合同档案管理制度

合同档案管理制度第一章总则1.1为统一公司合同档案的收集、整理、保管、利用与销毁标准，防范法律与商业风险，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》及公司《档案管理办法》，特制定本制度。1.2本制度所称“合同档案”系指公司对外签署、履行、变更、解除或终止过程中形成的、具有保存价值的全部纸质及电子文件，包括但不限于合同正本、附件、补充协议、会议纪要、审批单、授权书、履行凭证、验收报告、往来函电、纠纷处理记录等。1.3本制度适用于公司总部、各分支机构、控股子公司及以公司名义对外签署合同的项目部；参股公司可参照执行。1.4合同档案管理实行“谁承办、谁立卷”“谁审批、谁审核”“谁保管、谁负责”的三级责任制，确保每一份合同档案来源可溯、去向可查、责任可究。第二章组织与职责2.1法务与合规部为合同档案的业务主管部门，履行以下职责：2.1.1制定并动态修订合同档案分类表、保管期限表、元数据方案及技术标准；2.1.2组织合同档案年度检查与专项审计，对违规行为提出整改及问责建议；2.1.3统筹合同档案信息化平台建设，确保电子文件真实性、完整性、可用性与安全性“四性”检测达标；2.1.4负责超期保管档案的鉴定与销毁审批。2.2档案中心为合同档案的实体保管部门，履行以下职责：2.2.1提供符合十防（防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防高温、防污染）标准的库房与装具；2.2.2对接收的合同档案进行清点、消毒、编目、排架、统计与日常巡查；2.2.3建立档案出入库台账，执行双人双锁、双人进出制度；2.2.4定期组织档案修复、数字化转换及异地备份。2.3合同承办部门（以下简称“承办部门”）指发起合同谈判、起草、履行的前端业务部门，履行以下职责：2.3.1在合同立项阶段即指定兼职档案员，负责预立卷工作；2.3.2确保合同签署后三个工作日内完成纸质原件与电子文件同步归档；2.3.3对履行过程中产生的过程文件进行实时收集，禁止个人保管、分散留存；2.3.4配合法务与合规部完成年度归档率考核，指标不低于98%。2.4财务部、采购部、工程部、信息技术部等相关部门负责提供合同履行对应的付款、收货、验收、系统权限等佐证材料，并对本业务链条产生文件的真实性、完整性负责。第三章归档范围与保管期限3.1必须归档的文件3.1.1合同订立阶段：立项申请表、可行性研究报告、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、谈判记录、价格对比表、廉洁承诺书、授权委托书、印章使用审批单、合同正本及全部附件。3.1.2合同履行阶段：变更、补充、解除协议，交货单、收货单、验收单、质检报告、结算单、发票复印件、资金支付审批单、保函、保险单、运输记录、现场签证、会议纪要、进度报告、照片及音视频资料。3.1.3合同终结阶段：尾款支付凭证、质保金退还记录、履约评价表、售后服务记录、纠纷处理记录、诉讼仲裁文书、执行完毕证明、合同关闭确认书。3.2选择性归档文件3.2.1内部邮件、即时通讯截图如含有实质性权利义务变更内容，应打印并加盖骑缝章后归档；纯流程性通知可不予归档。3.2.2重复性、模板性文件仅归档首次盖章版本，后续相同版本在备注中说明即可。3.3保管期限划分3.3.1永久：土地使用权出让合同、股权转让合同、公司并购合同、融资合同、战略合作协议、涉外合同、具有研究或历史价值的合同。3.3.2长期（30年）：工程建设合同、重大采购合同、租赁合同、技术许可合同、能源管理合同。3.3.3短期（10年）：一般物资采购、市场推广、咨询服务、差旅服务、零星维修合同。3.3.4临时（3年）：金额低于人民币5万元且即时结清的日常消耗品采购合同，保管期满后可直接销毁，但须留存销毁清单。第四章立卷与整理规则4.1立卷原则4.1.1一份合同编号对应一卷，不得分散；合同变更、补充文件随原卷合并立卷，不得另设新卷。4.1.2涉外合同如存在中英文版本，以中文版本为正本，英文版本作为附件；若合同约定以英文为准，则英文为正本，中文为附件。4.2文件排列顺序4.2.1卷内目录→合同正本→补充协议→附件清单→授权文件→评审意见→履行凭证→纠纷处理→关闭确认→备考表。