派遣员工档案管理制度流程

派遣员工档案管理制度流程一、制度定位与适用范围本制度所称“派遣员工”系指与人力资源服务机构签订劳动合同，被派遣至用工单位提供劳动且受用工单位日常指挥的人员。制度覆盖自员工面试通过至离职后十年内全部档案材料，适用于用工单位、派遣机构、员工本人三方，任何一方不得因合同性质或用工形式差异而降低档案管理标准。二、档案材料清单与分类编码1.基础类：面试评估表、入职登记表、身份证与银行卡复印件、电子证件照、紧急联系人信息、体检报告、无犯罪记录证明、学历学位证书、职称或职业资格证明、外语或计算机等级证书。2.合同类：劳动合同（含续签、变更、中止、恢复）、派遣协议、岗位说明书、保密与竞业限制协议、知识产权归属协议、集体合同摘要。3.考勤薪酬类：月度考勤汇总、加班申请单、调休单、绩效考核表、工资条、社保公积金缴费明细、个税申报回执、年终奖或提成计算底稿。4.培训发展类：入职培训签到表、三级安全教育卡、年度培训计划、外训协议及发票、线上学习平台记录、内部讲师评估表、学历提升补贴申请。5.奖惩类：嘉奖通报、优秀员工证书、警告或记过决定、违纪调查报告、申诉及复核结论、经济赔偿扣款凭证。6.离职类：辞职信、协商解除协议、工作交接清单、物品归还表、离职面谈记录、社保停缴截屏、档案转出告知书、离职证明正副本。7.其他类：工会入会申请、困难职工帮扶记录、心理测评报告、外派驻场证明、特殊工种备案表、工伤认定书、劳动能力鉴定结论。上述七类材料按“年度—用工单位—序列号—密级”四级编码，示例：2025—A公司—HT015—N，N为内部、M为秘密、S为机密，电子件与纸质件同码，确保一键检索。三、收集节点与责任矩阵1.面试通过当日：派遣机构HR负责收集基础类1—6项，缺失清单一次性邮件告知候选人，限三个工作日补齐。2.入职前48小时：用工单位安保科核验无犯罪记录证明真伪，并在复印件骑缝签字；体检报告由用工单位指定医院出具，异常结果需复检后方可建档。3.入职首周：用工单位薪酬绩效岗建立考勤薪酬类文件夹，每日17:00前将前日考勤数据推送至派遣机构共享云盘，命名规则：YYYYMMDD—A公司—考勤。4.每月第3个工作日：派遣机构薪酬专员导出社保公积金缴费明细，PDF加密后上传，密码为用工单位社保编号后六位倒置。5.培训结束24小时：用工单位培训专员将培训签到表扫描成300dpi彩扫，按“培训编码+日期”命名，上传至“培训发展类”目录。6.奖惩文书签发当日：用工单位人事科将红头文件原件移交派遣机构，双方用印《档案移交清单》，一式两份，各存三年。7.离职触发时：员工直属上级在OA提交《离职流程》，系统自动生成档案冻结指令，派遣机构档案管理员24小时内完成纸质件清点、电子件备份，并生成《离职档案封存表》。四、纸质档案室建设标准选址：独立房间，远离水源、卫生间、厨房，楼板承重≥500kg/㎡，防火等级二级以上。配置：1.恒温恒湿系统，温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，每两小时自动记录，超标短信提醒档案主管。2.七氟丙烷气体灭火装置，喷头高度2.8米，启动延迟30秒，确保人员撤离。3.防紫外线窗帘，透光率≤10%，防止证件照褪色。4.密集架：轨道式，每列六层，层板可调节，单节净宽0.9米，深度0.6米，承重80kg。5.门禁：双人双锁，指纹+机械钥匙，指纹权限仅授予档案主管与部门经理，机械钥匙封存于财务保险柜。6.监控：200万像素红外摄像头，无死角覆盖，录像保存90天，硬盘加密。五、电子档案系统功能模块1.采集端：支持高拍仪、手机扫码、邮件自动抓取，OCR识别身份证号、银行卡号，自动命名。2.审核端：三级审核流程，初审算法比对公安部接口验证身份证真伪，复审人工核对原件，终审加密水印。3.存储端：采用私有云+本地NAS双活架构，256位AES加密，每日凌晨2:00增量备份，每月1日全量备份，备份数据异地机房距离≥30公里。4.检索端：多字段组合查询，支持模糊搜索“2025年A公司绩效大于90分且获得过嘉奖”的复合条件，结果0.3秒内呈现。5.