公共卫生档案核对制度

PAGE公共卫生档案核对制度一、总则（一）目的为加强公共卫生档案管理，确保档案信息的准确性、完整性和规范性，提高公共卫生服务质量，特制定本核对制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生档案管理的所有部门、岗位及人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案信息应如实反映公共卫生服务的实际情况，不得虚构、篡改。2.准确性原则：档案记录应准确无误，数据、信息等应真实可靠。3.完整性原则：涵盖公共卫生服务的各个环节和方面，确保档案资料不缺失。4.及时性原则：档案信息应及时收集、整理、核对和更新，保证其时效性。二、档案核对职责分工（一）档案管理人员职责1.负责公共卫生档案的集中管理，建立档案目录和索引，便于查询和核对。2.对档案的完整性、准确性进行初步审核，及时发现并反馈存在的问题。3.按照规定的流程和要求，组织档案的核对工作，协调各相关部门和人员。（二）公共卫生服务人员职责1.在提供公共卫生服务过程中，如实记录相关信息，确保档案内容的原始性和真实性。2.对自己负责的档案资料进行自我核对，发现错误或遗漏及时更正补充。3.配合档案管理人员和其他相关人员进行档案核对工作，提供必要的资料和解释。（三）审核部门职责1.对公共卫生档案进行定期审核，检查档案的质量和合规性。2.针对审核中发现的问题，提出整改意见和建议，督促相关部门和人员进行改进。3.参与重大档案核对问题的研究和决策，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准。三、档案核对内容（一）个人基本信息核对1.姓名、性别、年龄、身份证号码等基本信息是否准确无误。2.联系方式（如电话号码、电子邮箱等）是否最新有效。（二）健康体检信息核对1.身高、体重、血压、血糖、血脂等体检指标记录是否完整、准确。2.体检报告中的诊断结论是否清晰明确，与相关检查结果相符。（三）疾病管理信息核对1.慢性病（如高血压、糖尿病等）患者的病情记录、治疗方案、随访情况是否连贯、准确。2.传染病患者的报告、诊断、治疗、隔离等信息是否符合规定流程和要求。（四）预防接种信息核对1.疫苗接种记录是否齐全，包括接种日期、疫苗种类、剂次等。2.接种对象的信息与实际情况是否一致，有无错种、漏种等情况。（五）妇幼保健信息核对1.孕产妇的孕期检查、分娩记录、产后访视等信息是否完整、准确。2.儿童的生长发育监测、预防接种、健康体检等信息是否连续、规范。四、档案核对流程（一）日常核对1.公共卫生服务人员在完成每次服务后，应及时对自己记录的档案信息进行自我核对，确保数据准确、内容完整。2.档案管理人员定期对已收集的档案进行抽查核对，重点检查信息的一致性、逻辑性和准确性，发现问题及时通知相关人员进行更正。（二）定期核对1.每月或每季度，由档案管理人员组织相关部门和人员对公共卫生档案进行全面核对。2.核对人员按照核对内容要求，逐份档案进行审查，填写核对记录表格，详细记录发现的问题及整改情况。（三）专项核对1.根据上级部门要求、工作需要或出现的特定问题，开展专项档案核对工作。2.专项核对应制定详细的核对方案，明确核对范围、重点和方法，确保核对工作的针对性和有效性。（四）核对结果处理1.对于核对中发现的一般性问题，如信息错误、记录不完整等，由档案管理人员及时通知相关公共卫生服务人员进行更正补充，并跟踪整改情况。2.对于较为复杂或涉及多个环节的问题，组织相关人员进行讨论分析，制定整改措施，明确责任人和整改期限。3.对核对结果进行总结评估，分析问题产生的原因，提出改进建议，完善档案管理流程和制度。五、档案核对记录与存档（一）核对记录要求1.核对人员应认真填写核对记录表格，详细记录核对的档案名称、编号、核对时间、核对内容、发现的问题及整改情况等信息。2.核对记录应字迹清晰、内容准确，不得随意涂改，如有涂改应在涂改处加盖核对人员印章或签名确认。（二）记录存档方式1.核对记录表格应按照档案类别和时间顺序进行整理，装订成册，妥善保存。2.电子版本的核对记录应进行备份，存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）存档期限档案核对记录的存档期限应与公共卫生档案的保存期限一致，以便在需要时能够查阅和追溯核对情况。六、档案核对监督与考核（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的档案管理监督小组，定期对档案核对制度的执行情况进行检查和监督。2.监督小组通过查阅核对记录、实地抽查档案等方式，检查核对工作是否按照规定流程和要求进行，核对结果是否真实可靠。（二）外部监督积极配合上级主管部门、卫生行政部门等相关外部机构的监督检查，如实提供档案核对工作的开展情况和相关资料。（三）考核机制1.将档案核对工作纳入员工绩效考核体系，对在档案核对工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励。2.对于未认真履行档案核对职责，导致档案信息出现严重错误或问题的部门和个人，按照公司/组织的绩效考核制度进行相应的处罚。七、档案核对培训与宣传（一）培训计划1.制定年度档案核对培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、档案核对制度、核对方法和技巧等方面。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展档案核对培训工作，可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种培训方式。2.培训结束后，对培训效果进行评估，通过考试、实际操作等方式检验培训对象对培训内容的掌握程度，确保培训质量。（三）宣传推广1.利用公司/组织内部的宣传栏、网站、微信公众号等渠道，宣传档案核对制度的重要性和相关要求，提高员工对档案核对工作的认识和重视程度。2.发布档案核对工作的动态信息和典型案例，引导员工积极参与档案核对工作，规范