4.2.2履行凭证按时间倒序排列，最新单据置于最前，方便快速查阅最新状态。4.3页码编制4.3.1使用黑色自动号码机，正面右下角、背面左下角打号，空页不编号，但需在备考表注明“第×页为空页”。4.3.2出现错号、重号、跳号时，整卷重新打号，禁止手工涂改。4.4装订要求4.4.1采用不锈钢订书钉左侧三点一线装订，钉脚长度不超过8mm，避免影响扫描。4.4.2厚度超过3cm的分册装订，并在封面注明“共×册第×册”。4.5封面与脊背4.5.1封面要素：合同编号、合同名称、对方单位、合同金额、承办部门、承办人、起止日期、保管期限、密级。4.5.2脊背要素：合同编号+年度，采用三号黑体，居中打印，便于立式排架快速定位。第五章编号与命名规范5.1合同编号结构：公司代码—部门代码—年份—流水号—版本号，示例：ZK-CG-2024-0089-V1。5.2电子文件命名：合同编号_文件类型_日期_版本，示例：ZK-CG-2024-0089-V1_Contract_20240315_V1.pdf。5.3扫描件分辨率不低于300dpi，彩色模式，PDF/A-2b格式，启用全文检索图层，文件大小控制在10M以内，超过时分卷命名并建立文件夹。5.4元数据要求：必填字段包括合同编号、合同名称、对方名称、币种、金额、签署日期、生效日期、终止日期、承办人、审批人、密级、关键词；选填字段包括项目编号、预算编号、采购方式、税率、质保期。第六章纸质档案移交与接收6.1移交时点6.1.1合同盖章生效后三个工作日内，承办部门兼职档案员将预立卷移交档案中心；6.1.2履行阶段产生的补充文件，应在文件生成后五个工作日内完成增量移交；6.1.3合同关闭后十五个工作日内完成最终移交并关闭借阅权限。6.2移交手续6.2.1填写《合同档案移交清单》一式两份，列明序号、文件题名、页数、日期、备注；6.2.2档案中心逐件清点，抽检比例不低于30%，抽检合格率在98%以上方可签收；6.2.3移交清单经双方签字确认后各执一份，保存期限不低于5年。6.3拒收情形6.3.1合同正本未加盖骑缝章或印章模糊无法辨识；6.3.2关键页缺失、破损、污渍面积达2cm²以上；6.3.3电子文件与纸质内容不一致且未附书面说明；6.3.4编号、命名、页码、装订不符合本制度要求且未限期整改。第七章电子档案管理7.1系统架构7.1.1采用本地私有云+异地容灾双活架构，主数据中心与容灾中心RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；7.1.2合同档案系统与OA、ERP、SRM、财务共享平台打通，通过API接口实现元数据自动抓取，减少人工录入。7.2四性检测7.2.1真实性：采用CA证书+时间戳+哈希值三重固化，任何改动即触发报警；7.2.2完整性：通过BagIt封装校验，缺失文件自动红色标注；7.2.3可用性：每季度随机抽取3%电子文件进行可读性测试，无法打开即启动迁移；7.2.4安全性：启用国密SM4加密存储，密钥托管在硬件加密机，离职人员权限当日冻结。7.3版本管理7.3.1合同变更时，系统保留历史版本，自动生成版本对比报告，高亮显示差异条款；7.3.2任何下载、打印、截屏操作自动生成日志，日志保存期限不低于合同期满后三年。第八章库房与设备管理8.1库房选址8.1.1远离易燃、易爆、易腐蚀、易污染源，地面荷载≥1200kg/㎡，净高≥2.8m；8.1.2设置独立防火分区，耐火极限不低于4小时，安装洁净气体灭火系统，严禁使用水喷淋。8.2温湿度控制8.2.1温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动幅度温度≤±2℃、湿度≤±5%；8.2.2安装双向调节除湿加湿一体机，传感器每10分钟自动记录，数据保存不少于三年。8.3安防系统8.3.1红外双鉴、震动、烟感、水浸四合一报警装置，信号同步至24小时值班室；8.3.2出入口设置双人双锁门禁，采用指纹+动态密码，进出记录保存十年；8.3.3监控摄像头实现无死角覆盖，录像保存不少于六个月，调取需经法务与档案中心双审批。第九章借阅与利用9.1借阅权限9.1.1绝密级：仅公司董事、监事、高级管理人员及案件代理律师可申请，借阅时间不超过2小时，现场阅览；9.1.2机密级：部门经理及以上人员可申请，借阅时间不超过5个工作日；9.1.3秘密级：项目组成员可申请，借阅时间不超过10个工作日；9.1.4内部级：全体员工可申请，借阅时间不超过15个工作日。