向沟通和横向沟通两种方式。信息和沟通被认为是公司内部控制要素中最不相关的部分，因此公司最有可能在此链接中出错。从多麦公司的员工数量来看，作为一个整体，它是一种自上而下的垂直管理模式，逐步报告，逐层交付。因此，高层领导的决定必须首先传递到中层，中层到主管，最后到一线员工，在传递信息的过程中，各级人员不可避免地会因不同的知识，能力和经验而对问题的理解存在差异，最终导致工作结果不能达到管理层的期望水平。多麦公司的决策倡议掌握在少数人或部门手中，这部分人员和部门具有明显的信息优势，导致信息不对称的出现。但是，多麦公司的管理者并不太关注这种现象，并打算扩大少数人和部门的信息优势，因此会有高管层的管理要求无法很好执行的情况。多麦商贸有限责任公司内部控制问题的对策现实中，私企小单位其内部管理存在缺陷的原因有很多：人为原因，体系原因，环境原因，对于该单位存在的缺陷我个人提出几个建议：提高公司内部控制环境的有效性加强领导对内部控制的管理意识管理层形象与企业文化建设密切相关。管理层的形象影响了单位文化建设的方向，也影响了单位文化的本质。因此，领导的个人素养是否合格对于完善内部管理制度和单位文化建设至关重要。加强管理者管理，加强单位监督，制定相应指标，尽可能促进单位内部管理制度的完善，合理选择接班人，让人才管理公司，领导需要带头，严格自律，把企业利益置于个人利益之上，带头自觉遵守内部控制制度的要求。制定有效的人力资源政策人才的分配不科学严重影响了单位的发展。针对现有企业的不足，我个人提出了以下解决方案：一是扩大人才渠道，培养员工素质。第二，探索潜在的人才，为现任领导层注入活力。开展专业培训和素质拓展，丰富员工的专业知识，保证员工的心理健康，建立货币奖励制度，激发员工的积极性，提高员工素质。完善人才分配制度。良好的人才政策可以有效地培训员工，增强自身实力，这对健全的内部管理体系至关重要，因此，单位的领导和员工可以采用公开招聘方式引进人才，根据岗位自身特点，进行科学的人才分配，为公司未来的发展壮大打下人力基础。另外，要提高领导素质，它们与单位的未来有关，也与公司的内部管理有关，必须排除托关系，走后门等情况。做好公司文化建设基础工作泰勒说：“当制度完善后，员工的权利得到保障，领导的执行力对其影响至关重要。”换句话说，企业的支持是内部管理的有利保障，它是单位的长远发展的基础，创建一个综合实力强的公司，基本条件是单位的有利支持和单位文化的蓬勃健康的发展。注重企业文化建设的本质与形式的有效结合。单位文化的直观表达非常重要，它可以创造良好的环境，但外在的表现是不可能取代内部文化的建构。外形很容易改变，但内部质量需要长期积累和抛光。文化可以通过教育和参考形成，这可以影响企业的各个方面。因此，单位文化的形成需要注重内涵。重视协作和团队合作的发展。它是一个单位生存的关键，也是一个集体的主要发展力量，在单位文化建设中，要注意集体合作，没有它的存在，就很难开展单位工作。单位生存优势的关键在于单位内部的合作精神，这是现代环境的趋势。因此，企业必须为各层协作和团队合作创造良好的环境，并发布相关奖励制度鼓励团队合作，促进各个团队之间的良性竞争，培养积极向上的公司文化氛围。建立考核激励制度绩效考核制度在一定程度上代表对领导对员工的认可和激励，但必须在合理的基础上进行。鉴于公司存在上述问题，有必要进行全面考虑，一是完善单位绩效评估体系，例如，在管理方面，员工解决问题可以获得奖金，解决重大问题然后结合员工自身的才能可以考虑晋升，在单位的年度评估中，采用员工互评的评估方法来优化评估过程，以实现员工的平等性，而且，可以完善相应的参考数据，让体系更加规范，科学地制定定性指标，从而达到评估激励工作的目的。