卫生院采购制度及流程

PAGE卫生院采购制度及流程一、总则1.目的为规范卫生院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购物资和服务符合卫生院工作需要，特制定本制度及流程。2.适用范围本制度适用于卫生院所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于药品、医疗器械、办公用品、后勤物资、基建工程、信息服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的物资和服务，满足卫生院医疗、管理等工作需求。廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝采购过程中的腐败行为。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人、临床专家等组成。职责：审议和制定卫生院采购政策、制度和流程。审批年度采购预算和重大采购项目。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。2.采购部门设置：根据卫生院实际情况，设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。职责：贯彻执行采购政策、制度和流程。编制采购计划，组织实施采购活动。收集、整理供应商信息，建立供应商档案。参与采购合同的起草、审核和签订工作。负责采购项目的验收工作。定期向采购管理委员会汇报采购工作情况。3.需求部门职责：根据工作需要，提出物资、设备、服务等采购需求。参与采购项目的技术参数制定、评标等工作。负责采购物资和服务的使用、保管和维护工作。对采购物资和服务的质量、性能等进行反馈和评价。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据年度工作计划和实际工作需要，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算。采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并附必要的说明。采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核，结合卫生院财务状况和资金安排，编制卫生院年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。2.预算审批采购管理委员会对年度采购预算草案进行审议，根据卫生院发展规划和资金状况，批准年度采购预算。3.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核后，报采购管理委员会审批。四、采购流程1.采购申请提出：需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认。审核：采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、合规性、预算合理性等进行审核。对于重大采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证。审核通过后，报采购管理委员会审批。2.采购方式确定根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的项目。采购部门应按照《中华人民共和国招标投标法》等法律法规要求，委托具有相应资质的招标代理机构组织招标活动。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购管理委员会批准。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。3.供应商选择供应商征集：采购部门通过多种渠道广泛征集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对征集到的供应商进行资格审查，建立供应商档案。供应商选择：根据采购方式和项目需求，从合格供应商名单中选择供应商。对于公开招标、邀请招标项目，应按照招标文件要求进行评标，确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，应通过谈判、协商等方式确定成交供应商。供应商评价：采购部门定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评价，建立供应商评价档案。对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消资格等。4.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性等。对于重大采购合同，应组织法律顾问、财务人员等进行会审。采购合同签订后，应及时归档保存，并按照合同约定履行相关义务。5.采购验收到货通知：采购部门在采购合同约定的交货期前，通知需求部门做好验收准备。供应商交货时，应提供送货清单、质量检验报告等相关资料。验收组织：需求部门负责组织采购项目的验收工作。对于大型设备、复杂项目等，应邀请相关专家参与验收。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对采购物资和服务的数量、质量、规格型号等进行验收。验收报告：验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，经需求部门负责人、采购部门负责人签字确认后存档。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格。6.采购付款付款申请：供应商交货验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时向财务部门提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购项目名称、金额、付款方式、付款期限等信息，并附送货清单验收报告等相关资料。付款审核：财务部门对采购部门提交的付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性等。审核通过后，报卫生院领导审批。付款执行：卫生院领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和期限，及时支付货款。对于采用预付款、分期付款等方式的采购项目，财务部门应严格按照合同约定进行付款管理。五、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。3.风险应对价格风险应对：对于市场价格波动较大的采购项目，采购部门可以采取套期保值、签订长期合同、分批采购等方式，降低价格风险。供应商违约风险应对：在选择供应商时，应充分考察供应商的信誉和实力，要求供应商提供履约保证金或签订履约担保合同。加强对供应商的管理和监督，及时了解供应商的经营状况和履约情况，发现问题及时采取措施。质量风险应对：加强对采购物资和服务的质量检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收。要求供应商提供质量保证承诺，并在合同中明确质量违约责任。对于质量不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决，采取补货、换货、退货、降价等措施。法律法规风险应对：采购人员应加强对法律法规的学习，了解和掌握相关法律法规要求，确保采购活动合法合规。在采购合同签订前，应组织法律顾问对合同条款进行审核，避免合同纠纷。六、采购监督与审计1.内部监督采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，确保采购制度和流程的执行情况。审计部门应定期对采购项目进行审计，检查采购项目的合法性、合规性、效益性等。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、供应商选择、采购合同签订、采购验收、采购付款等