公共卫生档案调取制度

PAGE公共卫生档案调取制度一、总则（一）目的为规范公共卫生档案的调取行为，确保档案信息的安全、准确、及时提供，保障公共卫生工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及公共卫生档案调取的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规以及行业标准中关于档案管理和信息安全的规定，确保调取行为合法合规。2.安全保密原则：保护公共卫生档案的安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，维护个人隐私和公共卫生信息安全。3.准确及时原则：确保调取的档案信息准确无误，并在规定时间内提供所需档案，满足公共卫生工作的实际需求。4.规范有序原则：明确档案调取的流程、权限和责任，使调取工作规范有序进行。二、档案范围及分类（一）档案范围本公司/组织所管理的各类公共卫生档案，包括但不限于疾病预防控制档案、卫生监督档案、医疗救治档案、健康教育档案、妇幼保健档案、社区卫生服务档案等。（二）档案分类1.疾病预防控制类：涵盖传染病报告与管理档案、免疫规划档案、慢性病管理档案、职业病防治档案等。2.卫生监督类：包括公共场所卫生监督档案、饮用水卫生监督档案、医疗卫生机构监督档案等。3.医疗救治类：如医疗机构病历档案、急救医疗档案、医疗质量控制档案等。4.健康教育类：包含健康教育计划、宣传资料、活动记录等档案。5.妇幼保健类：涉及孕产妇保健档案、儿童保健档案、妇女病防治档案等。6.社区卫生服务类：例如社区居民健康档案、家庭医生签约服务档案、社区卫生服务中心工作记录档案等。三、调取流程（一）申请1.内部申请本公司/组织内部各部门因工作需要调取公共卫生档案时，应填写《公共卫生档案调取申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细注明调取档案的名称、用途、调取时间范围、预计使用期限等信息。申请部门负责人对申请表进行审核，确认申请事项的真实性和必要性，并签字批准。2.外部申请外部单位（如政府部门、其他医疗机构、科研机构等）因工作需要调取本公司/组织公共卫生档案时，应提交正式的书面申请函。申请函应加盖申请单位公章，并注明申请调取档案的具体内容、用途、使用期限等。本公司/组织收到外部申请函后，由档案管理部门对申请函进行初步审核，判断申请是否符合法律法规及本制度要求。如审核通过，将申请函及相关信息转发至相关业务部门进行评估。（二）审批1.业务部门评估相关业务部门收到档案管理部门转发的外部申请函或内部申请表后，应对申请事项进行评估。评估内容包括申请用途是否符合公共卫生工作需要、是否可能对档案安全和信息保密造成影响、是否具备相应的档案提供条件等。业务部门根据评估结果，在申请表或申请函上签署意见，如同意调取，应明确调取档案的具体范围和提供方式；如不同意调取，应说明理由。审批意见应由业务部门负责人签字确认。2.档案管理部门审批档案管理部门根据业务部门的评估意见，对申请进行最终审批。审批过程中，重点审查申请是否符合法律法规及本制度规定，档案调取的范围、方式和期限是否合理，以及是否采取了必要的安全保密措施。档案管理部门负责人对审批结果签字确认。如申请获批，应明确档案调取的具体流程和要求；如申请被驳回，应及时通知申请部门或单位，并说明原因。（三）调取执行1.档案查找与整理档案管理部门根据审批通过的申请，安排专人负责查找所需档案。查找过程中，应按照档案分类和编号系统，准确、快速地定位相关档案。找到档案后，对档案进行整理和核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案存在缺失、损坏或信息错误等情况，应及时与相关部门或人员沟通核实，并采取相应的补救措施。2.档案提供方式对于内部调取申请，档案管理部门可根据申请部门的需求，直接将档案提供给申请部门指定的人员，或通过内部档案管理系统进行共享。对于外部调取申请，档案管理部门应根据申请单位的要求，采取以下方式提供档案：纸质档案：如申请单位需要纸质档案，档案管理部门应按照规定的格式和数量进行复印、装订，并在档案封面加盖本公司/组织档案管理专用章，通过机要邮寄或专人送达的方式提供给申请单位。电子档案：如申请单位需要电子档案，档案管理部门应将档案信息进行加密处理，并通过安全的电子传输渠道（如加密邮件、专用数据传输平台等）提供给申请单位。在提供电子档案时，应同时提供档案的元数据信息，确保申请单位能够准确理解和使用档案内容。在档案提供过程中，档案管理部门应填写《公共卫生档案调取登记表》（以下简称“登记表”），详细记录档案调取的时间、内容、提供方式、接收单位或人员等信息。登记表应由档案管理人员和接收人员签字确认。（四）归还与归档1.档案归还内部调取的档案使用完毕后，申请部门应及时将档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理人员应对档案的完整性和准确性进行检查，如发现档案有损坏、丢失或信息变更等情况，应及时与申请部门沟通核实，并要求申请部门采取相应的处理措施。外部调取的档案，申请单位应在规定的使用期限内将档案归还本公司/组织。如因特殊原因需要延长使用期限，申请单位应提前向本公司/组织档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延长。