借阅端：线上发起，系统根据密级自动计算可借阅范围，M级需部门经理审批，S级需分管副总+法务双重审批，借阅时长默认72小时，超时自动锁定。6.日志端：记录登录IP、MAC地址、操作类型、字段级修改前后值，日志哈希值每日上链，防篡改。六、档案转入流程1.用工单位发《商调函》扫描件至派遣机构，注明岗位、报到日期、档案送达时限。2.派遣机构档案主管核对员工前一家单位档案目录，缺失项列表一次性发《补正告知书》，前单位须在5个工作日内补齐。3.档案通过EMS特安邮寄，封套粘贴一次性防撕标签，标签编号录入系统，运输GPS轨迹同步到云端。4.派遣机构签收后48小时内拆封、清点、拍照、上传《转入验收单》，如发现材料涂改，立即启动《档案真伪鉴定流程》，请第三方司法鉴定所出具报告，确属伪造的，退回原单位并抄报行业协会。七、档案转出流程1.员工新单位发《调档函》，派遣机构核验公章、统一社会信用代码，确认无误后生成《档案转出审批单》。2.档案管理员打印全部电子件，与纸质件逐页比对，关键页加盖骑缝章，章号规则：年份+三位流水号。3.转出包裹内附《档案材料清单》两份，新单位签收后回寄一份，派遣机构归档三年。4.电子档案加密打包，密码通过短信拆分两段发送，前半段发员工手机，后半段发新单位HR，确保任何一方无法单独解密。5.转出完成次日，系统自动删除本地在线副本，仅保留离线磁带备份，保存十年后按保密规定销毁。八、借阅与复制规则1.内部借阅：员工本人仅可借阅基础类、培训发展类、奖惩类中与本人相关部分，不可借阅薪酬原始底稿；须持工牌+身份证双证验证。2.外部借阅：法院、仲裁委、人社局持《调查令》可借阅，须由法务核验调查令真伪，借阅过程全程录像，复制件加盖“外部借阅专用章”，章号与调查令编号绑定。3.复制权限：纸质件仅可黑白复印，不得拍照；电子件下载后自带隐形水印，水印含借阅人姓名、日期、IP，二次传播可溯源。4.归还检查：档案管理员逐页核对页码、完整性，发现缺页、污损，借阅人需填写《档案损坏说明》，并按每页200元承担修复费用；无法修复的，报总经理办公会审议赔偿方案。九、保管期限与销毁1.基础类、合同类：自离职之日起十年。2.考勤薪酬类：自实际支付之日起十年，其中工资条电子版永久保存，纸质版五年后销毁。3.培训发展类：证书类永久保存，签到表保存五年。4.奖惩类：警告以下保存三年，记过以上保存十年，涉及经济赔偿的保存至赔偿完毕后再十年。5.离职类：离职证明永久保存，其余材料十年。销毁流程：a.每年12月1日系统生成《到期档案销毁清单》，档案主管、法务、审计三方会签。b.纸质件使用碎纸机粉碎至2×2mm颗粒，现场称重并拍照，照片上传系统。c.电子件采用NISTSP800—88标准擦除，生成《数据销毁报告》，哈希值上链存证。十、权限与角色划分1.超级管理员：信息部系统工程师，拥有底层运维权限，不可查看业务数据，所有操作需双人复核。2.档案主管：派遣机构专职，拥有新增、修改、借阅审批、销毁执行权限。3.用工单位HRBP：拥有查询、借阅申请、绩效录入权限，不可导出加密薪酬底稿。4.员工本人：拥有查看本人非密级材料、下载电子离职证明权限，不可修改。5.审计员：仅只读权限，可查看日志、生成合规报告，不可下载源文件。6.临时账号：外部律师、咨询机构，有效期15天，到期自动失效，权限粒度细化到字段级。十一、安全与应急1.防勒索：系统采用WORM（一次写入多次读取）存储，核心数据区48小时内不可修改；同时部署EDR终端检测，发现加密行为立即断网。2.防入侵：边界部署下一代防火墙+IPS，内网微隔离，档案服务器单独VLAN，默认拒绝所有，仅开放443端口。3.防泄密：启用DLP数据防泄漏系统，敏感文件外发需审批，U盘禁用，打印水印含用户名与时间。4.应急预案：a.火灾：气体灭火启动后，档案主管在90秒内确认无人员滞留，远程关闭密集架电源，防止二次短路。b.水灾：密集架底座加高15cm，室内设置水位报警器，水位达5cm自动切断电源并短信通知。c.地震：密集架顶部加装L型防倾倒装置，房间四角放置应急手电筒、逃生面罩。d.网络攻击：发现异常流量10分钟内启动“黄金隔离”，切断档案服务器对外通信，启用只读备份，同时向网安部门报备。十二、质量考核与持续改进1.