物料及费用报销财务制度

PAGE物料及费用报销财务制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范物料及费用报销流程，确保公司资金的合理使用，保障公司财务安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在物料采购、费用支出等方面的报销管理。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，如实反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要，具有合理性和必要性。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保报销行为合规。4.及时性原则：员工应及时办理报销手续，不得拖延，以保证公司财务核算的及时性和准确性。二、物料采购报销（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写《物料采购申请表》，详细注明物料名称、规格型号、数量、预计金额、用途等信息。2.《物料采购申请表》需经部门负责人审核签字，确认采购的必要性和合理性后，提交至采购部门。（二）采购执行1.采购部门依据审批后的《物料采购申请表》进行采购。在采购过程中，应选择合格的供应商，确保物料质量符合要求，并争取最优的采购价格。2.采购人员应与供应商签订采购合同或协议，明确双方的权利和义务，包括物料规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。（三）验收与入库1.物料到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应依据采购合同及相关标准对物料的数量、质量、规格等进行仔细核对。2.验收合格的物料，由仓库管理人员办理入库手续，填写《物料入库单》，注明物料名称、规格型号、数量、入库日期等信息，并签字确认。3.如发现物料存在质量问题或数量不符等情况，验收人员应及时与供应商沟通协商解决，并在《物料验收报告》中详细记录问题情况。（四）报销凭证1.物料采购报销时，应提供以下凭证：合法有效的发票，发票内容应与采购物料一致，包括物料名称、规格型号、数量、单价、金额等。《物料采购申请表》、采购合同或协议。《物料入库单》。其他相关证明材料，如运输发票、检验报告等。2.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容如有涂改、伪造等情况，一律不予报销。（五）报销流程1.采购人员整理好报销凭证后，填写《费用报销单》，并在报销单上注明采购业务的详细信息。2.将《费用报销单》及相关凭证依次提交至部门负责人、财务部门审核。3.部门负责人审核重点为采购业务是否符合部门需求及预算安排，签字确认后提交财务审核。4.财务部门审核人员应对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，核对发票金额与采购合同、入库单是否一致，审核无误后签字。5.经部门负责人和财务部门审核通过的报销申请，报公司领导审批。公司领导根据公司财务状况及相关规定进行审批签字。6.审批通过后，财务部门根据报销金额及公司付款流程进行付款。三、费用报销（一）费用分类1.差旅费：包括员工因公务出差发生的交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费等。2.业务招待费：用于公司与客户、合作伙伴等进行业务往来时的招待支出，如餐饮、礼品、娱乐等费用。3.办公费：指公司日常办公所需的费用，如文具、纸张、打印机墨盒、办公设备维修保养费等。4.通讯费：员工因工作需要发生的手机话费、网络费等。5.运输费：公司因业务需要发生的货物运输费用。6.会议费：组织召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、资料印刷等费用。7.培训费：员工参加与工作相关的培训课程所发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费等。8.其他费用：不属于上述分类的其他合理费用支出。（二）报销标准1.差旅费交通费：根据公司实际情况及业务需要，制定不同级别员工的交通工具乘坐标准。如飞机经济舱、高铁二等座等，特殊情况需乘坐更高等级交通工具的，需提前申请并经批准。住宿费：按照出差地区的经济水平划分不同档次的住宿标准，如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚等。餐饮费：按照出差天数给予一定标准的餐饮补贴，如[X]元/天。市内交通费：根据出差城市的实际情况，给予一定标准的市内交通补贴，如[X]元/天。2.业务招待费业务招待费应严格控制在公司预算范围内，招待标准应根据业务性质和客户级别合理确定。招待客户时，应优先选择公司定点合作的酒店、餐厅等场所，以确保服务质量和费用控制。业务招待费报销时，应注明招待对象、事由、时间等详细信息。3.办公费办公文具、纸张等小额办公用品应按照公司采购流程统一采购，凭发票及入库单报销。办公设备维修保养费应提供维修合同、维修清单及发票等凭证报销。4.通讯费员工通讯费报销标准根据岗位性质和工作需要制定，如管理人员[X]元/月，销售人员[X]元/月等。