卫生局档案立归档制度

PAGE卫生局档案立归档制度一、总则（一）目的为加强卫生局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、直属单位及下属医疗机构在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则卫生局设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案内容应真实反映卫生局各项工作的实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置卫生局设立档案管理科，配备专职档案管理人员，负责全局档案的管理工作。（二）档案管理科职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本局各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.开展档案业务培训和指导工作，提高全局档案管理人员的业务素质。7.参与本局重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（三）各科室及直属单位职责1.各科室及直属单位应明确一名档案工作兼职人员，负责本科室及本单位档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将工作中形成的各类文件材料进行分类整理，定期移交档案管理科。3.配合档案管理科做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局组织的各类会议、活动、培训等形成的文件材料、照片、录像等。4.本局开展的各类业务工作中形成的文件、记录、病历、处方、检验报告等。5.本局人员的任免、奖惩、考核等文件材料。6.本局固定资产、财务收支、审计等方面的文件材料。7.本局与其他单位签订的合同、协议等文件材料。8.本局参加的各类学术交流、合作项目等形成的文件材料。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及直属单位应按照档案收集范围，及时收集工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格应符合档案管理要求。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，按照档案分类方案进行归类。2.对每份文件材料进行编号、编目，填写文件目录，注明文件的标题、文号、日期、来源等信息。3.对文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐美观。4.按照档案保管期限的规定，对文件材料进行划分，确定保管期限。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.党群工作类包括党组文件、组织工作、宣传工作、纪检监察工作等方面的文件材料。2.行政管理类包括行政文件、会议纪要、工作计划、总结、报告、统计报表、人事管理、财务管理、固定资产管理等方面的文件材料。3.业务工作类包括卫生监督、疾病预防控制、医疗管理、妇幼保健、中医药管理等方面的文件材料。4.特殊载体类包括照片、录像、录音、光盘、电子文件等特殊载体的档案。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。2.全宗号：由上级档案管理部门统一给定，代表卫生局档案全宗。3.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年形成的档案。4.保管期限：分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。5.类别：按照档案分类方案中的类别代码表示，如“DQ”表示党群工作类，“XZ”表示行政管理类，“YW”表示业务工作类，“TZ”表示特殊载体类。6.顺序号：按照档案整理的先后顺序依次编号，从“001”开始。例如：一份2023年形成的永久保存的党群工作类文件，编号为：全宗号2023YDQ001。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理科应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.同一类档案应按照保管期限和年度顺序依次排列，不同保管期限的档案应分开存放。3.特殊载体类档案应单独存放，并采取相应的保护措施。（四）档案清点与核对1.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、内容完整。2.每年年底应对全年档案进行一次全面清点，填写档案清点登记表，发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析档案内容和价值的原则，确保鉴定结果的准确性。2.根据档案的形成时间、内容、来源、保管期限等因素，综合判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理科负责人、业务骨干及相关科室人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、用途、历史意义等，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满的档案，应进行重点审查，判断是否仍具有保存价值。3.对于已失去保存价值的档案，应填写档案销毁审批表，注明档案的名称、文号、日期、数量等信息。（四）销毁程序1.《档案销毁审批表》经档案管理科负责人审核、卫生局分管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁，并确保销毁过程的安全。3.档案销毁时，应进行现场监督，销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案销毁工作的记录。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.本局工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理科查阅。2.外单位人员查阅本局档案的，应持单位介绍信，经卫生局分管领导批准后，方可查阅。查阅重要档案的，还需经卫生局主要领导批准。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅时应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自摘抄、复制或传播。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理科办理查阅手续，档案管理人员根据查阅申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅登记本上填写查阅日期、档案名称、文号、查阅目的等信息，并签字确认。3.查阅人员应在档案管理科指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需摘抄、复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理科，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用服务1.档案管理科应积极为本局各项工作提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。2.对于重要会议、重大活动等，档案管理科应提前介入，做好档案资料的收集和整理工作，确保活动结束后及时形成完整的档案。3.鼓励档案管理人员开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记等，为领导决策和工作研究提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅和利用，提升档案服务水平。（二）数字化扫描1.对具有保存价值的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应进行格式转换和存储，建立电子档案数据库，实现电子档案的集中管理。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理的全过程信息化。2.系统应设置用户权限管理模块，根据不同用户的职责和权限，分配相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.建立档案数据备份机制，定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。（四）安全管理1.加强档案信息化系统的安