销售公司回款财务制度

PAGE销售公司回款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范销售公司的回款管理流程，确保公司资金的及时回笼，降低财务风险，保障公司的正常运营和可持续发展。通过明确回款责任、规范操作流程、加强监督考核，提高公司销售回款的效率和质量，维护公司的资金链稳定。2.适用范围本制度适用于公司所有销售业务及相关回款管理活动，包括但不限于产品销售、服务销售、项目销售等各类销售形式所涉及的款项回收。3.回款原则及时性原则：销售人员应积极主动地跟进客户回款情况，确保款项按时足额收回。财务部门应及时处理回款信息，准确记录和核算资金流入。准确性原则：回款金额、客户信息、回款方式等必须准确无误，避免因信息错误导致的回款延误或其他问题。责任明确原则：明确各部门及人员在回款过程中的职责，做到责任到人，确保回款工作顺利进行。风险可控原则：在确保回款及时性的前提下，合理评估客户信用风险，采取有效的风险防范措施，避免坏账损失。二、职责分工1.销售部门负责与客户签订销售合同，明确回款条款，包括付款方式、付款期限、逾期责任等。及时跟进客户订单执行情况，定期与客户沟通，了解客户付款计划和资金状况，协调解决客户提出的问题，确保客户按时付款。对逾期未回款客户进行催收，制定催收计划，采取有效催收措施，如电话催收、函件催收、上门催收等，并及时向财务部门反馈催收进展情况。协助财务部门进行应收账款的核对和清理工作，提供相关销售合同、发货记录、对账单等资料。2.财务部门负责制定回款财务管理制度和流程，明确回款核算、监督、分析等工作要求。及时记录和核算销售回款情况，确保回款数据的准确性和完整性。定期编制应收账款账龄分析表，向销售部门提供应收账款余额及账龄信息，协助销售部门进行客户信用评估和催收工作。对回款资金进行及时、准确的账务处理，确保资金安全。审核回款凭证，核对回款金额、客户信息、回款方式等与销售合同及相关规定是否一致。负责与银行等金融机构沟通协调，确保回款资金顺利到账。对逾期未回款情况进行风险预警，及时向销售部门和管理层汇报，并提出相应的风险应对建议。配合销售部门进行应收账款的清理和坏账核销工作，按照公司财务制度和相关法律法规的规定，办理坏账核销手续。3.法务部门参与销售合同的审核，对合同中的回款条款、违约责任等法律条款进行审查，确保合同的合法性和有效性。为回款催收工作提供法律支持，协助销售部门制定催收策略，起草催收函件、律师函等法律文书，必要时参与诉讼或仲裁活动，维护公司的合法权益。对涉及回款的重大法律问题进行研究和分析，提出法律意见和建议，防范法律风险。4.管理层负责审批销售合同中的回款条款，对重大销售项目的回款计划进行决策和指导。定期听取销售回款情况汇报，协调各部门之间的工作，解决回款过程中出现的重大问题。根据公司经营目标和资金需求，制定回款考核指标，对各部门及人员的回款工作进行考核评价，激励员工积极完成回款任务。三、销售合同管理1.合同签订销售部门在与客户签订销售合同前，应确保合同条款符合公司利益和相关法律法规要求。合同中必须明确约定回款方式、付款期限、逾期付款的违约责任等回款条款。对于信用状况不佳或有逾期付款记录的客户，销售部门应在合同中增加更为严格的回款保障条款，如要求客户提供担保、增加预付款比例、缩短付款期限等。销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案，财务部门应根据合同条款对回款情况进行跟踪和监控。2.合同变更如因客户需求变更、市场情况变化等原因需要对销售合同进行变更，销售部门应及时与客户协商签订补充协议，并确保补充协议中的回款条款与原合同保持一致或更为严格。销售部门在签订合同变更补充协议后，应及时将变更情况通知财务部门，财务部门应根据变更后的合同条款调整应收账款管理台账和回款计划。3.合同执行监督销售部门应按照销售合同约定的时间节点和要求，及时组织发货、提供服务等，确保合同顺利执行。在合同执行过程中，如发现客户可能存在逾期付款风险，应及时采取措施，如暂停发货、暂停服务等，并向财务部门和管理层报告。财务部门应定期对销售合同执行情况进行检查，核对发货记录、服务记录与销售合同是否一致，跟踪客户付款情况，确保回款工作按照合同约定进行。四、回款流程1.正常回款流程客户按照销售合同约定的付款方式和期限，将款项支付至公司指定的银行账户或其他收款渠道。财务部门收到回款信息后，应及时与银行等收款渠道核对款项到账情况，并在收款凭证上注明相关信息，如客户名称、合同编号、回款金额、回款方式等。财务部门根据收款凭证，对回款进行账务处理，冲减相应的应收账款，并及时更新应收账款管理台账。同时，将回款信息反馈给销售部门，以便销售部门确认客户回款情况。2.逾期回款流程当客户逾期未付款时，销售部门应按照制定的催收计划及时进行催收。在逾期初期，可通过电话、邮件等方式与客户沟通，了解客户逾期原因，提醒客户按时付款，并告知逾期付款可能产生的违约责任。如逾期时间较长且沟通无效，销售部门应采取更为严厉的催收措施，如发送函件催收、上门催收等。函件催收应明确指出客户逾期未付款的事实、欠款金额、逾期期限以及要求客户在规定时间内付款的通知，并保留函件发送记录。上门催收应提前与客户预约，安排专人前往客户所在地进行催收，注意催收过程中的沟通方式和态度，避免引发不必要的纠纷。