员工需提供正规的通讯费发票进行报销，发票抬头应为公司名称或员工个人姓名。5.运输费运输费报销应提供运输合同、运输发票等凭证，发票内容应与运输业务相符。运输费用应根据市场价格及实际运输情况进行审核，确保费用合理。6.会议费会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、发票等相关凭证。会议场地租赁、设备租赁等费用应按照合同约定支付，并确保费用与会议规模、内容相符。7.培训费员工参加培训前应填写《培训申请表》，经部门负责人和公司领导批准后参加培训。培训费报销时应提供培训合同、发票、培训证书等凭证，确保培训内容与员工岗位相关且符合公司培训计划。8.其他费用其他费用报销应提供充分的证明材料，说明费用发生的原因、用途等，经审核符合规定的予以报销。（三）报销凭证1.费用报销时，应提供合法有效的发票或收据作为报销凭证。发票应符合国家税务法规要求，内容完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.除发票外，还应根据费用性质提供相关证明材料，如：差旅费：出差审批单、机票行程单、火车票、住宿发票、餐饮发票、市内交通票据等。业务招待费：招待申请单、消费清单、发票等。办公费：采购申请单、入库单、发票等。通讯费：通讯费发票。运输费：运输合同、发票。会议费：会议通知、议程、参会人员名单、发票等。培训费：培训申请表、培训合同、发票、培训证书等。其他费用：相关审批文件、合同协议、费用明细清单等。（四）报销流程1.费用发生后，经办人应及时整理报销凭证，填写《费用报销单》，详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销部门等信息，并在报销单上签字。2.将《费用报销单》及相关凭证依次提交至部门负责人审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性及是否符合部门预算，签字确认后提交财务部门审核。3.财务部门审核人员应对报销凭证的真实性、合法性及费用标准进行审核，核对发票金额与报销内容是否相符，审核无误后签字。4.经部门负责人和财务部门审核通过的报销申请，报公司领导审批。公司领导根据公司财务状况及相关规定进行审批签字。5.审批通过后，财务部门根据报销金额及公司付款流程进行付款。四、报销审批权限（一）一般费用报销1.单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门审核通过后即可报销。2.单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批，财务部门审核通过后予以报销。3.单次报销金额在[X]元以上的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批，财务部门审核通过后进行报销。（二）特殊费用报销1.涉及重大项目支出、大额固定资产采购等特殊费用报销事项，无论金额大小，均需经部门负责人、分管领导、财务负责人审核后，报公司总经理审批，必要时需经公司董事会审议通过。2.对于超预算的费用报销，必须提供详细的超预算说明及审批文件，经公司相关领导按上述审批权限审批后方可报销。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销凭证整理齐全并填写《费用报销单》提交审批。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如有特殊情况不能按时报销的，需提前向财务部门说明原因并申请延期。（三）其他规定对于跨月的费用报销，原则上应在费用所属月份的次月内完成报销手续。如遇特殊情况需跨年报销的，应在次年[X]月[X]日前办理完毕，否则财务部门有权不予受理。六、财务审核要点（一）凭证真实性审核1.审核发票的真伪，可通过税务机关官方网站、发票查验平台等渠道进行查询验证。2.检查发票内容是否与实际业务相符，包括发票开具日期、购买方名称、销售方名称、服务或货物名称、数量、单价、金额等信息是否一致。3.核实报销凭证上的签字、盖章是否齐全、清晰，是否符合规定。（二）费用合理性审核1.根据公司制定的费用报销标准，判断报销费用是否合理。如差旅费的交通、住宿、餐饮等费用是否符合相应级别标准，业务招待费是否与业务规模和客户级别相匹配等。2.审查费用支出是否与公司业务相关，是否具有必要性。对于与公司业务无关的费用支出，不予报销。3.关注费用支出的频率和金额是否异常，如有明显不合理的情况，需进一步核实原因。（三）报销流程合规性审核1.检查报销申请是否按照规定的流程进行审批，各环节审批签字是否齐全。2.审核报销凭证的完整性，是否提供了规定的相关证明材料。如缺少必要的证明材料，应要求经办人补充完善后再进行报销。3.核实报销金额的计算是否准确，是否存在多报、虚报等情况。七、违规处理（一）虚假报销1.对于员工故意提供虚假报销凭证，虚报费用的行为，一经查实，公司将追回虚报款项，并视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.如因虚假报销给公司造成经济损失的，公司将依法追究相关人员的法律责任。（二）违反报销流程1.对于未按照规定流程进行报销申请的，财务部门有权拒绝受理。2.如因违反报销流程导致报销延误或其他问题，由相关责任人自行承担责任。（三）其他