珠宝公司资金管理管控办法

珠宝公司资金管理管控办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

本《珠宝公司资金管理管控办法》（以下简称“本办法”）依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、国际会计准则（IFRS）、萨班斯-奥克斯利法案（SOX）等相关国际公约制定，同时结合珠宝行业特性及公司国际化经营战略。针对当前资金管理中存在的风险积聚、效率低下、流程冗余等痛点，旨在通过规范化管理、精细化管控，实现资金价值最大化、风险最小化、运营效率最优化。

1.2适用范围与对象

本办法适用于公司所有业务板块（含采购、销售、研发、投资等）、部门及全体员工（含正式员工、外包及合作单位），涵盖资金预算、支付结算、信贷管理、汇率风险等全流程。例外场景包括紧急采购、小额零星支出等，需经总经理办公会审批豁免。境外子公司需遵循属地法规，但核心管控要求需与本办法保持一致，由集团财务部备案监督。

1.3核心原则

本办法遵循以下原则：

（1）合规性原则：严格遵守国家及地区法律法规，确保资金活动合法合规；

（2）权责对等原则：资金权限与责任主体一一对应，禁止越权操作；

（3）风险导向原则：聚焦高价值、高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先原则：通过数字化工具优化流程，缩短审批周期至合理限度；

（5）持续改进原则：定期复盘，动态调整管控措施以适应业务发展。

1.4制度地位与衔接

本办法为基础性专项制度，与《公司财务管理制度》《内控手册》《绩效考核办法》等制度形成互补。若存在冲突，以本办法为准，但需由法务部出具合规性确认函。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司资金管理实行“董事会-管理层-职能部门-执行岗位”四层级管控架构。董事会下设审计委员会负责重大资金决策监督；管理层通过总经理办公会统筹资金资源；财务部作为执行中枢，统筹预算、结算、信贷；各业务部门及子公司落实具体执行。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度资金预算、重大投资计划、融资方案等；