在催收过程中，销售部门应及时将催收进展情况反馈给财务部门。财务部门根据销售部门提供的信息，对应收账款进行重点监控，分析逾期风险，并向销售部门和管理层提出风险预警和应对建议。对于逾期时间较长且多次催收无果的客户，销售部门应及时与法务部门沟通，寻求法律支持。法务部门应根据具体情况，起草催收函件、律师函等法律文书，必要时参与诉讼或仲裁活动，通过法律手段维护公司的合法权益。3.特殊情况回款处理如客户因不可抗力等特殊原因导致无法按时付款，销售部门应及时与客户沟通，了解具体情况，并根据实际情况协商解决方案。如客户提出延期付款申请，销售部门应审核客户申请的合理性，并报管理层审批。经管理层批准后，销售部门应与客户签订延期付款协议，明确延期付款期限、付款方式等条款，并将协议副本提交给财务部门备案。财务部门应根据延期付款协议调整应收账款管理台账和回款计划，继续跟踪客户付款情况。如客户出现破产、倒闭等重大风险事件，销售部门应立即停止与该客户的业务往来，并及时向财务部门和管理层报告。财务部门应对应收账款进行全面清查，评估坏账风险，并按照公司财务制度和相关法律法规的规定，及时计提坏账准备，办理坏账核销手续。五、应收账款管理1.台账建立与维护财务部门应建立完善的应收账款管理台账，详细记录每笔销售业务的客户信息、合同编号、销售金额、发货日期、付款期限、回款情况等信息。应收账款管理台账应定期更新，确保数据的准确性和及时性。财务部门应每月对台账进行核对和清理，及时发现和解决台账记录中存在的问题。同时，应定期将应收账款余额及账龄信息提供给销售部门，以便销售部门进行客户信用评估和催收工作。2.账龄分析财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，按照逾期时间将应收账款分为不同的账龄区间，如1个月以内、13个月、36个月、6个月以上等。通过账龄分析，了解应收账款的分布情况和逾期风险程度，为制定催收策略和风险防范措施提供依据。根据账龄分析结果，财务部门应编制应收账款账龄分析表，直观反映应收账款的账龄结构和逾期情况。账龄分析表应包括客户名称、合同编号、应收账款余额、账龄区间、占比等信息，并对不同账龄区间的应收账款进行简要分析和说明。3.信用评估与监控销售部门应定期对客户进行信用评估，根据客户的经营状况、财务状况、信用记录等因素，评估客户的信用等级和信用额度。对于信用状况不佳的客户，应适当降低信用额度或采取更为严格的回款措施。财务部门应配合销售部门进行客户信用评估工作，提供客户的财务数据和付款记录等信息。同时，应加强对应收账款的日常监控，及时发现客户信用状况变化的迹象，并向销售部门反馈，以便销售部门及时调整信用政策和回款策略。4.坏账管理对于确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司财务制度和相关法律法规的规定，及时计提坏账准备，并办理坏账核销手续。坏账核销应经过严格的审批程序，由销售部门、财务部门、法务部门等相关部门共同审核，报管理层批准后进行账务处理。在坏账核销过程中，应保留相关的证明材料，如客户破产清算文件、法院判决书、仲裁裁决书等，以备审计和检查。同时，应建立坏账核销台账，记录坏账核销的原因、金额、时间等信息，以便对坏账核销情况进行跟踪和管理。六、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对销售回款财务制度的执行情况进行审计监督，检查销售合同签订、回款流程、应收账款管理等环节是否符合制度规定，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门应加强对回款资金的内部监督，确保资金安全和账务处理的准确性。定期对收款凭证、应收账款管理台账等进行核对和检查，防止出现资金挪用、账务差错等问题。销售部门应建立内部监督机制，对销售人员的回款工作进行监督和检查，确保销售人员严格按照公司规定开展回款工作，及时催收款项，避免因个人原因导致回款延误或坏账损失。2.考核指标公司应制定明确的销售回款考核指标，将其纳入各部门及人员的绩效考核体系。考核指标应包括应收账款周转率、逾期账款回收率、坏账率等核心指标，以及其他与回款相关的辅助指标，如销售合同回款条款执行率、客户投诉率等。应收账款周转率=当期销售净额/[（期初应收账款余额+期末应收账款余额）/2]，反映公司应收账款周转速度的快慢及管理效率的高低。逾期账款回收率=本期收回逾期账款金额/本期逾期账款余额×100%，衡量公司对逾期账款的回收能力。坏账率=本期坏账损失金额/本期应收账款余额×100%，体现公司应收账款的坏账风险程度。3.考核方式与周期考核方式采用定量与定性相结合的方法，根据考核指标完成情况进行评分。定量指标依据财务数据和业务记录进行计算评分，定性指标根据实际工作表现和相关部门评价进行打分。考核周期为月度、季度和年度。月度考核主要对各部门及人员的日常回款工作进行跟踪和评价，及时发现问题并督促整改；季度考核对季度内的销售回款情况进行全面总结和分析，对各部门及人员的工作业绩进行阶段性评价；年度考核综合全年销售回款工作情况，对各部门及人员进行全面、系统的考核评价，并根据考核结果进行奖惩。4.奖惩措施对于在回款工作中表现优秀的部门和个人，公司给予相应的奖励，包括绩效奖金、荣誉证书