财务制度报销规定

PAGE财务制度报销规定一、总则（一）目的为规范公司内部财务报销行为，加强财务管理，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，保障公司及员工的合法权益，特制定本财务制度报销规定。（二）适用范围本规定适用于公司全体员工以及与公司有经济往来的外部人员（包括但不限于供应商、合作伙伴、临时工作人员等）在公司经营活动中发生的各类费用报销事项。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及相关财经制度的要求，不得进行违法违规的报销操作。2.真实性原则：报销的费用必须是实际发生且与公司经营活动相关的，报销凭证应真实、有效、完整，能够准确反映经济业务的内容和金额。3.合理性原则：各项费用报销应符合公司的经营实际和业务需求，遵循合理、必要、节约的原则，杜绝铺张浪费。4.审批合规原则：严格按照公司规定的审批流程进行费用报销审批，确保审批环节合法、合规、有效。二、费用报销种类及规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要，到常住地以外地区出差期间所发生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用。2.报销标准交通费用飞机票：根据实际工作需要，经审批后可乘坐经济舱。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，须提前经上级领导批准。火车票：优先选择高铁二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或软卧的，需注明原因并经审批。长途汽车票：按照实际票价报销，但应选择正规客运公司的车票。市内交通：出差期间市内交通费用实行限额报销，根据出差地区不同设定每日限额标准。在限额内凭有效票据实报实销，如因特殊情况超出限额的，需详细说明原因并经审批。住宿费用根据出差地区的类别设定不同的住宿标准。一线城市及经济发达地区，每日住宿标准为[X]元；二线城市及主要旅游城市，每日住宿标准为[X]元；三线及以下城市，每日住宿标准为[X]元。实际发生的住宿费用在标准限额内凭正规发票报销，超出部分原则上不予报销。若两人及以上一同出差，同性员工可根据实际情况选择合住，按标准报销住宿费；若因工作需要单人住宿的，需注明原因并经审批。餐饮费用出差期间的餐饮费用实行限额包干制，根据出差地区不同设定每日限额标准。一线城市及经济发达地区，每日餐饮限额为[X]元；二线城市及主要旅游城市，每日餐饮限额为[X]元；三线及以下城市，每日餐饮限额为[X]元。不再另行报销餐饮发票，但如有招待客户等特殊情况，需单独填写招待费报销单，按照招待费规定报销。3.报销流程员工出差前需填写《出差申请表》，详细注明出差事由、目的地、预计出差天数等信息，经部门负责人审批同意后，方可出差。出差结束后，应在[X]个工作日内整理好相关报销凭证，填写《差旅费报销单》，并附上《出差申请表》、出差期间的交通票据、住宿发票等，按照公司审批流程依次提交部门负责人、财务审核、分管领导、总经理审批。财务部门审核报销凭证的真实性、完整性和合规性，对不符合规定的报销凭证予以退回，并要求员工补充或更正。审核通过后，按照公司财务制度进行报销支付。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为开展业务活动需要而用于招待客户、供应商、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品、娱乐等费用。2.报销标准业务招待费应严格控制在公司年度预算范围内，根据业务实际需要合理安排。招待费用应遵循必要、合理、适度的原则，不得用于与公司业务无关的宴请或娱乐活动。单次招待费用超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、事由、预计费用等情况，经部门负责人、分管领导、总经理审批后方可进行招待。招待礼品应选择具有一定纪念意义且符合公司形象的物品，礼品费用应在合理范围内。购买礼品时需取得正规发票，并在发票上注明礼品名称、数量、金额等信息。3.报销流程招待活动结束后，经办人应及时整理相关报销凭证，填写《业务招待费报销单》，附上《业务招待费申请表》、发票、消费清单等资料。按照公司审批流程依次提交部门负责人、财务审核、分管领导、总经理审批。财务部门对报销凭证进行严格审核，重点审查招待事项的真实性、合理性以及是否符合公司规定的审批程序。对于不符合规定的报销申请，不予报销，并向相关人员说明原因。（三）办公用品及低值易耗品1.定义：办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、文件夹、墨盒、硒鼓等消耗性物品；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的办公设备及用品，如办公桌椅、文件柜、计算器、电话机等。2.采购规定办公用品及低值易耗品的采购应遵循统一管理、集中采购的原则。由公司行政部门负责制定采购计划，统一采购渠道，确保所采购物品的质量和价格合理。采购前应进行市场调研，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。