环境卫生整治采购制度

PAGE环境卫生整治采购制度一、总则（一）目的为加强公司环境卫生整治采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、有序进行，提高采购资金使用效益，保障公司环境卫生整治工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与环境卫生整治相关的物资、服务采购活动，包括但不限于清洁工具、消杀用品、环卫设备、垃圾清运服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购流程应接受监督，确保采购活动的公正性和公信力。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立环境卫生整治采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人组成。采购领导小组负责审议和决策重大采购事项，包括采购预算、采购计划、采购方式、供应商选择等。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]作为环境卫生整治采购的执行部门，负责采购活动的具体组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的策划、采购文件编制、供应商选择、合同签订、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出环境卫生整治物资和服务的需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核和付款审批工作。3.质量监督部门：负责对采购物资和服务的质量进行监督检查，参与采购验收工作，确保采购产品符合相关标准和要求。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据公司环境卫生整治工作计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等相关部门，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按规定程序报采购领导小组审议通过。2.采购预算应根据市场价格变化、公司业务发展等因素进行动态调整。如需调整采购预算，应按规定程序重新编制和审批。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要超预算采购，应按规定程序报采购领导小组审批，并说明超预算原因和资金来源。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购资金使用情况进行分析和评估，确保采购资金合理使用。（三）预算控制1.采购执行部门应建立采购预算执行台账，详细记录采购项目的预算执行情况，包括采购合同签订金额、实际支付金额、预算结余等信息。2.采购领导小组应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的严格执行。四采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司环境卫生整治工作需要，填写《环境卫生整治采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购执行部门。2.采购申请表应附相关技术文件、图纸、样品等资料，以便采购执行部门准确了解采购需求。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。如采购申请符合要求，采购执行部门应将申请表提交采购领导小组审批。2.采购领导小组应根据采购项目的性质、金额大小等因素，按照规定的审批权限进行审批。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和评审。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购执行部门应选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标应通过国家指定的招标媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判应与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。单一来源采购应从唯一供应商处采购。询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购文件编制1.采购执行部门应根据采购方式和采购需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书、询价通知书等）、采购需求文件（技术规格、数量、质量要求等）、采购合同条款、评标标准（或谈判文件、询价文件等）等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。采购文件编制完成后，应经采购执行部门负责人审核签字，并报采购领导小组审批。（五）供应商选择与管理1.供应商征集：采购执行部门应通过多种渠道广泛征集供应商，建立供应商信息库。供应商信息库应包括供应商基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.供应商筛选：采购执行部门应根据采购项目的需求和供应商信息库，对供应商进行筛选，确定潜在供应商名单。潜在供应商名单应报采购领导小组审核通过。3.供应商评审：采购执行部门应组织相关部门对潜在供应商进行评审，评审内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面。评审结束后，采购执行部门应编制供应商评审报告，推荐成交供应商候选人名单。4.供应商确定：采购领导小组根据供应商评审报告，确定成交供应商，并向成交供应商发出中标通知书（或成交通知书、采购合同等）。5.供应商管理：采购执行部门应建立供应商档案，对供应商的供货情况、产品质量、售后服务等进行跟踪和评价。对于表现优秀的供应商，应给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时进行整改或淘汰。（六）采购合同签订1.采购执行部门应在确定成交供应商后，按照采购文件和谈判结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经采购执行部门负责人审核签字，并报采购领导小组审批。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（七）采购验收1.采购物资到货前，采购执行部门应通知需求部门、质量监督部门等相关部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门应会同质量监督部门等相关部门按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。3.对于验收不合格的采购物资，采购执行部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货。如供应商拒绝整改或退换货，采购执行部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。（八）采购付款1.采购物资验收合格后，需求部门应填写《环境卫生整治采购付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、验收情况、付款金额等内容，并经部门负责人签字确认后提交财务部门。2.财务部门应根据采购合同和验收报告，对采购付款申请表进行审核。审核通过后，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。3.采购执行部门应建立采购付款台账，详细记录采购项目的付款情况，包括付款日期、付款金额、付款方式等信息。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律纠纷等。2.根据风险识别和评估结果，采购执行部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险：采购执行部门应加强市场价格监测，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量，采取套期保值、签订长期合同等方式，降低市场价格波动风险。2.供应商违约风险：采购执行部门应加强对供应商的管理和监督，建立供应商信用评价体系，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确违约责任条款，对供应商的违约行为进行约束和追究。3.质量问题风险：采购执行部门应加强对采购物资质量的控制，严格按照质量标准进行验收。在采购合同中约定质量保证金条款，对因质量问题给公司造成的损失，要求供应商承担相应的赔偿责任。4.法律纠纷风险：采购执行部门应加强对采购法律法规的学习和了解，严格遵守法律法规的规定，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应咨询公司法律顾问，对合同条款进行审核，避免法律纠纷的发生。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益、采购合同的履行情况等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.公司纪检监察部门应加强对采购活动廉政情况的监督检查，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购活动的公正性和廉洁性。（二）外部监督1.采购活动应接受政府相关部门的监督检查，如财政部门、