卫生院会场制度

PAGE卫生院会场制度一、总则1.目的为了规范卫生院会场管理，确保各类会议的顺利召开，提高会议效率，保障参会人员的权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有会议室的使用及相关会议活动的组织安排。3.基本原则遵守国家法律法规及医疗卫生行业相关标准，确保会议活动合法合规。以服务临床、促进工作交流为宗旨，合理安排会议资源，提高资源利用率。注重会议的规范性、严肃性和高效性，营造良好的会议氛围。二、会议分类及组织1.院级会议定义：由卫生院领导班子组织召开的涉及全院工作部署、决策、重要事项讨论等的会议。组织流程会议发起部门提前[X]个工作日填写《院级会议申请表》，明确会议主题、时间、地点、参会人员范围、会议议程等内容，报院长审批。院长审批通过后，由办公室负责会议的通知、会议室安排、资料准备等工作。通知应提前[X]个工作日发送给参会人员，确保参会人员有足够时间准备。会议资料应包括会议议程、相关文件、汇报材料等，提前[X]分钟放置在会议室座位上。会议期间，办公室负责安排专人做好会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论要点、决策结果等。2.科室会议定义：各科室自行组织召开的本科室业务工作安排、总结、学习交流等会议。组织流程科室负责人提前[X]个工作日填写《科室会议申请表》，报分管领导审批。申请表应注明会议名称、时间、地点、参会人员范围、会议内容等。分管领导审批同意后，科室自行负责会议的通知、组织等工作。通知应在会议前[X]个工作日内传达给本科室人员。科室会议如需使用公共会议室，应提前向办公室申请，办公室根据会议室使用情况进行统筹安排，并在会议前[X]分钟做好会议室准备工作。3.专项会议定义：针对特定业务领域或专项工作召开的会议，如医疗质量分析会、科研项目推进会等。组织流程专项工作牵头部门提前[X]个工作日填写《专项会议申请表》，详细说明会议背景、目的、议程、参会人员范围等，经牵头部门负责人和分管领导签字后，报院长审批。根据院长审批意见，由牵头部门负责会议的组织实施，包括通知、资料准备、会议记录等工作。通知应明确参会人员的职责和要求，提前[X]个工作日发送给相关人员。会议资料应围绕专项工作主题，准备充分、有针对性，确保参会人员能够全面了解相关情况，便于讨论和决策。三、会议室管理1.会议室使用申请各部门因工作需要使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，注明使用时间、时长、会议主题、参会人数等信息，提交至办公室。紧急会议可通过电话或口头向办公室申请，办公室在条件允许的情况下应优先安排，并做好记录。2.会议室安排原则根据会议的性质、规模和参会人员范围，合理安排会议室。一般小型会议安排在较小的会议室，大型会议或全院性会议安排在较大的会议室。优先保障重要会议、紧急会议的使用需求，对于时间冲突的会议，办公室应进行协调，尽量满足各方需求。3.会议室使用时间正常工作时间内，会议室使用时长一般不超过[X]小时。如需延长使用时间，应提前向办公室说明原因，经同意后方可继续使用。非工作时间使用会议室，需提前[X]个工作日向办公室提出申请，经分管领导批准后，方可安排使用，并按规定支付相关费用（如有）。4.会议室设施设备管理办公室负责定期对会议室的设施设备进行检查、维护和保养，确保投影仪、音响、麦克风、空调等设备正常运行。参会人员应爱护会议室设施设备，不得随意拆卸、损坏。如发现设备故障或损坏，应及时告知办公室工作人员。会议结束后，使用部门应协助办公室清理会议室，保持会议室整洁卫生。四、参会人员行为规范1.按时参会参会人员应提前[X]分钟到达会议指定地点，不得迟到早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向会议组织者请假。会议开始后，迟到人员应尽量减少对会议的影响，在不打断会议进程的前提下，轻声入座。2.遵守会议纪律参会人员应将手机调至静音或关机状态，会议期间不得随意接听电话或离开会场。如有紧急情况需要接听电话，应到会场外接听，尽量缩短时间。会议期间应认真倾听，不得交头接耳、随意交谈、打瞌睡或做与会议无关的事情。如有意见或建议，应在会议规定的发言时间内提出。尊重会议主持人和其他参会人员，不得在会议中发表不恰当、不尊重或攻击性的言论。3.做好会议记录根据会议要求，需要记录的参会人员应自备笔记本，认真记录会议内容。记录内容应包括会议主题、议程、重要观点、决策结果、工作安排等。会议记录应清晰、准确、完整，便于会后查阅和落实会议精神。五、会议资料管理1.资料准备会议组织者应根据会议主题和议程，提前准备好相关会议资料，包括会议通知、议程安排表、汇报材料、文件资料等。资料内容应真实、准确、完整，符合法律法规和行业标准要求，能够支持会议讨论和决策。2.资料发放与回收会议资料应在会议开始前[X]分钟放置在会议室座位上，确保参会人员能够及时获取。会议结束后，参会人员应将会议资料整理好，交回会议组织者或指定地点。如有需要留存资料的，应按照规定办理借阅手续。3.资料归档办公室负责对会议资料进行分类整理、归档保存。归档资料应包括会议申请表、通知、议程、记录、汇报材料、决议文件等。会议资料的保存期限应按照卫生院档案管理规定执行，确保资料的完整性和可追溯性。六、会议安全与卫生1.安全管理会议室应配备必要的消防设施和器材，并保持完好有效。参会人员应熟悉消防设施的位置和使用方法，不得在会议室吸烟或使用明火。会议期间，应确保会议室门窗关闭，防止无关人员进入。如有人员进出，应进行登记。对于大型会议或人员密集的会议，应提前制定安全预案，确保会议期间人员的安全疏散。2.卫生管理参会人员应保持会议室的整洁卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾。会议结束后，应将个人物品带走，将座椅摆放整齐。皮办公室应定期对会议室进行清洁消毒，保持会议室环境整洁、空气清新。七、会议费用管理1.费用范围会议费用主要包括会议室租赁费用（如有）、资料印刷费用、餐饮费用（如有）等。2.费用审批会议费用的支出应按照卫生院财务管理制度进行审批。申请部门应在填写《会议申请表》时，一并注明预计费用金额，并附上费用预算明细。费用审批流程按照卫生院财务审批程序执行，经相关领导签字批准后，方可报销。3.费用报销会议结束后，申请部门应及时整理会议费用报销凭证，按照财务制度要求填写报销单，附上相关审批文件、发票等资料，提交至财务部门审核报销。财务部