监理工作例会制度

监理工作例会制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及相关行业标准、集团母公司关于风险防控与合规管理的总体要求制定，旨在规范监理工作流程，强化风险识别与管控，提升项目管理效能，保障企业资产安全与业务合规。结合公司监理业务特性，通过建立健全例会制度，实现过程监督、问题纠偏、风险预警的闭环管理，满足内部控制与外部监管要求。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体监理人员，涵盖监理业务全流程，包括但不限于项目启动、实施、验收、结算等阶段，以及合同管理、质量监督、安全检查、变更控制等关键环节。第三条本制度下列术语含义：（一）“监理工作例会”指以项目为单位，由监理方牵头组织，结合业主、设计、施工等多方参与，通过定期会议形式开展信息通报、风险研判、决策协调的管理活动。例会频率根据项目规模、风险等级确定，原则上每月不少于一次，重大节点需临时召开。（二）“监理专项风险”指在监理过程中可能引发重大质量缺陷、安全事故、经济纠纷或合规问题的潜在因素，需通过例会进行识别、评估与处置。（三）“监理合规要求”指监理行为必须符合国家法律法规、行业规范及企业内部制度，包括但不限于资质管理、独立性要求、报告义务、保密责任等。第四条监理工作例会管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则。例会内容覆盖项目各专业领域及管理环节，确保风险无死角；（二）责任到人原则。明确例会主持、记录、决议落实责任人，实行签字确认制；（三）风险导向原则。优先讨论重大风险事项，动态调整例会频率与议题重点；（四）持续改进原则。通过例会复盘优化流程，定期评估管理效果并修订制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对监理工作例会制度的实施负总责，审定重大风险处置方案；分管领导作为直接责任人，负责统筹资源保障、监督制度执行；业务职能部门及下属单位负责人承担属地管理责任，落实例会决议。第六条设立“监理工作例会专项管理领导小组”，由公司分管领导担任组长，成员包括总部相关部门负责人及下属单位代表，主要履行以下职能：（一）统筹协调。解决跨部门例会争议，协调资源支持；（二）决策审批。对重大风险处置方案、制度修订进行集体决策；（三）监督评价。每季度抽查例会执行情况，考核结果纳入绩效。第七条明确三类主体职责：（一）牵头部门（总部项目管理部）：1.建设例会标准化模板，制定议题清单；2.组织开展监理风险辨识，形成年度风险清单；3.负责例会记录的汇总分析，编制管理报告；4.每半年开展一次全员培训，考核合格后方可上岗。（二）专责部门（技术质量部、法务合规部）：1.技术部提供质量、安全风险核查标准；2.法务部提供合同、合规性审查指南；3.双周联合抽查例会记录，出具整改意见。（三）业务部门/下属单位：1.按项目编制例会实施细则，明确参会人员；2.落实“一项目一档案”要求，留存会议纪要、决议执行证明；3.每月向牵头部门报送风险处置情况。第八条基层执行岗（监理员、项目助理）须履行：（一）岗位合规承诺。签署《监理履职合规确认书》，每季度签署一次；（二）风险主动上报。发现重大隐患须24小时内上报至项目总监，2小时内同步至牵头部门；（三）决议执行监督。跟踪例会决定事项的落实进度，每月形成执行报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条项目启动阶段例会：需核查业主资质、合同要素、参建单位准备情况，重点审查以下内容：（一）业务操作合规标准。业主身份证明有效性、监理委托书授权范围、专项施工方案审批状态；（二）禁止性行为。严禁以“阴阳合同”形式规避监管，严禁擅自变更监理范围；（三）风险防控点。业主付款能力风险、地质条件不确定性风险。第十条质量控制例会：针对关键工序开展会诊，明确以下要求：（一）合规标准。执行“三检制”（自检、互检、交接检），关键部位需影像记录；（二）禁止行为。严禁伪造试验数据、偷工减料、指定分包商；（三）风险点。材料溯源不完整、检测机构资质过期、工艺标准执行不到位。第十一条安全管理例会：每月至少召开一次，重点管控：（一）合规要求。施工用电、临边防护、特种作业人员持证上岗率必须达100%；（二）禁止行为。严禁无资质施工、未审批动火作业、违规使用大型机械；（三）风险点。