保租房运营部档案管理制度

PAGE保租房运营部档案管理制度一、总则（一）目的为加强保租房运营部档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在保租房运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于保租房运营部在保租房项目规划、建设、运营、管理等过程中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指保租房运营部在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则保租房运营部档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容应真实反映保租房运营部的工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则加强档案的安全防护，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）运营部经理职责1.全面负责保租房运营部档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.审核档案管理制度和流程，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，为档案管理工作提供必要的资源支持。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.制定档案分类方案和编号规则，对档案进行科学分类和编号。3.建立档案目录数据库，实现档案信息的计算机管理，方便档案的检索和利用。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.对档案管理工作中发现的问题及时向运营部经理汇报，并提出改进建议。（三）各部门职责1.各部门负责本部门工作中形成档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责档案管理工作。2.各部门应按照档案管理制度的要求，及时将本部门的档案移交至档案管理人员，确保档案的集中统一管理。3.在工作中，各部门应积极配合档案管理人员做好档案的收集、整理和利用工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.保租房项目规划文件：包括项目可行性研究报告、规划设计方案、土地出让合同等。2.建设工程文件：包括工程立项批复、施工图纸、工程合同、工程竣工验收报告等。3.运营管理文件：包括租赁合同、租金收缴记录、租户信息档案、房屋维修记录、安全检查记录等。4.财务管理文件：包括财务预算、决算报告、租金收入报表、成本费用支出报表等。5.人力资源管理文件：包括员工招聘档案、培训记录、绩效考核档案、员工薪酬档案等。6.其他文件：包括上级部门下发的文件、与相关单位签订的合作协议、会议纪要、工作汇报等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的档案。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案的真实性和原始性。3.对于重要文件和资料，应进行备份或复制，以防止原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编号、排列和编目等管理工作。（四）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为项目规划类、建设工程类、运营管理类、财务管理类及人力资源管理类等大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号等信息，便于档案的识别和管理。3.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件，应进行修整和装订，使其整齐、牢固。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的检索和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前将本部门当年形成的档案整理完毕，并移交至档案管理人员进行归档。2.档案管理人员应对接收的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.对于不符合归档要求的档案，档案管理人员应及时通知相关部门进行补充或修正，直至符合要求为止。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映保租房运营部主要职能活动和历史面貌的，对保租房运营管理工作有长远利用价值的档案，如项目规划文件、重要合同协议、财务决算报告等。2.长期保管的档案在较长时间内对保租房运营管理工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年，如建设工程文件、运营管理中的重要文件等。3.短期保管的档案在较短时间内对保租房运营管理工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下，如一般性的工作文件、临时性的报表等。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，对纸质档案进行分类存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.电子档案建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。（四）档案保管制度1.档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对超过保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。4.做好档案库房的安全防护工作，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定。2.服务工作原则档案利用应紧密围绕保租房运营管理工作的需要，为各项工作提供有力支持。3.确保安全原则在档案利用过程中，应确保档案的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记簿上登记，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅档案时，档案管理人员应向利用者明确借阅期限和归还要求，并对借阅档案进行登记。3.复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制档案时，档案管理人员应注明复制日期、复制人姓名、复制内容等信息，并对复制件与原件进行核对。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，未经批准不得查阅、借阅和复制。2.重要档案的查阅、借阅和复制应经运营部经理批准。3.档案利用者应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。（四）归还与注销1.档案借阅期限届满，利用者应按时归还所借档案。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。2.利用者完成档案利用工作后，档案管理人员应及时注销档案查阅、借阅和复制登记信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由运营部经理担任组长，档案管理人员及相关部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如一般性的工作文件、临时性的报表等，可予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但利用率较低的档案，可进行缩微、数字化等处理后，另行保存。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册经运营部经理审核批准后，方可进行档案销毁工作。3.档案销毁工作应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，档案管理人员应及时在档案目录中注明销毁情况，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的保租房运营部档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化扫描应确保图像清晰、完整，符合国家有关标准和规范。2.档案信息录入将档案的基本信息，如编号、题名、日期、保管期限等录入档案信息化管理系统，建立档案目录数据库，方便档案的检索和查询。3.档案信息安全管理加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息泄露和丢失。定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。（三）信息化利用1.利用档