9.2审批流程9.2.1线上系统提交《合同档案借阅申请单》，经承办部门负责人、法务与合规部、档案中心三级审批；9.2.2外单位人员借阅须出具单位介绍信、身份证、保密协议，经公司分管领导特批；9.2.3借出前由档案管理员与借阅人当面清点页数、检查装具，拍照留存。9.3使用要求9.3.1禁止涂改、圈划、拆页、拍照、复印、扫描，确需复制须另行提出复制申请；9.3.2绝密级文件复制须经董事会批准，复制件加盖“复制件”蓝色水印，视同原件管理；9.3.3借阅到期前一日系统发送短信提醒，逾期每天按0.5‰收取滞纳金，从部门预算中扣除。第十章鉴定与销毁10.1鉴定组织10.1.1成立由法务、档案、财务、审计、纪检组成的鉴定小组，组长由法务与合规部分管领导担任；10.1.2鉴定周期：短期保管档案每三年一次，长期档案每五年一次，永久档案每十年一次；10.1.3鉴定结论需经三分之二以上成员同意方可生效。10.2销毁程序10.2.1编制《合同档案销毁清册》，列明编号、名称、份数、页数、保管期限、到期日期；10.2.2销毁清册在公司内网公示五个工作日，无异议后报董事长审批；10.2.3纸质档案采用符合保密局标准的碎纸机，颗粒度≤2×2mm，现场两人监督，全程录像；10.2.4电子档案采用国密SM3算法进行覆写，覆写次数≥7次，生成销毁报告并上传区块链存证。第十一章信息化与统计11.1统计指标11.1.1归档率=（实际归档份数/应归档份数）×100%，目标值≥98%；11.1.2完整率=（符合整理规范卷数/总卷数）×100%，目标值≥99%；11.1.3借阅及时归还率=（按期归还件数/总借阅件数）×100%，目标值≥95%；11.1.4数字化率=（已扫描页数/总页数）×100%，目标值100%。11.2报表生成11.2.1月度报表：次月第五个工作日自动生成，推送至部门负责人邮箱；11.2.2季度分析：对归档延迟、借阅逾期、高频查阅关键词进行可视化分析，形成改进建议；11.2.3年度公报：纳入公司年度合规报告，对外披露不涉及商业秘密的统计结果。第十二章培训与考核12.1培训体系12.1.1新员工入职一周内完成《合同档案管理》e-learning课程，时长不少于45分钟，考试90分合格；12.1.2兼职档案员每年参加不少于8学时的线下实操培训，涵盖立卷、扫描、四性检测、系统操作；12.1.3法务与合规部每季度发布典型案例通报，提升全员风险意识。12.2考核方式12.2.1部门年度KPI设置“合同归档率”权重不低于10%，未达标扣减绩效奖金；12.2.2个人违规行为计入年度诚信档案，与晋升、评优、股权激励挂钩；12.2.3连续两年考核不合格的兼职档案员取消任职资格，并在公司范围内通报。第十三章外包与分支机构管理13.1外包限制13.1.1绝密级、机密级合同档案禁止外包整理、扫描、销毁；13.1.2秘密级以下可外包，须签署《保密协议》《服务质量协议》，并缴纳不低于合同金额10%的保密保证金；13.1.3外包人员须通过背景审查，佩戴临时门禁卡，工作区域安装监控，离场时进行USB端口检查。13.2分支机构13.2.1异地项目部应在所在地租用符合十防标准的临时库房，接受总部年度飞行检查；13.2.2每季度末将永久、长期档案原件邮寄至总部档案中心，邮寄采用EMS保价、密码箱、封条管理；13.2.3分支机构销毁档案须提前30日书面申请，由总部派员现场监督。第十四章应急与灾备14.1应急预案14.1.1制定《合同档案突发事件应急预案》，涵盖火灾、水灾、盗窃、网络攻击、疫情封闭等场景；14.1.2每年组织不少于一次实战演练，演练时间不少于2小时，覆盖报警、疏散、抢救、报告、恢复全流程；14.1.3建立应急物资库，配备防火毯、呼吸器、防水袋、应急灯、备用电源、硬盘拷贝工具。14.2数据灾备14.2.1采用“3-2-1”策略：至少3份副本，2种介质，1份异地，每季度进行灾备切换演练；14.2.2主数据中心发生故障时，30分钟内切换至容灾中心，丢失数据不超过15分钟；14.2.3灾备恢复后24小时内完成数据一致性校验，出具报告并提交审计部备案。第十五章责任追究与奖惩15.1违规行为15.