卫生档案专人管理制度

PAGE卫生档案专人管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生档案的管理，确保卫生档案的完整性、准确性和安全性，有效支持公司/组织的卫生管理工作，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及卫生档案管理的部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关卫生档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.专人专管原则明确专人负责卫生档案的管理，保证档案管理工作的专业性和连续性。3.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织的卫生状况及相关活动，数据准确无误。4.安全保密原则确保卫生档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司/组织的利益。二、卫生档案专人职责（一）档案管理员基本职责1.负责卫生档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。2.制定卫生档案管理工作计划和流程，确保档案管理工作有序进行。3.对档案资料进行分类、编号、编目，建立清晰的档案检索系统，方便查询和使用。（二）档案收集职责1.定期收集各部门产生的卫生相关文件、记录、报告等资料，确保档案资料的全面性。2.主动跟踪公司/组织内各类卫生活动的开展情况，及时获取相关档案素材。3.对外部获取的与公司/组织卫生有关的文件、资料等进行收集和登记。（三）档案整理职责1.对收集到的档案资料进行审核，剔除重复、无效或不符合要求的内容。2.按照档案分类标准，对档案进行分类整理，确保同一类档案资料的系统性。3.对每份档案资料进行编号，编制目录，建立档案索引。（四）档案归档职责1.将整理好的档案资料及时归档到相应的档案柜或电子存储系统中。2.确保档案存放有序，便于查找和取用，同时做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。3.定期对归档的档案进行清查，核实档案的完整性和准确性。（五）档案保管职责1.妥善保管卫生档案，防止档案损坏、丢失或变质。2.对电子档案进行定期备份，确保数据安全。3.严格控制档案的查阅权限，防止档案信息泄露。（六）档案查阅职责1.按照规定的查阅流程，为经授权的人员提供档案查阅服务。2.对查阅档案的人员进行登记，记录查阅时间、内容和用途。3.监督查阅人员在查阅过程中不得擅自涂改、抽取、损坏档案。三、卫生档案分类与编号（一）分类标准1.环境卫生档案包括公司/组织办公区域、生产区域、公共区域等的环境卫生检查记录、清洁消毒记录、卫生设施维护记录等。2.食品卫生档案（如有涉及）涵盖食品采购、储存、加工、销售等环节的卫生许可证、从业人员健康证、食品检验报告、食品卫生自查记录等。3.饮用水卫生档案（如有涉及）包含饮用水水源卫生状况、水质检测报告、供水设施清洗消毒记录、饮用水卫生管理制度等。4.职业卫生档案涉及员工职业健康监护档案、职业病危害因素检测与评价报告、职业卫生防护用品配备与使用记录等。5.医疗废弃物管理档案包括医疗废弃物产生、收集分类、暂存、转运、处置等环节的记录，以及相关协议、资质证明等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号第一位为档案类别代码，如“E”代表环境卫生档案，“F”代表食品卫生档案，“W”代表饮用水卫生档案，“O”代表职业卫生档案，“M”代表医疗废弃物管理档案。3.编号第二位至第四位为年份代码，如“2023”表示2023年产生的档案。4.编号第五位至第七位为流水号，从“001”开始依次递增。例如，一份2023年产生的环境卫生档案编号为“E2023001”。四、卫生档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责定期向档案管理员提交本部门产生的卫生相关资料，提交时间为每月[X]日前。2.资料应真实、完整、清晰，如有涂改应加盖提交部门公章或相关人员签字确认。3.档案管理员在收集资料时，应与提交部门进行核对，确保资料的准确性和完整性。（二）整理流程1.审核资料档案管理员收到资料后，首先对资料的真实性、完整性、合规性进行审核，不符合要求的资料应及时退回提交部门补充或修正。2.分类排序按照档案分类标准，将审核通过的资料进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编号编目为每份档案资料赋予唯一的编号，并编制详细目录，目录内容包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等。4.装订成册（如需）对于一些资料较多的档案，可进行装订成册，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。五、卫生档案归档与保管（一）归档方式1.纸质档案按照档案分类顺序，依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息，存放在档案柜中。2.电子档案建立电子档案库，按照档案分类和编号规则，将电子档案存储在服务器或存储设备中，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.环境卫生档案一般保管期限为[X]年，涉及重大环境卫生问题或整改记录的档案应长期保管。2.食品卫生档案（如有涉及）食品卫生许可证、从业人员健康证等长期保管，食品检验报告、自查记录等保管期限为[X]年。3.饮用水卫生档案（如有涉及）水源卫生状况、水质检测报告等长期保管，供水设施清洗消毒记录等保管期限为[X]年。4.职业卫生档案员工职业健康监护档案长期保管，职业病危害因素检测与评价报告等保管期限为[X]年。5.医疗废弃物管理档案相关记录和协议等保管期限为[X]年。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案柜应摆放整齐，便于查找和取用，同时要定期进行检查和维护，防止档案柜损坏影响档案保管。3.电子档案库应配备完善的安全防护设施，如防火墙、杀毒软件等，防止电子档案受到病毒、黑客等攻击。六、卫生档案查阅与借阅（一）查阅流程1.查阅人填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交所在部门负责人审批，部门负责人应根据查阅目的进行审核，如认为必要可签署意见。3.申请表经审批通过后，查阅人持申请表到档案管理员处办理查阅手续，档案管理员根据申请表提供相应档案资料，并在查阅登记本上记录查阅人信息、查阅时间、档案名称及编号等。4.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理员，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅流程1.因工作需要借阅卫生档案的，借阅人应填写《卫生档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等。2.将申请表提交所在部门负责人和档案管理部门负责人审批，审批通过后，借阅人到档案管理员处办理借阅手续。3.档案管理员根据申请表提供档案资料，并与借阅人签订《卫生档案借阅协议》，明确借阅人的权利和义务，包括不得擅自复制、转借、涂改档案，按时归还档案等。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理员申请，经批准后方可延长。5.借阅人归还档案时，档案管理员应认真检查档案是否完整、有无损坏，确认无误后在借阅登记本上注销登记。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司/组织商业秘密、个人隐私或法律法规规定保密的卫生档案，未经授权不得查阅和借阅。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，需经公司/组织高层领导批准。3.查阅和借阅档案的人员应严格遵守档案管理规定，不得在档案上进行任何标记、涂改或损坏。七、卫生档案的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限且确无保存价值的卫生档案。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复且无利用价值的。（二）销毁程序1.档案管理员定期对到期或需销毁的档案进行清查，列出销毁清单，清单内容包括档案编号、名称、日期、保管期限等。2.将销毁清单提交档案管理部门负责人审核，审核通过后报公司/组织分管领导批准。3.批准后的销毁清单一式两份，一份由档案管理员留存，一份交公司行政部门备案。4.档案销毁应在专人监督下进行，可采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息彻底销毁。5.销毁完成后，监督人员和档案管理员应在销毁记录上签字确认，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称及数量等。八、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对卫生档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案管理工作流程的规范性、档案资料的完整性和准确性等。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核办法1.制定卫生档案管理工作考核指标，包括档案收集及时率、整理准确率、归档完整率、查阅借阅规范率、销毁合规率等。2.对档案管理员及各部门档案提交责任人的工作进行量化考核，考核结果与绩效奖金挂钩。