刻章申请及制作流程规范

刻章申请及制作流程规范一、总则为规范本单位（或组织，下同）印章的申请、制作、使用和管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范潜在风险，依据国家相关法律法规及本单位内部管理制度，特制定本规范。本规范适用于本单位所有公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章及其他业务专用章的申请与制作管理。任何涉及印章刻制的行为，均须遵循本规范规定的程序。印章管理遵循“统一领导、分级负责、合法规范、安全保密”的原则。二、刻章申请及制作流程（一）申请发起1.申请主体：需刻制印章的部门或个人，应为本单位正式在编人员或经授权的相关人员。2.申请材料准备：*填写《印章刻制申请表》（见附件一，如有），内容应包括：申请部门、申请人、申请日期、印章名称、印章类型、用途说明、数量、建议材质及规格（如适用）等，并由申请人签字。*提供刻制印章的必要性证明文件。例如，新成立部门的批文、新增业务范围的相关证明、原有印章遗失或损坏的情况说明等。*如为法定代表人章或单位公章等核心印章，还需提供法定代表人身份证明复印件（加盖单位公章）及单位营业执照或法人登记证书复印件（加盖单位公章）。3.提交申请：将填写完整、签字齐全的《印章刻制申请表》及相关证明材料，提交至本单位指定的印章管理部门（通常为行政部或办公室）。（二）内部审批1.部门负责人审核：申请部门负责人对申请的必要性、合理性及材料的真实性进行初步审核，签署审核意见。2.印章管理部门复核：印章管理部门收到申请材料后，对材料的完整性、合规性进行复核，并根据单位印章管理规定，对印章的类型、名称、规格等进行审查。3.分管领导审批：根据印章的重要性及单位审批权限规定，报请相关分管领导或单位主要负责人审批。核心印章（如公章、财务章）的刻制通常需单位主要负责人批准。4.审批结果反馈：审批通过的，由印章管理部门通知申请人或申请部门；审批未通过的，应向申请人说明原因。（三）选择刻章单位与制作1.刻章单位选择：必须选择经公安机关备案、具有合法刻制资质的正规刻章单位。印章管理部门可提供推荐名录或要求申请人在指定范围内选择。严禁委托无资质的个人或机构刻制印章。2.提交制作信息：印章管理部门（或由其授权申请人）向选定的刻章单位提供经审批确认的印章名称、字体、规格、材质等信息，并提交单位出具的刻制证明（如需要）。3.印章制作：刻章单位根据要求进行印章制作。制作过程中，申请人或印章管理部门可与刻章单位沟通确认样稿。（四）公安机关备案1.备案办理：根据国家相关规定，新刻制的公章、财务专用章等重要印章需到公安机关办理备案手续。通常由刻章单位代为办理备案，或由印章管理部门协助办理。2.备案信息留存：备案完成后，应索取并妥善保管公安机关出具的备案回执或证明文件，复印件交印章管理部门存档。（五）印章领取与启用1.印章领取：印章制作完成并备案后，由印章管理部门统一领取，或由申请人凭有效身份证明及单位证明领取。领取时，应对印章的外观、文字、清晰度等进行核对验收。2.登记入库：印章管理部门对新刻制的印章进行登记，详细记录印章名称、类型、规格、材质、刻制日期、领取部门、保管人等信息，并纳入单位印章台账管理。3.启用公告：必要时，对于单位重要印章的启用，可通过内部通知等形式进行公告，明确启用日期及相关管理要求。同时，应规范旧印章的停用与销毁流程（如适用）。三、印章启用后的管理1.保管责任：印章领取后，应由指定专人负责保管，明确保管责任。保管人应妥善保管印章，确保其安全，防止遗失、被盗或滥用。2.用印规范：严格按照单位用印管理规定使用印章，履行必要的审批手续，做好用印登记。3.定期检查：印章管理部门应定期对单位各类印章的保管、使用情况进行检查，确保规范管理。四、责任对于未按本规范规定程序申请、刻制、使用印章，或因管理不善导致印章遗失、被盗、滥用，造成单位损失或不良影响的，将依据单位相关规定追究相关人员的责任；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。五、附则1.本规范未尽