企业报销流程财务制度

PAGE企业报销流程财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司报销流程，加强财务管理，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，保障公司正常运营。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时借调或参与项目的外部人员。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务。合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，确保财务数据的及时性和准确性。二、报销流程1.费用申请员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。对于预算内的常规费用，由部门负责人审批；对于超出预算或重大费用支出，需经公司高层领导审批。2.费用发生与报销凭证取得员工按照审批后的《费用申请表》执行费用支出，并在费用发生后及时取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括但不限于发票、收据、合同、协议、审批文件等。发票必须符合国家税务部门的规定，具备发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等要素，且加盖发票专用章。对于无法取得发票的特殊情况，如支付给个人的小额劳务报酬等，应取得收款方出具的收款收据，并注明收款方姓名、身份证号码、联系方式、收款金额、用途等信息，同时由收款方签字确认。3.报销粘贴与填写员工将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序进行整理、粘贴，并填写《费用报销单》。《费用报销单》应填写完整、清晰，包括员工姓名、部门、报销日期、费用项目、金额、备注等信息。报销凭证应粘贴在《费用报销单》背面，确保粘贴牢固、整齐，便于审核。4.部门初审员工将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证提交至所在部门。部门负责人对报销内容的真实性、合理性、合规性进行初审，并签署意见。部门初审重点关注费用是否与部门业务相关、是否符合公司规定的报销标准、报销凭证是否齐全有效等。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其补充或更正相关信息。5.财务审核部门初审通过后，报销单据流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性以及报销金额的计算进行审核。财务审核主要内容包括：发票真伪、发票内容与报销项目是否相符、报销金额是否超出预算或标准、报销流程是否符合规定等。对于不符合要求的报销单据，财务人员应及时通知员工进行整改。6.审批支付经财务审核通过的报销单据，按照公司审批权限提交相关领导审批。审批通过后，财务部门根据公司资金情况安排支付。对于报销金额较小且符合公司规定的，可由财务负责人直接审批支付；对于金额较大或特殊情况的报销，需经公司高层领导审批后支付。支付方式可根据公司实际情况选择银行转账、现金支付等方式。对于通过银行转账支付的，财务人员应确保收款信息准确无误；对于现金支付的，应严格按照公司现金管理规定办理。三、费用报销标准1.差旅费交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或等级。乘坐飞机经济舱，长途火车硬座、硬卧、动车二等座，轮船三等舱及以下标准实报实销；因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、火车软卧、动车一等座、轮船二等舱及以上的，需提前经公司领导批准。市内交通费用按照实际发生额报销，但原则上应选择公共交通方式。如因特殊情况需要乘坐出租车，应注明事由并经部门负责人审批。住宿费用根据出差目的地及实际需要，分不同地区设定住宿标准。一线城市及经济发达地区每天住宿标准为[X]元，二线城市每天住宿标准为[X]元，三线及以下城市每天住宿标准为[X]元。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如因工作需要单人住宿的，需经部门负责人批准。餐饮补贴按照出差自然天数给予每人每天[X]元的餐饮补贴，包干使用，不再报销市内餐饮费用。2.业务招待费业务招待费应严格控制，确因业务需要发生的招待费用，需提前填写《业务招待费申请表》，注明招待对象、事由、预计金额等信息，并按照公司审批权限报相关领导批准。招待费用标准根据招待对象级别和业务重要性设定。一般业务招待每人每次标准不超过[X]元；重要客户或合作伙伴的招待每人每次标准不超过[X]元。招待费用应提供真实、有效的发票及相关消费清单，注明招待时间、地点、参与人员等信息。3.办公用品及设备采购办公用品采购应遵循勤俭节约原则，根据实际工作需要进行。办公用品由公司统一采购或指定采购渠道，员工不得自行购买。办公用品采购金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；超过[X]元的，需经公司高层领导审批。办公设备采购应按照公司固定资产管理规定执行，填写《固定资产购置申请表》，注明设备名称、型号、规格、数量、用途、预算金额等信息，经相关部门评估和公司领导审批后进行采购。4.通讯费公司根据员工岗位性质和工作需要，设定通讯费补贴标准。管理人员每月通讯费补贴标准为[X]元，业务人员每月通讯费补贴标准为[X]元。员工应提供与工作相关的通讯费用发票，按照补贴标准实报实销。如实际通讯费用低于补贴标准，按照实际发生额报销；如超过补贴标准，超出部分由员工自行承担。5.培训学习费用员工因业务需要参加外部培训学习，需提前填写《培训学习申请表》，注明培训课程名称、培训时间、培训地点、培训费用等信息，并按照公司审批权限报相关领导批准。培训学习费用标准根据培训内容和性质设定。一般业务培训费用每人每次不超过[X]元；专业技能提升培训费用每人每次不超过[X]元；涉及公司战略或核心业务的高端培训费用需经公司高层领导特批。员工参加培训学习取得的相关证书、结业证明等应及时交至人力资源部门备案。培训学习费用报销时，应提供培训发票、培训通知、培训签到表等相关证明材料。四、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。发票专用章的名称应与销售方名称一致。发票如有涂改、挖补、刮擦等情况，视为无效发票，不得作为报销凭证。2.收据对于支付给个人的小额劳务报酬、押金、租金等费用，可使用收款收据作为报销凭证。收款收据应具备收款单位名称、收款日期、收款事由、收款金额、收款人姓名及身份证号码等信息，并由收款人签字确认。收款收据应加盖收款单位财务专用章或公章，如收款单位为个人，应由收款人签字并按手印。3.其他凭证合同、协议、审批文件等其他凭证应真实、合法、有效，与报销业务相关。合同、协议应明确双方权利义务、交易内容、金额等关键信息；审批文件应具备审批部门、审批日期、审批意见等内容。所有报销凭证应按照公司规定的格式和要求进行整理、粘贴，确保整齐、美观，便于审核。五、报销期限1.员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，如有特殊情况不能及时报销的，需提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。2.对于跨年度的费用报销，应在次年[X]月[X]日前办理完毕，逾期不予报销（因公司审计、财务决算等特殊原因除外）。六、报销违规处理1.对于违反本制度规定的报销行为，公司将视情节轻重给予相应处理。对于虚假报销、故意骗取公司资金的行为，一经查实，除追回已报销款项外，公司将给予报销人警告、记过、降职、撤职等处分，情节严重的将依法追究法律责任。对于报销凭证不符合规定、报销流程不规范等问题，财务部门将通知报销人限期整改。如多次出现类似问题，公司将对报销人进行批评教育，并根据情况扣减绩效奖金。2.因报销违规给公司造成经济损失的，报销人应承担相应的赔偿责任。公司将视损失大小，通过法律途径追究报销