（2）董事会：审批年度资金计划、境外资金调配、信贷政策等；

（3）总经理办公会：决策月度资金调度、紧急支付授权、风险事件处置等。

2.3执行机构与职责

（1）财务部：主导资金预算编制、支付审批、账户管理、汇率风险对冲；

（2）业务部门：负责业务场景资金需求测算、合同资金条款审核；

（3）内控部：嵌入资金环节的关键内控点，包括预算偏离预警、异常交易监测；

（4）风控部：评估资金活动风险，出具专项风险报告。

2.4监督机构与职责

（1）审计部：每年开展至少一次专项审计，核查资金活动合规性；

（2）合规部：监督境外资金管理符合当地反洗钱、外汇管制要求；

（3）内部审计与合规部门需将监督结果同步至管理层及董事会。

2.5协调与联动机制

建立“月度资金协调会”，由财务部牵头，业务、风控、内控部门参与，解决跨部门争议。境外业务增设“属地合规联络员”机制，由财务部指定专人对接当地监管要求。

第三章资金管理目标与核心指标

3.1管理目标与核心指标

（1）管理目标：实现资金零闲置、零风险敞口、零重大差错；

（2）核心KPI：

-资金周转率≥5次/年

-现金冗余率≤5%

-逾期账款率≤1%

-审批时效（常规业务≤2个工作日，紧急业务≤4小时）

-风险事件发生率≤0.1%

3.2专业标准与规范

（1）预算标准：实行“零基预算+滚动调整”，业务部门需提供资金测算依据，财务部审核合理性；

（2）合规标准：境外资金使用需符合当地“经济实质”原则，由法务部出具合规性意见；

（3）风险控制点：

-高风险点（★）：大额采购资金支付、跨境资金调拨；防控措施：三层审批+第三方支付监控

-中风险点（★★）：供应商结算、员工报销；防控措施：系统自动校验+抽查复核

-低风险点（★★★）：小额费用报销；防控措施：系统自动审批

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用PDCA循环，结合风险矩阵动态调整管控措施；

（2）管理工具：

-ERP系统：实现资金全生命周期电子化管控

-OCR技术：自动识别发票关键信息，减少人工录入

-AI风控模型：监测异常交易行为，触发预警机制

第四章资金业务流程管理

4.1主流程设计

资金管理主流程为“需求提报-预算审核-审批支付-结算归档”，具体操作如下：

（1）需求提报：业务部门通过OA系统提交资金申请，附业务合同/采购清单等附件；

（2）预算审核：财务部核查是否在年度预算范围内，超预算需经总经理办公会审批；

（3）审批支付：按权限矩阵逐级审批，最终经财务总监授权后支付；

（4）结算归档：支付完成后，财务部生成凭证并上传ERP系统，业务部门同步归档纸质凭证。

4.2子流程说明

（1）采购资金流程：增加“供应商资质验证”环节，由采购部提供第三方征信报告；

（2）出口退税流程：需待海关核销后支付，财务部嵌入“电子回单自动匹配”校验；

（3）跨境资金调拨：需经外汇局备案，财务部使用SWIFT系统标准化操作。

4.3流程关键控制点

（1）预算偏离校验：ERP系统自动比对实际支出与预算差异，超出10%触发人工复核；

（2）发票合规性核查：OCR系统与税务局平台实时比对，异常发票自动拦截；

（3）支付路径监控：第三方支付平台实时反馈资金流向，异常路径触发风控模型分析。

4.4流程优化机制

每年4月开展全流程复盘，通过以下方式优化：

-系统自动审批比例提升10%

-跨境支付平均耗时缩短20%

-预算调整次数减少30%

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”三级矩阵分配权限，示例：

（1）采购支付（金额≤1万）：业务主管（P1）自主审批

（2）采购支付（1万<金额≤100万）：财务部经理（P2）审批

（3）采购支付（金额>100万）：总经理（P3）审批

境外业务权限需符合当地法律法规，由集团财务部备案。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：P1-P5对应“部门主管-总监-VP-财务总监-总经理”；

（2）审批路径：金额≤1万可越级，但需注明理由；金额>50万禁止越级；

（3）审批时效：常规业务2个工作日，紧急业务需加急通道，但需附风险说明。

5.3授权与代理机制

（1）授权条件：员工岗位变动需同步更新权限，由人力资源部备案；

（2）临时代理：最长15个工作日，需经授权人书面同意并报财务部登记；

（3）权限回收：离职员工权限需24小时内冻结，正式交接后永久删除。

5.4异常审批流程

（1）紧急支付：需附业务部门负责人签字+风控部风险评估报告；

（2）权限外申请：需提交专项说明，经董事会审议通过后执行；

（3）补批流程：滞后审批需提交延期说明，财务部审核后补录。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：资金支付需通过ERP系统，禁止手工单据；

（2）表单填报：发票要素必须完整，缺项自动拦截；

（3）痕迹留存：电子痕迹由系统自动生成，纸质凭证归档于档案室，异地存储。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：财务部每日抽查系统交易，异常占比≤2%；

（2）专项监督：内控部每季度开展流程符合性测试，问题整改率100%；

（3）突击检查：审计部每年两次随机抽查支付流水，重点关注跨境交易。

6.3检查与审计

（1）审计频次：季度专项审计+年度全面审计；

（2）审计内容：预算执行偏差、支付合规性、权限使用情况；

（3）审计结果：形成《资金管理审计报告》，需经审计委员会审议。

6.4执行情况报告

按月度编制《资金管理执行报告》，含以下内容：

-资金使用效率指标

-风险事件统计

-制度执行问题清单

-改进措施落实情况

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：预算达成率（40%）+风险控制（30%）+流程效率（30%）；

（2）评分标准：以实际值与目标值的偏离率计算得分；

（3）考核对象：财务部、业务部门、境外子公司均纳入考核范围。

7.2评估周期与方法

（1）评估周期：月度考核+季度复盘+年度审计；

（2）评估方法：数据统计（ERP系统自动生成）+现场核查（财务部抽样）；

（3）考核重点：高风险环节整改情况、预算超支分析。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内）+重大问题（30个工作日内）+紧急问题（24小时内）；

（2）责任界定：业务部门承担主体责任，财务部监督落实；

（3）问责机制：连续两次整改未达标，主管岗位降级。

7.4持续改进流程

（1）优化发起：业务部门提交改进建议，经内控部评估后纳入年度计划；

（2）评估方式：通过PDCA循环验证改进效果；

（3）跟踪机制：财务部每季度汇报改进进度。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-节约资金：金额≥1万奖励业务部门10%

-风险防控：成功避免重大损失，奖励责任人5万元

（2）奖励程序：业务部门申报→财务部审核→总经理办公会审批→公示3个工作日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规（★）：预算超支但未说明原因；

（2）较重违规（★★）：支付给非备案供应商；

（3）严重违规（★★★）：伪造发票套取资金。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告、降薪、解除合同；

（2）处罚程序：调查取证→告知当事人→听证→审批→执行；

（3）处罚上限：金额损失×2（最高不超过50万元）。

8.4申诉与复议

（1）申诉条件：收到处罚决定后3个工作日内；

（2）受理部门：人力资源部→总经理办公会复议；

（3）复议时限：收到申诉后5个工作日内出具结论。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急预案：针对系统宕机、汇率巨震、重大诉讼等场景制定专项预案；

（2）应急组织：成立资金应急小组，由财务总监任组长，成员含风控、IT；

（3）处置流程：启动预案→每日汇报→董事会决策。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害、突发公共卫生事件；

（2）审批权限：总经理临时代理，事后30日内补批；

（3）备案要求：例外情况资金使用需经审计部评估。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部制定口径，财务部提供数据支持；

（2）发布流程：境外子公司需经当地法务审核；

（3）善后措施：资金损失纳入年度审计重点。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本办法由集团财务部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

-《公司财务管理制度》（文号：企财字〔2023〕001号）第三十四条

-《内控手册》（文号：企内控字〔2023〕005号）第二十五章

-《绩效考核办法》（文号：企考字〔2023〕008号）第十四条

10.3修订与废止程序

修订需经集团总经理办公会审议，修订内容需在公告栏公示10个工作日。废止制度需由董事会决议，并同步修订关联制度。

10.4生效与实施日期

本办法自2024年1月1日起施行，过渡期至