采购时应签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、数量及价格等条款。对于批量采购金额较大的办公用品及低值易耗品，应通过招标、询价等方式确定供应商，确保采购过程公开、公平、公正。3.报销规定办公用品及低值易耗品采购后，由行政部门负责验收、入库，并建立相应的库存台账。使用部门根据实际需要填写《办公用品领用申请表》，经部门负责人审批后到行政部门领取。报销时，经办人应填写《费用报销单》，附上发票、入库单、领用清单等凭证。发票上应注明物品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息，且与入库单、领用清单一致。财务部门审核报销凭证时，应核对采购物品是否在公司规定的办公用品及低值易耗品范围内，采购价格是否合理，领用手续是否齐全等。对于不符合规定的报销申请，不予报销。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具所发生的费用。2.报销标准根据公司岗位性质和工作需要，设定不同的通讯费报销标准。管理人员每月通讯费报销标准为[X]元；销售人员每月通讯费报销标准为[X]元；其他岗位人员每月通讯费报销标准为[X]元。员工通讯费报销应凭正规发票，发票抬头必须为公司名称或员工本人姓名。对于预存话费、充值卡等形式支付的通讯费用，不予报销。3.报销流程员工每月应及时整理通讯费发票，填写《通讯费报销单》，按照公司审批流程依次提交部门负责人、财务审核。财务部门审核发票的真实性、合规性以及报销金额是否符合公司规定的标准。审核通过后，按照公司财务制度进行报销支付。（五）车辆费用1.定义：车辆费用是指公司自有车辆或员工因工作需要使用车辆所发生的燃油费、维修费、保养费、保险费、停车费、过路费等费用。2.报销规定公司自有车辆的费用由行政部门统一管理，建立车辆费用台账，详细记录每辆车的各项费用支出情况。员工因工作需要使用私家车的，可按照公司规定的标准报销相关费用。燃油费按照实际行驶里程和公司规定的油耗标准进行报销；维修费、保养费凭正规发票报销，但应事先报经行政部门审核同意；保险费、停车费、过路费等凭有效票据实报实销。车辆费用报销时，经办人应填写《车辆费用报销单》，附上发票、维修清单、行车里程记录等凭证。财务部门审核时，应重点审查费用的真实性、合理性以及是否符合公司规定的报销标准。3.审批流程车辆费用报销按照公司审批流程依次提交部门负责人、行政部门审核、财务审核、分管领导、总经理审批。行政部门负责审核车辆维修、保养等事项的必要性和合理性，财务部门负责审核报销凭证的合规性和报销金额的准确性。三、报销凭证要求1.发票要求所有报销凭证必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。发票不得涂改、挖补，如发现发票有误，应及时退回开票方重新开具。对于不符合规定的发票，财务部门不予报销。取得的发票应与实际发生的经济业务相符，不得取得虚假发票或与业务无关的发票用于报销。2.其他凭证要求除发票外，其他报销凭证如车票、机票、住宿发票、业务招待费消费清单等也应真实、有效、完整。凭证上应注明日期、地点、金额、事由等信息，能够清晰反映经济业务的发生情况。对于自制的报销凭证，如差旅费报销单、费用报销单等，应按照公司规定的格式填写，内容完整、字迹清晰，相关人员签字齐全。四、报销审批流程1.一般流程经办人填写《费用报销单》，详细注明报销事由、金额、报销凭证张数等信息，并附上相关报销凭证。将填写好的报销单及凭证提交给部门负责人进行初审，部门负责人应审核报销事项是否与本部门业务相关，费用支出是否合理、必要，报销凭证是否真实、完整。审核通过后，在报销单上签字确认。财务部门对报销凭证进行审核，重点审查凭证的合法性、合规性、真实性以及报销金额是否符合公司规定的标准。对于不符合规定的报销凭证，财务部门应及时与经办人沟通，要求补充或更正。审核通过后在报销单上签字。分管领导根据审批权限对报销事项进行审批，对于重大费用支出或涉及多个部门的报销事项，分管领导应综合考虑相关因素进行审批。审批通过后签字。总经理对报销金额较大或涉及重要业务的报销事项进行最终审批。总经理审批通过后，报销单方可生效。2.特殊情况审批对于超出公司规定报销标准或预算的费用报销，经办人应详细说明原因，并填写《特殊费用报销申请表》，按照上述审批流程依次提交部门负责人、财务审核、分管领导、总经理审批。总经理审批时应重点审查费用支出的必要性和合理性，以及对公司经营的影响。对于涉及关联交易或利益冲突的费用报销，经办人应主动回避审批流程，由其他无关联关系的领导进行审批。审批过程中应严格遵循公正、公平、公开的原则，确保公司利益不受损害。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内整理好报销凭证，并填写报销单。对于出差费用报销，应在出差返回后的[X]个工作日内完成报销申请。2.各部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成初审并签字提交。3.财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核工作。对于审核通过的报销申请，应及时安排报销支付；对于审核不通过的报销申请，应及时通知经办人并说明原因。4.分管领导和总经理应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批工作。如遇特殊情况不能按