每月随机抽检5%员工档案，检查材料完整率、命名规范率、目录匹配率，目标值≥99%，低于此值扣减档案主管当月绩效5%。2.每季度邀请外部审计机构进行ISO30301合规审查，出具《档案管理成熟度报告》，得分低于85分即启动专项整改，30日内提交《纠正预防措施》。3.每年组织一次“档案找茬日”，鼓励员工线上提交错误截图，经核实后按每条10元发放奖励，年度预算上限5000元。4.建立PDCA循环：Plan—年初制定《档案数字化率提升计划》；Do—每月新增电子件≥5000份；Check—系统统计OCR识别错误率≤0.5%；Act—识别高频错误字段，优化拍摄角度与光源，次年目标降至0.3%。十三、员工隐私保护1.最小够用原则：任何岗位仅授予完成职责所需的最小权限，权限每季度复核一次，离职即冻结。2.去标识化：用于大数据分析时，系统先剔除姓名、身份证号、手机号，替换为随机哈希，确保无法反向识别。3.查询留痕：员工本人通过APP查看档案时，系统记录设备指纹、GPS位置，异常登录立即弹窗验证人脸识别。4.数据跨境：服务器部署在境内，因并购需向境外提供数据时，先进行个人信息出境安全评估，通过网信部门认证后方可执行。十四、常见问题操作指引1.员工质疑绩效考核表分数：可在绩效发布日起5个工作日内，在系统提交《绩效复核申请》，档案主管调阅原始打分表，用工单位绩效委员会3日内给出书面答复，复核材料存入“申诉”子目录。2.离职证明遗失：员工登录APP发起“补开申请”，系统验证身份后自动生成带二维码的电子离职证明，二维码有效期30天，扫码可验证真伪；如需纸质件，可到用工单位前台打印，加盖骑缝章。3.档案材料错装：发现人立即在系统提交《错装报告》，档案主管2小时内锁定相关档案，通知三方现场拆封、换页、补章，全程录像并上传。4.工伤材料延迟：用工单位安保科应在工伤发生3日内将《工伤认定书》扫描上传，逾期每延迟1日扣减部门安全绩效0.5%，直至补齐。十五、培训与宣贯1.新员工入职培训设置“档案管理”微课15分钟，采用动画形式讲解材料拍照技巧、命名规则，课后扫码答题，满分方可办理工牌。2.用工单位HRBP每半年组织一次“档案沙龙”，分享典型案例，如“如何用Excel批量生成目录”“如何识别伪造证书”，现场发放速查手册。3.派遣机构每年发布《档案管理白皮书》，汇总上一年度数据质量、借阅热点、销毁规模，通过邮件推送至全体员工，增强透明度。十六、附表与模板（系统内置，调用即可）1.《档案移交清单》：含材料名称、页数、密级、移交人、接收人、时间、公章。2.《借阅审批单》：含借阅人、部门、用途、借阅期限、审批节点、归还日期。3.《档案销毁清单》：含销毁年度、材料类别、数量、重量、销毁方式、三方签字。4.《离职档案封存表》：含员工编号、姓名、档案位置、封存日期、封存人、预计解封日期。5.《档案真伪鉴定报告》：含鉴定机构、鉴定方法、鉴定结论、法律效力声明。十七、实施步骤与时间轴1.制度发布首月：完成档案室装修、密集架安装、气体灭火调试、权限初始化。2.第二月：导入近五年历史档案，OCR识别、人工补录、编码贴签、上架定位。3.第三月：组织第一次外部审计，出具基线报告，制定改进清单。4.第四月：上线员工自助查询APP，开通电子离职证明功能。5.第五月：完成全员培训，答题通过率≥95%。6.第六月：召开管理评审会，确认流程有效，进入正式运行。十八、违规处理1.未经授权出借、复制、篡改档案，一经查实，对直接责任人给予记过处分，赔偿因此造成的全部损失；涉嫌违法的，移交司法机关。2.档案主管未按期销毁到期档案，每延迟1日扣减月度绩效1%，累计超过30日，降职处理。3.用工单位HRBP泄露薪酬底稿，导致员工集体投诉，按每人5000元向派遣机构支付违约金，并承担相应法律责任。4.系统运维人员私自导出数据库，无论是否造成损失，一律解除劳动合同，永不录用。十九、持续优化机制1.设立“档案创新基金”，每年预算10万元，用于奖励在AI识别、区块链存证、密集架自动化方面提出可行方案的团队。2.建立“外部专家库”，邀请高校档案学教授、信息安全白帽子、司法取证专家每季度召开圆桌会，评估新技术适用性。3.引入RPA机器人：自动抓取政府官网社保数据，与内部薪