恶劣天气应急准备不足、安全交底流于形式、消防设施老化。第十二条合同管理例会：季度召开，需审查：（一）合规标准。变更签证流程是否完整、索赔时效是否满足合同约定；（二）禁止行为。关联方利益输送、恶意拖延结算；（三）风险点。业主方恶意拖欠款项、设计变更权责不明确。第十三条信息管理例会：双月召开，聚焦：（一）合规标准。涉密资料分级管理、电子台账实时同步；（二）禁止行为。非授权人员接触敏感数据、擅自泄露项目进度；（三）风险点。系统故障导致数据丢失、云存储账号被盗用。第十四条竣工验收例会：需联合业主、设计、施工方确认：（一）合规标准。验收报告需包含使用单位反馈、第三方检测意见；（二）禁止行为。伪造验收记录、分批次报验规避监管；（三）风险点。质量问题处理不及时、保修责任界定不清。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制。牵头部门每年6月对照最新法规（如《建设工程监理规范》GB50319-2013）修订内容，重大调整需经领导小组审议。修订后10日内发布新版文件，各层级需重新培训。第十六条风险识别预警机制。建立“风险动态库”，按等级分类管理：（一）排查频次。普通项目每月自查，高风险项目每周研判；（二）评估方法。采用“风险矩阵法”（可能性×影响程度），红色预警需3日内上报；（三）预警发布。通过公司内网发布预警通知，明确处置时限与责任人。第十七条合规审查机制。将例会审查嵌入业务全流程：（一）决策节点。重大项目方案变更需经例会2/3以上参会人员同意；（二）合同签订。法务部参与例会审查合同条款，签署确认后方可签署；（三）红线条款。未经例会合规性审查的文件一律不得执行，违反者按《违规操作处理办法》处理。第十八条风险应对机制。实行分级处置：（一）一般风险（黄色）。由项目总监组织整改，7日内提交报告；（二）重大风险（红色）。立即启动应急预案，24小时内上报至领导小组，动用备用资源协同处置；（三）责任协同。需多个部门配合时，牵头部门签发《应急协同函》，明确配合时限与义务。第十九条责任追究机制。建立“违规清单库”，明确处罚标准：（一）违规情形。例会迟到率超20%或缺席率超30%属轻微违规，直接通报批评；（二）处罚梯度。伪造会议记录属重大违规，解除劳动合同并移送纪律委员会；（三）联动考核。连续两次轻微违规者取消评优资格，三次及以上直接降级。第二十条评估改进机制。每季度开展例会有效性评估，指标包括：（一）指标体系。会议决策落实率（≥90%）、风险整改闭环率（≥85%）；（二）评估方法。抽样检查会议记录与执行证明，结合参会人员满意度评分；（三）优化路径。通过“PDCA循环”：计划阶段修订流程图，实施阶段跟踪数据，检查阶段分析偏差，改进阶段完善模板。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障。明确各层级领导“一岗双责”要求：（一）总部领导。每季度听取一次汇报，解决资源瓶颈；（二）下属单位负责人。组建例会值班表，确保每月召开；（三）项目总监。承担首要责任，因失职导致风险扩大，取消年度评优资格。第二十二条考核激励机制。将例会管理纳入“双目标考核”：（一）部门考核。例会执行率占内控考核20%，优秀部门奖励采购资源倾斜；（二）个人考核。将参与率、记录准确率纳入绩效，连续3次未签到者绩效降档；（三）评优挂钩。评选“最佳例会组织单位”，奖励团队建设经费。第二十三条培训宣传机制。建立分层级培训体系：（一）管理层培训。每半年开展《合规履职高级研修班》，重点讲解决策程序；（二）基层培训。每月组织《操作规范实操演练》，通过情景模拟强化记忆；（三）宣传阵地。制作“例会管理月报”，在内部刊物刊登优秀案例。第二十四条信息化支撑。开发“监理例会智能平台”：（一）功能设计。支持议题自动分发、录音转文字、决议电子签章；（二）监控功能。实时预警迟到、缺勤异常，自动生成风险趋势图；（三）数据安全。存储全程加密，仅授权人员可访问原始录音。第二十五条文化建设。打造“合规文化圈”：（一）手册发布。编纂《监理例会合规宝典》，人手一册；（二）承诺仪式。新员工入职需签署《例会管理承诺书》；（三）氛围营造。设立“合规红黑榜”，每月公布典型案例。第二十六条报告制度。建立“三级上报体系”：（一）基层单位。每月5日前提交《例会管理月报》，包含风险数量、处置率；（二）牵头部门。每季度编制《管理简报》，附整改建议清单；（三）领导小组。每年向董事会提交《年度合规报告》，附重大风险案例剖析。第六章附则第二十七条本制度由公司项目管理部负