卫生监督协管档案制度

PAGE卫生监督协管档案制度一、总则（一）目的为加强卫生监督协管工作的规范化管理，确保卫生监督协管信息的完整性、准确性和可追溯性，提高卫生监督协管工作质量和效率，依据相关法律法规和行业标准，制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及卫生监督协管工作的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关卫生监督协管的法律法规、规章和规范性文件，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映卫生监督协管工作的实际情况，数据准确、记录完整。3.分类管理原则：按照卫生监督协管工作的不同类别和性质，对档案进行科学分类，便于查找、使用和管理。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露、不丢失，维护公民、法人和其他组织的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生监督协管档案管理制度，并组织实施。2.对卫生监督协管档案工作进行统筹规划、协调指导和监督检查。3.集中管理各类卫生监督协管档案，建立档案数据库，实现档案信息的电子化存储和检索。4.定期对档案进行整理、归档、保管和鉴定，确保档案质量。5.负责档案的借阅、查阅、复制等服务工作，并做好登记记录。6.组织开展档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门卫生监督协管档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，规范档案的形成过程，明确档案的分类标准和编号规则。3.对已形成的档案进行妥善保管，防止档案损坏、丢失或泄密。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供相关档案资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、装订、上架、保管等。3.做好档案的信息化管理工作，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确性和完整性。4.对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，严格按照规定办理相关手续。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案分类与编号（一）档案分类卫生监督协管档案分为以下几类：1.综合管理类：包括卫生监督协管工作计划、总结、报告、会议记录、培训资料、考核文件等。2.信息报告类：涵盖卫生监督协管信息报告登记表、巡查记录、案件报告表、统计报表等。3.监督检查类：包含各类卫生监督协管现场检查记录、意见书、整改报告等。4.宣传教育类：如卫生法律法规宣传资料、健康教育活动记录等。5.投诉举报类：涉及投诉举报受理登记表、调查处理记录等。6.其他类：不属于上述分类的其他相关档案资料。（二）编号规则档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：按照档案分类，分别用两位字母表示各类档案，如“ZH”表示综合管理类，“XB”表示信息报告类等。3.流水号：从“001”开始依次编号，按顺序排列。例如，2023年综合管理类的第5份档案编号为“2023ZH005”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责卫生监督协管档案的收集工作，确保档案资料及时、准确地收集齐全。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文档、照片、音像资料等各种形式，确保档案信息的完整性。3.对于日常工作中形成的临时性档案资料，应在工作结束后及时收集整理，避免遗漏。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.对每一类档案进行排序，同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.去除档案资料中的无关材料，如重复页、空白页等，确保档案内容简洁明了。4.对破损或褪色的档案资料进行修复或复制，保证档案的可读性。5.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理部门在接收档案时，应认真核对档案的完整性、准确性和分类编号是否正确，对不符合要求的档案及时退回原部门进行补充或更正。3.归档后的档案应按照类别和编号顺序上架存放，便于查找和管理。（二）保管期限卫生监督协管档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：涉及重大卫生监督协管事件、重要法律法规执行情况等具有长期保存价值的档案。2.长期保管：一般为10年至30年，包括常规的监督检查记录、统计报表等档案资料。3.短期保管：一般为1年至不足10年，如临时性的信息报告、整改报告等档案。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，标识清晰。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅卫生监督协管档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，确定是否提供查阅服务，并指定专人负责陪同查阅。4.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取或丢失档案资料。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅卫生监督协管档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损或擅自复制。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的卫生监督协管档案进行鉴定，确保档案的保存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同参与。（二）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否仍具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和本公司/组织的实际情况进行鉴定。3.对于涉及重要事项、可能需要长期查证的档案，应适当延长保管期限。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人