实现分工责任制度分工是公司的核心，合理，良好的分工是公司发展的重要保证，由于员工人数少，工作细分程度低，会有个别人员身兼数职，工作分配不合理。该体统的目的是防止单个人从事非法活动并有效防止欺诈。因此，对钱，账和物的控制必须是公司工作的核心。特别是，会计人员一定不得同时担任多个职位，在业务执行过程中，必须按照规章制度的合理程序进行实施及审核，每个工作人员应当在自己的职责范围内工作。建立明确严谨责任分化体系也是必要的，一旦出现问题，可以立即找到负责人，迅速高效的完成后续工作，以防止相关人员的欺诈和单位的腐败，杜绝“踢皮球”现象的发生。如果责任分工不能明确界定，就必须能够及时进行监管。提高抗风险能力建立有效体系制定合理的抗风险计划提高公司的运营风险意识，提高风险管理水平是保证未来发展的因素之一。这项工作不可能在短时间内实现，该公司缺乏公司内部的风险意识，需要让领导和员工交流，让领导者驱动员工，可以聘请对风险管理进行深入研究的大学教授或经验丰富的领导者来开展讲座，传授员工经验，及时向员工解释风险意识的重要性，将实际工作和理念结合，并提高员工风险意识，在工作中学会考虑实际风险，根据现状改善自己判断力，研究周围发生的案例，并让单位的工作人员总结经验，提高风险意识和改进的风险管理能力。根据企业责任与权利相结合的原则，合理的反风险计划有利于企业的未来发展，使其更好地实施。引进法律高效人才鉴于公司缺乏法律人才，有必要招聘和筛选相关的法律知识人才，并培养现有的法律人才，以弥补不足。公司应设立风险管理部门或负责管理部门，加强风险评估，改善业务过程中的风险管理，经济繁荣和环境变化增加了商业风险，必须建立健全的风险管理体系，确认公司的风险因素，及时完成风险评估，完善预警系统，降低风险。提高对外业务管理能力公司管理层可以制定风险管理系统，运用风险分析方法和评估方法，探索单位的优势，劣势，机遇和风险，深入探讨如何预防和处理风险。其次，要控制财务部门的风险防范，有必要对每笔报销付款进行实时检查和核实。此外，有必要详细分析企业的各种财务数据，并估计公司可能面临的风险，采取措施减少单位的损失。优化信息传递系统完整的信息系统可以提高工作效率，信息沟通对于单位的内部管理至关重要。高层之间，高层和员工之间以及员工之间必须有稳定高效信息交流体系。如果该单位想拥有一个完美的通信反馈系统，通信是非常关键的，它是双向的，才可以形成一个高效，畅通无阻碍的沟通渠道。此外，该单位还利用法律进行内部信息传递，使每个员工能够无误地掌握交易趋势，收集交易信息，处理个人矛盾，为企业信息系统的建立提供良好的基础，创建良好的沟通环境。高效的信息交换系统可以增强员工之间的感情，营造良好的办公环境。

结论随着中国经济全球化的加速，民营中小企业在整个国民经济中的地位和作用日益明显。目前，中国有4000万家中小企业，占企业总数的99％，占中国GDP的60％，税收的50％和城市就业的80％。在繁荣经济，促进就业，促进创新，促进生产方面，中小企业发挥着越来越重要的作用，成为促进国民经济和社会发展，构建和谐社会的重要力量。加强民营中小企业内部控制，提高企业整体管理水平，是帮助民营中小企业实现经济全球化竞争局可持续发展的必要手段。这也与中国中小企业的经济结构调整和改革开放有关。市场体系和构建和谐社会能否发挥重要作用的关键。中国的中小企业规模小，数量多。在实际工作中，各种管理系统都不够标准化。如果没有健全的内部控制制度，必然会阻碍中小企业的健康发展。因此，无论是从内部控制理论的发展方向，还是从中国社会经济发展的必然要求和企业管理现状的分析，都必须建立和完善中小企业的内部控制体系。

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