物业管理公司制度汇编之档案管理规定

物业管理公司制度汇编之档案管理规定一、总则（一）目的为了加强物业管理公司档案的科学管理，提高档案利用效率，更好地为公司各项工作服务，根据国家有关档案管理的法律法规和行业规范，结合本公司实际情况，特制定本档案管理规定。（二）适用范围本规定适用于物业管理公司内部所有部门及员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本规定所指档案是物业管理公司在物业管理服务、经营管理、行政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理工作遵循集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的开发利用。二、档案管理机构与职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门（以下简称“档案室”），负责公司档案的集中管理工作。档案室应配备具有专业知识和技能的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保本部门形成的档案及时、完整地移交档案室。2.各部门在工作过程中应严格按照档案管理的要求，规范文件材料的形成、积累和整理工作，保证文件材料的质量。（三）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理规定，制定档案管理工作的具体规章制度和业务流程。2.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的安全和完整。3.指导和监督各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和宣传教育活动，提高员工的档案意识。4.负责档案信息化建设工作，推进档案管理的现代化和数字化进程。5.定期向公司领导汇报档案管理工作情况，为公司决策提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司的章程、规章制度、会议记录、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案等。2.物业管理档案：包括物业项目的接管验收档案、业主档案、房屋档案、设备设施档案、维修养护档案、安全管理档案、环境卫生档案等。3.经营管理档案：包括公司的经营合同、市场调研资料、营销策划方案、客户投诉处理记录等。4.工程技术档案：包括物业项目的规划设计图纸、施工图纸、竣工图纸、设备技术资料、工程维修记录等。5.声像档案：包括公司在工作活动中形成的照片、录像、录音等声像资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的文件材料，并进行初步整理。2.文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复和复制，确保文件材料的质量。（三）收集时间1.行政管理档案、经营管理档案等应在文件材料形成后的一个月内移交档案室。2.物业管理档案应在物业项目接管验收后的三个月内移交档案室。3.工程技术档案应在工程竣工后的六个月内移交档案室。4.声像档案应在拍摄或录制后的一周内移交档案室。（四）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。2.档案整理应按照分类、编号、装订、编目等步骤进行。3.档案分类应根据档案的内容和性质，采用年度组织机构保管期限或年度问题保管期限等分类方法。4.档案编号应按照统一的编号规则进行编制，确保档案编号的唯一性和系统性。5.档案装订应采用线装或胶装等方式，确保档案装订的牢固和整齐。6.档案编目应编制档案目录和卷内文件目录，注明档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的保管与保护（一）保管条件1.档案室应具备良好的保管条件，配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全。2.档案室的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案室应定期进行清洁和消毒，保持室内环境的整洁和卫生。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号的顺序存放在档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.对珍贵、重要的档案应采用特殊的保管方式，如密封保存、专柜存放等。3.对电子档案应采用磁盘、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全和完整。（三）保护措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的质量。3.对档案进行搬运和移动时，应采取必要的保护措施，避免档案受到损坏。（四）安全管理1.档案室应建立严格的安全管理制度，加强对档案的安全管理。2.档案室应安装监控设备，对档案室进行24小时监控，确保档案的安全。3.档案室应配备消防器材，定期进行消防演练，提高应对火灾等突发事件的能力。4.非档案管理人员未经许可不得进入档案室，如有特殊情况需要进入档案室，应经档案管理人员同意，并在档案管理人员的陪同下进入。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由公司领导、档案管理人员和相关部门人员组成，负责对档案的保管期限进行鉴定。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面、历史、科学的原则，根据档案的价值和保存期限，确定档案的销毁或继续保存。（三）鉴定方法档案鉴定应采用直接鉴定法，逐卷逐件地对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。（四）鉴定时间档案鉴定工作应每35年进行一次，对保管期限已满的档案进行鉴定。（五）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，注明档案的编号、题名、日期、保管期限、数量等信息，并由档案鉴定小组负责人签字确认。2.《档案销毁清册》应报公司领导审批，经公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案销毁彻底，不泄露档案信息。4.档案销毁时，应有档案管理人员和监销人员在场监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案的数量和动态变化。2.档案统计应采用统一的统计报表和统计方法，确保统计数据的准确和可靠。3.档案统计报表应定期报送公司领导和上级档案管理部门，为公司决策和档案管理工作提供数据支持。（二）利用方式1.公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案室查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案，应持单位介绍信或本人有效身份证件，经公司领导批准后，到档案室查阅。3.档案查阅应在档案室指定的查阅场所进行，不得将档案带出档案室。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并办理复制手续。（三）利用要求1.查阅档案人员应遵守档案管理的规定，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、损坏等。2.查阅档案人员应严格保密档案内容，不得泄露档案信息。3.档案管理人员应积极为档案利用者提供服务，及时准确地提供档案信息，提高档案利用效率。七、档案的信息化建设（一）建设目标推进档案管理的信息化建设，实现档案的数字化存储、管理和利用，提高档案管理的现代化水平和服务质量。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的在线收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等功能。2.对纸质档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和管理。3.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、存储和检索，方便档案的查询和利用。4.加强档案信息安全管理，采取必要的技术手段和管理措施，确保档案信息的安全和保密。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.选择合适的档案管理信息系统和数字化处理设备，进行系统的安装和调试。3.组织档案管理人员进行信息化培训，提高档案管理人员的信息化技能和水平。4.开展纸质档案的数字化处理工作，按照档案数字化的标准和规范，对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作。5.将数字化处理后的电子档案导入档案管理信息系统，进行分类、编号、存储和检索，建立电子档案数据库。6.加强档案信息系统的维护和管理，定期对系统进行升级和优化，确保系统的稳定运行和数据安全。八、档案管理的监督与考核（一）监督检查1.公司应建立档案管理监督检查制度，定期对各部门的档案管理工作进行监督检查。2.监督检查的内容包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等方面，重点检查档案管理工作的规范性和档案的安全完整性。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司应建立档案管理考核评价制度，将档案管理工作纳入各部门的绩效考