文化传媒公司合同管理规范手册

文化传媒公司合同管理规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范公司合同管理流程，防范法律风险，保障公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合文化传媒行业特性与公司实际经营情况，制定本手册。1.2适用范围本规范适用于公司对外签订的各类合同，包括但不限于版权合作、内容制作、广告发布、艺人经纪、设备租赁等业务合同，以及对内管理相关的协议文件。1.3基本原则合同管理遵循"事前防范、事中控制、事后补救"原则，坚持合法性、审慎性、效益性相统一，确保合同内容真实、条款完备、权责清晰。第二章合同管理组织架构与职责2.1管理部门公司法务部门为合同管理的归口部门，负责合同范本制定、法律审核、纠纷处理等工作；各业务部门为合同发起与履行的责任主体，承担前期调研、条款协商、履约跟踪等职责。2.2岗位职责（1）业务经办人：负责合同相对方资质审查、合作意向洽谈、合同文本初稿拟定，并对所提供信息的真实性负责；（2）部门负责人：审核合同的业务必要性、价格合理性及履约可行性；（3）法务专员：审查合同条款的合法性、合规性及风险点，提供法律意见；（4）公司领导：根据权限对合同进行最终审批。第三章合同订立管理3.1合同发起业务部门需在立项审批通过后发起合同流程，提交《合同审批表》及相关背景材料，包括但不限于相对方营业执照、合作方案、知识产权证明等文件。3.2相对方审查（1）主体资格审查：核实对方营业执照、经营范围、法定代表人信息，特殊行业需审查行业许可证；（2）履约能力评估：通过企业信用信息公示系统、行业口碑调查等方式评估对方商业信誉；（3）知识产权审查：涉及内容创作、版权授权的合同，需核查著作权登记证明、授权链条完整性。3.3合同起草与审核（1）优先使用公司标准合同范本，特殊业务需定制合同时，应参照范本核心条款；（2）合同文本应包含当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式等基本要素；（3）审核流程实行"业务部门初审→法务部门二审→分管领导审批→总经理终审"的分级审批机制，重大合同需提交股东会审议。第四章合同履行管理4.1履约跟踪业务部门应建立合同台账，实时跟踪履约进度，对款项支付、内容交付、服务质量等关键节点进行记录，发现异常情况及时上报。4.2变更与解除合同履行过程中需变更条款或解除合同的，应签订书面补充协议，履行原审批流程；因客观情况导致合同无法继续履行的，应及时通知对方并留存相关证据。4.3风险预警对可能出现的逾期付款、内容侵权、知识产权纠纷等风险，业务部门应及时与法务部门会商，制定应对预案，必要时采取发送律师函、提起仲裁或诉讼等法律措施。第五章合同档案管理5.1归档要求合同签订后，业务部门应在一周内将合同原件（含附件）、审批文件、履行记录等材料整理成册，移交档案室归档，电子文档同步上传至公司合同管理系统。5.2保管期限合同档案保管期限自合同终止之日起计算，一般合同保存五年，重大合同保存十年以上，涉及知识产权的合同保存至权利保护期届满。5.3查阅权限合同档案查阅实行审批制，内部员工因工作需要查阅时需经部门负责人批准，外部单位查阅需法务部门审核并报总经理批准。第六章责任追究6.1过错责任对未履行审查义务导致合同无效、因失职造成履约损失、擅自变更合同条款等行为，将根据情节轻重对相关责任人进行问责，涉及违法犯罪的移交司法机关处理。6.2考核机制合同管理情况纳入部门年度绩效考核，对严格执行合同规范、有效规避重大风险的团队或个人予以表彰奖励。第七章附则7.1动态修订本规范根据法律法规更新及公司业务发展情况适时修订，修订程序由法务部门发起，报总经理办公会审议通过后生效。7.2解释权本手册由公司法务部门负责解释，自发布之日起施行。（注：本手册配套附件包括《合同审批流程图》《标准合同范本汇编》《合同台账模板》等文件，另行制定下发。）【使用说明】1.各部门应组织员工专题学习本规范，确保全员掌握合同管理要点；2.业务开展中遇