公共卫生资料归档制度

PAGE公共卫生资料归档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公共卫生资料的管理，确保资料的完整性、准确性和可追溯性，有效支持公共卫生工作的开展、评估及决策，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生相关工作所产生的各类资料，包括但不限于疾病预防控制、健康管理、环境卫生监测、食品安全监管等方面的文件、记录、报告等。（三）基本原则1.真实性原则：归档资料应如实反映公共卫生工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖公共卫生工作全过程的各类资料，不得遗漏重要信息，保证资料体系完整。3.准确性原则：资料的记录和整理应准确无误，数据、文字等表述清晰、规范。4.规范性原则：遵循统一的分类标准、编号规则和整理方法，确保归档资料规范有序。5.及时性原则：各项公共卫生工作完成后，应及时将相关资料进行归档，避免延误。二、归档资料分类与范围（一）疾病预防控制类1.传染病防控资料传染病报告卡及相关登记记录，包括传染病的诊断、报告时间、病例基本信息等。传染病监测数据，如发病率、死亡率、流行趋势分析等报告。针对传染病爆发疫情的调查处理资料，包括疫情报告、现场调查、控制措施实施及效果评估等。预防接种相关资料，如疫苗接种记录、冷链设备温度记录、疫苗出入库登记等。2.慢性非传染性疾病管理资料高血压、糖尿病等慢性病患者的健康档案，包含个人基本信息、健康体检记录、随访记录等。慢性病发病、死亡登记及统计报表。慢性病防控工作计划、总结及相关干预措施资料。（二）健康管理类1.员工健康管理资料员工健康体检报告，包括入职体检、定期体检等结果。职业健康监护档案，针对接触职业病危害因素的员工，记录职业健康检查、职业病诊断与治疗等情况。员工健康教育培训资料，如培训计划、教材、考核记录等。2.社区健康管理资料（如涉及社区健康服务工作）社区居民健康档案，涵盖居民基本健康信息、健康体检、重点人群管理等内容。社区健康教育活动资料，包括活动方案、宣传资料、参与人员记录等。社区健康促进项目资料，如项目申报书、实施过程记录、效果评估报告等。（三）环境卫生监测类1.工作场所环境卫生监测资料办公区域、生产车间等场所的空气质量、噪声、照度等监测报告。饮用水卫生监测资料，包括水源水、末梢水的水质检测报告，涉水产品卫生许可批件等。环境卫生检测计划、采样记录及检测结果汇总分析报告。2.生活饮用水卫生监督资料饮用水卫生许可证办理及年审资料。饮用水卫生监督检查记录，包括对供水单位的日常监督、专项检查等情况。饮用水污染事件调查处理资料，如事件报告、调查过程、采取的措施及结果评估等。（四）食品安全监管类1.食品生产经营单位监管资料食品生产经营许可证发放及管理资料。日常监督检查记录，包括检查时间、内容、发现问题及整改情况等。食品抽检监测资料，如抽检计划、样品采集、检测报告及不合格食品处理记录等。2.食品安全事故应急处置资料食品安全事故报告及相关调查资料，包括事故发生经过、危害程度评估、原因调查等。事故应急处置措施及效果评估报告，如食品召回、控制措施实施、人员救治等情况。三、归档资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责公共卫生资料的收集工作，确保资料及时、完整地收集。2.资料收集人员应熟悉公共卫生工作流程和资料要求，按照规定的范围和内容进行收集。3.对于外部获取的资料，如上级部门文件、检测机构报告等，应及时登记并妥善保存。（二）整理方法1.分类整理：按照本制度规定的资料分类，对收集到的资料进行分类归集。2.编号标识：为每一类资料编制唯一的编号，以便于识别和查询。编号应遵循一定的规则，体现资料类别、年份、顺序等信息。3.装订成册：对于纸质资料较多的类别，应进行装订，确保资料整齐、牢固。装订时应注意资料的顺序和页码编号。4.电子文档整理：同时建立电子文档档案，按照分类目录进行存储，并确保电子文档与纸质文档内容一致。电子文档应命名规范，便于查找和识别。四、归档资料的保管（一）保管场所1.设立专门的公共卫生资料档案室，确保档案室具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件。2.档案室应配备必要的档案柜、存储设备等，用于存放纸质和电子档案。（二）保管期限1.长期保存资料涉及重大公共卫生事件的调查处理资料、传染病疫情长期监测数据等，保管期限为永久。员工职业健康监护档案、食品生产经营许可证等重要资质文件，保管期限为员工离职后或相关许可有效期满后[X]年。2.定期保存资料一般的传染病报告卡、日常监督检查记录等，保管期限为[X]年。年度公共卫生工作总结、计划等资料，保管期限为[X]年。（三）档案保管要求1.纸质档案应分类存放于档案柜中，排列有序，并建立档案索引目录，便于查找。2.电子档案应定期进行备份，存储于不同的介质和地点，防止数据丢失。同时，要做好电子档案的安全防护，设置访问权限，防止数据泄露。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、完整性及保管状况，发现问题及时处理。五、归档资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公共卫生资料的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称及编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室查阅。2.查阅档案时，应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印部分资料，应经档案室管理人员同意，并登记复印内容。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并由管理人员核对无误后签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅公共卫生资料的，须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人及档案室负责人审批后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，并应按时归还。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对所借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。六、归档资料的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因机构改革、业务调整等原因，确需销毁的档案资料，经鉴定后符合销毁条件的，可予以销毁。（二）销毁程序1.由档案室管理人员提出档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.组织相关部门人员对拟销毁档案进行鉴定，确认是否符合销毁条件。鉴定人员应签字确认。3.经审批同意销毁的档案，应在指