卫生院公章制度

PAGE卫生院公章制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院公章的使用与管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护卫生院的正常运营秩序，保障卫生院及相关方的合法权益。2.适用范围本制度适用于卫生院内部各科室、部门以及涉及公章使用的所有人员。3.定义卫生院公章是指代表卫生院行使职权、具有法律效力的印章，包括但不限于行政公章、财务专用章、合同专用章等各类印章。二、公章的种类与保管1.公章种类行政公章：用于卫生院对外发布正式文件、信函、证明等，代表卫生院行使行政管理职权。财务专用章：专门用于财务结算、开具票据等财务相关业务，确保财务往来的准确性和规范性。合同专用章：在签订各类经济合同、协议等文件时使用，明确合同的法律效力和责任归属。其他专用章：根据卫生院实际工作需要，可能还会设置如医疗业务专用章、科研项目专用章等，用于特定业务领域的文件签署。2.保管责任行政公章由卫生院办公室指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。财务专用章由财务部门负责人指定专人保管，严格按照财务制度进行使用和管理。合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管，确保合同签订过程中的印章安全与规范使用。其他专用章由相关业务部门负责人指定专人保管，并明确使用范围和审批流程。3.保管要求公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管或多人交叉保管制度，确保公章存放的安全性。保管场所应具备防火、防盗、防潮等安全设施，防止公章因意外事件受损或丢失。公章保管人员应妥善保管公章存放钥匙，不得随意转借他人，如有遗失应及时报告并采取相应措施。三、公章的使用流程1.使用申请凡需使用卫生院公章的部门或个人，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。申请表应由申请部门负责人签字确认，并根据用章性质提交相关证明材料或审批文件。2.审批流程一般性文件用章：由申请部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批，审批通过后即可使用公章。重要文件用章：涉及重大决策、经济合同、对外合作等重要事项的文件用章，需经申请部门负责人、分管领导审核签字后，报卫生院院长审批，院长同意后方可使用公章。财务用章：财务专用章的使用应严格按照财务审批流程执行，由财务部门负责人审核签字后，报分管财务领导审批，确保财务用章的准确性和合规性。合同用章：合同专用章的使用需经合同管理部门负责人审核合同条款，确认无误后提交分管领导审批，对于重大合同还需报卫生院院长审批，确保合同签订的合法性和有效性。3.用章登记公章保管人员在使用公章前，应仔细核对《公章使用申请表》及相关审批文件，确认无误后进行用章登记。登记内容包括用章日期、用章文件名称、用章份数、申请部门、审批人等信息，并由用章人签字确认。4.盖章操作公章保管人员应严格按照审批意见进行盖章操作，确保印章清晰、端正、完整地加盖在文件规定位置。盖章过程中应注意防止印章污损或错盖，如有异常情况应及时报告并采取相应措施。5.用章文件存档用章完毕后，公章保管人员应及时将用章文件及《公章使用申请表》等相关资料进行整理归档，按照档案管理规定妥善保存，以备查阅。四、公章使用的限制与禁止事项1.限制事项严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖公章，如因特殊情况确需预盖公章的，必须经卫生院院长批准，并严格登记用章情况。公章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得超越权限使用公章，不得擅自将公章借给其他单位或个人使用。涉及重大经济利益、法律纠纷等敏感事项的文件用章，应在法律顾问的指导下进行，确保用章行为的合法性和风险可控性。2.禁止事项禁止利用公章从事违法违规活动，如伪造、变造文件，进行诈骗、非法集资等行为。禁止将公章用于与卫生院业务无关的任何事项，不得为其他单位或个人提供虚假证明或文件。禁止私自刻制、仿制卫生院公章，一经发现将依法追究相关人员的法律责任。五、公章的停用与销毁1.停用情形因卫生院机构变更、名称变更、业务调整等原因，导致原公章不再适用时，应及时办理公章停用手续。公章因磨损、损坏、遗失等原因无法正常使用时，应立即停止使用，并按规定进行处理。2.停用程序公章保管人员应填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因及停用时间，经申请部门负责人、分管领导审核签字后，报卫生院院长审批。院长批准后，由办公室发布公章停用通知，并收回停用公章。3.销毁程序对于停用的公章，应按照规定进行销毁处理。销毁前，应由办公室组织相关人员对公章进行清点核实，并填写《公章销毁申请表》。《公章销毁申请表》应经申请部门负责人、分管领导审核签字后，报卫生院院长审批。院长批准后，由办公室指定专人负责监督销毁过程，确保公章彻底销毁，不留隐患。公章销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息，并由参与销毁人员签字确认。销毁记录应作为档案资料妥善保存。六、监督与检查1.内部监督卫生院办公室应定期对公章的使用与管理情况进行检查，检查内容包括公章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。财务部门应定期对财务专用章的使用情况进行自查，确保财务用章符合财务制度和法律法规要求。合同管理部门应定期对合同专用章的使用情况进行检查，加强对合同签订过程的监督，防止合同风险。2.外部审计卫生院应定期接受上级主管部门或审计机构的审计监督，审计内容包括公章管理制度的执行情况、公章使用的合法性和合规性等。对于审计中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门。3.违规处理对于违反本制度规定使用公章的行为，一经发现将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。造成经济损失或法律纠纷的，应依法追究相关人员的经济赔偿责任和法律责任。对于因公章保管不善导致公章遗失、被盗用等情况，保管人员应承担相应的责任，并及时采取措施防止损失扩大。如因公章遗失或被盗用给卫生院造成损失的，应依法追