档案归还时，档案管理部门应按照档案提供方式的要求，对归还的档案进行验收。验收合格后，在登记表上注明归还情况。2.档案归档档案管理部门在收到归还的档案后，应对档案进行再次整理和核对，确保档案信息与原始记录一致。核对无误后，将档案按照原档案分类和编号系统进行归档，恢复档案的原始存储状态。在档案归档过程中，档案管理人员应更新档案管理系统中的相关信息，记录档案的归还时间、使用情况等，以便于后续查询和统计分析。四、调取权限与责任（一）调取权限1.内部人员权限本公司/组织内部各部门负责人有权根据本部门工作需要，申请调取与其部门职责相关的公共卫生档案。具体业务人员因工作需要调取档案时，应经部门负责人批准，并在申请表上注明申请用途和使用期限。2.外部单位权限政府部门因履行公共卫生监督、管理、决策等职责需要调取本公司/组织公共卫生档案时，具有相应的法定调取权限。其他医疗机构、科研机构等外部单位因开展公共卫生相关研究、合作项目等需要调取档案时，应按照本制度规定的申请流程，经本公司/组织审批同意后方可调取。（二）责任划分1.申请部门责任申请部门应确保申请事项真实、合法、必要，并对申请调取档案的使用负责。不得将档案用于申请用途以外的其他目的，不得擅自复制、传播、泄露档案信息。如因申请部门原因导致档案信息泄露、丢失或损坏，申请部门应承担相应的责任，并采取措施及时挽回损失。2.业务部门责任业务部门应认真评估申请事项，对档案调取的必要性和安全性进行审查。如因业务部门评估失误导致不当调取档案，业务部门应承担相应的管理责任。业务部门在档案调取过程中，应协助档案管理部门做好相关工作，确保档案调取工作顺利进行。3.档案管理部门责任档案管理部门负责公共卫生档案调取制度的具体实施和管理。应严格按照制度规定的流程进行档案调取审批、查找、整理、提供、归还和归档等工作，确保档案信息的安全和准确。如因档案管理部门工作失误导致档案信息泄露、丢失、损坏或未按时提供档案等情况，档案管理部门应承担相应的责任，并采取措施及时纠正错误，减少损失。4.接收人员责任档案接收人员在接收档案时，应认真核对档案的内容、数量和提供方式等信息，并在登记表上签字确认。如发现档案存在问题，应及时与档案管理部门沟通反馈。接收人员应对接收的档案妥善保管，不得擅自更改、删除或泄露档案信息。在档案使用完毕后，应按照规定及时归还档案。五、安全保密措施（一）档案存储安全1.物理安全档案管理部门应确保档案存储场所具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，安装必要的监控设备和门禁系统，限制无关人员进入档案存储区域。对档案存储设备进行定期维护和检查，确保设备运行正常，数据存储安全。2.电子安全采用安全可靠的电子档案管理系统，对公共卫生档案进行数字化存储。系统应具备数据加密、用户认证、访问控制、数据备份与恢复等功能，防止电子档案信息被非法获取、篡改或丢失。定期对电子档案管理系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复系统安全隐患。对系统中的用户账号和密码进行严格管理，定期更换密码，防止账号被盗用。（二）信息保密管理1.人员保密培训对涉及公共卫生档案调取的工作人员进行定期的保密培训，提高工作人员的保密意识和业务水平。培训内容包括法律法规、保密制度、信息安全知识等。在工作人员入职时，应签订保密协议，明确其在档案管理工作中的保密义务和责任。2.信息使用限制严格限制档案信息的使用范围，仅允许经授权的人员在规定的用途和期限内使用档案信息。未经批准，任何人不得擅自扩大档案信息的使用范围或泄露给无关人员。在档案提供过程中，对涉及个人隐私和敏感信息的部分进行必要的脱敏处理，确保信息安全。3.保密监督与检查建立保密监督机制，定期对档案调取工作中的保密措施执行情况进行检查。发现问题及时督促整改，对违反保密规定的行为进行严肃处理。设立举报渠道，鼓励员工和社会公众对违反公共卫生档案安全保密规定的行为进行举报。对举报属实的，给予举报人适当奖励，并对违规行为进行严肃查处。六、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门自查档案管理部门应定期对公共卫生档案调取制度的执行情况进行自查，检查档案调取流程是否规范、审批手续是否齐全、档案信息是否安全等。对自查中发现的问题及时进行整改，并形成自查报告，上报本公司/组织管理层。2.内部审计监督本公司/组织内部审计部门应定期对公共卫生档案调取工作进行审计监督，审查档案调取的合规性、合理性和效益性。通过查阅档案、访谈相关人员、检查登记表等方式，对档案调取过程进行全面审计。对审计中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.政府部门监督接受政府卫生健康行政部门、档案管理部门等相关部门的监督检查。积极配合政府部门的工作，如实提供档案调取相关资料和信息，接受政府部门的指导和监督。对政府部门提出的整改意见和要求，及时进行落实整改，并将整改情况上报政府部门。2.社会监督主动接受社会公众的监督，通过设立公开电话、邮箱等方式，及时处理社会公众对公共卫生档案调取工作的投诉和建议。对社会公众反映的问题进行认真调查核实，如确实存在违规行为，应及时进行整改，并向社会公众公开整改情况，维护公共卫生档案管理工作的公信力。七、附则（一