卫生系统合同管理制度

PAGE卫生系统合同管理制度一、总则（一）目的为加强卫生系统合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护卫生系统的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本系统实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生系统内各单位（包括医疗机构、疾病预防控制机构、卫生监督机构等）与自然人、法人或其他组织签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则：合同双方的权利和义务应公平对等，不得利用优势地位或格式条款损害对方利益。3.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防控原则：加强合同风险识别、评估和防控，确保合同履行过程中的风险可控。二、合同管理职责（一）合同管理部门卫生系统应设立专门的合同管理部门，负责合同的统一管理工作。合同管理部门的主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节的管理工作。3.建立合同台账，对合同进行登记、统计和归档。4.定期对合同履行情况进行检查和分析，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。5.负责合同纠纷的协调处理工作，必要时代表本单位参与诉讼或仲裁活动。（二）业务部门业务部门负责合同的具体承办工作，包括合同的起草、谈判、签订等。业务部门应指定专人作为合同承办人，负责与对方当事人进行沟通、协商，按照合同管理部门的要求办理合同相关手续。业务部门的主要职责包括：1.根据业务需要，提出签订合同的申请，并提供相关背景资料和合同草案。2.负责与对方当事人进行谈判，拟定合同条款，并对合同条款的合法性、合理性、可行性进行审查。3.按照合同管理部门的审核意见，修改和完善合同草案，并负责合同的签订工作。4.负责合同的履行工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。5.负责合同变更、解除等事项的提出和办理工作。（三）财务部门财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督，确保资金收付的合法性、准确性和安全性。财务部门应参与合同的起草和审核工作，对合同中涉及的财务条款进行审查。财务部门的主要职责包括：1.审核合同中涉及的资金预算、支付方式、结算期限等财务条款，确保符合财务管理规定。2.负责合同款项的收付工作，按照合同约定及时办理收款和付款手续，并做好相关账务处理。3.定期对合同款项的收付情况进行核对和分析，发现问题及时与业务部门沟通解决。4.协助合同管理部门做好合同纠纷的处理工作，根据需要提供财务方面的证据和资料。（四）审计部门审计部门负责对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行审计监督，防范合同风险。审计部门应定期对合同管理情况进行审计检查，发现问题及时提出整改意见。审计部门的主要职责包括：1.制定合同审计计划，对合同管理情况进行定期或不定期审计。2.审查合同的签订程序是否合规，合同条款是否合法、合理、有效。3.检查合同的履行情况，包括合同约定的义务是否履行、款项收付是否合规等。4.对合同变更、解除等事项进行审计，审查其程序是否合规，是否符合本单位利益。5.针对审计发现的问题，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、合同签订管理（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，提出签订合同的申请，并填写《合同签订申请表》，详细说明合同的名称、对方当事人、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等主要内容。2.合同管理部门对《合同签订申请表》进行初审，审核业务部门提交的申请是否符合本制度规定，申请内容是否完整、准确。初审通过后，将《合同签订申请表》及相关资料提交给财务部门、审计部门进行会签审核。3.财务部门对合同中涉及的资金预算、支付方式、结算期限等财务条款进行审核，确保符合财务管理规定。审计部门对合同的签订程序、合同条款的合法性、合理性、有效性进行审查。财务部门、审计部门会签审核通过后，在《合同签订申请表》上签署意见并加盖部门印章。合同管理部门根据财务部门、审计部门的审核意见，对合同草案进行修改和完善。业务部门与对方当事人进行谈判，拟定合同条款。谈判过程中，业务部门应充分考虑本单位利益，确保合同条款公平合理。合同条款拟定后，业务部门将合同草案提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应从法律、经济、技术等方面对合同草案进行全面审核，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、严密性以及双方权利义务的对等性。合同管理部门审核通过后，将合同草案提交给单位负责人或法定代表人审批。单位负责人或法定代表人根据审核意见，对合同进行审批，并签署同意或不同意的意见。经单位负责人或法定代表人审批同意后，业务部门与对方当事人签订合同。合同签订时，双方应在合同文本上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。（二）合同文本要求1.合同文本应采用书面形式，内容应完整、准确、清晰，具备合同的主要条款，包括当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的表述。合同中的专业术语应符合行业标准和惯例。3.合同文本应一式多份，分别由合同双方当事人、合同管理部门、财务部门、审计部门等留存归档。合同文本的格式应符合本单位的公文格式要求。（三）授权委托管理1.签订合同前，需要办理授权委托手续的，业务部门应填写《授权委托书》，明确委托事项、委托权限、委托期限等内容。2.《授权委托书》应经单位负责人或法定代表人审批同意后，加盖单位公章或合同专用章。3.被授权人应在授权范围内代表本单位签订合同，不得超越授权范围行事。授权委托期限届满或授权事项完成后，业务部门应及时收回《授权委托书》，并办理相关注销手续。四、合同履行管理（一）履行责任1.合同签订后，业务部门作为合同履行的责任主体，应按照合同约定全面履行合同义务，确保合同目标的实现。2.业务部门应指定专人负责合同的履行工作，及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，要求对方当事人承担违约责任或采取补救措施，并向合同管理部门报告。（二）进度跟踪1.合同管理部门应建立合同履行进度跟踪台账，定期对合同履行情况进行检查和统计分析，及时掌握合同履行进度。2.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，详细说明合同履行的进展情况、存在的问题及解决措施等。3.合同管理部门根据业务部门报送的合同履行情况报告，对合同履行过程中出现的问题进行分析研究，及时协调相关部门采取措施解决。（三）变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.合同管理部门对《合同变更申请表》进行初审，审核变更申请是否符合本制度规定，变更内容是否必要、合理。初审通过后，将《合同变更申请表》及相关资料提交给财务部门、审计部门进行会签审核。3.财务部门对合同变更涉及的资金预算、支付方式、结算期限等财务条款进行审核，确保符合财务管理规定。审计部门对合同变更的程序、变更条款的合法性、合理性、有效性进行审查。4.财务部门、审计部门会签审核通过后，在《合同变更申请表》上签署意见并加盖部门印章。5.合同管理部门根据财务部门、审计部门的审核意见，对合同变更草案进行修改和完善。6.业务部门与对方当事人就合同变更事项进行协商，达成一致意见后，签订《合同变更协议》。《合同变更协议》应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（四）解除管理1.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应填写《合同解除申请表》，详细说明解除合同的原因、对合同履行的影响等。2.合同管理部门对《合同解除申请表》进行初审，审核解除申请是否符合本制度规定，解除原因是否合理、合法。初审通过后，将《合同解除申请表》及相关资料提交给财务部门、审计部门进行会签审核。3.财务部门对合同解除涉及的资金结算、债权债务清理等财务条款进行审核，确保符合财务管理规定。审计部门对合同解除的程序、解除条款的合法性、合理性、有效性进行审查。4.财务部门、审计部门会签审核通过后，在《合同解除申请表》上签署意见并加盖部门印章。5.合同管理部门根据财务部门、审计部门的审核意见，对合同解除草案进行修改和完善。6.业务部门与对方当事人就合同解除事项进行协商，达成一致意见后，签订《合同解除协议》。《合同解除协议》应明确双方的权利义务，确保合同解除后双方的债权债务得到妥善处理。五、合同纠纷管理（一）纠纷处理原则1.合同纠纷发生后，应遵循合法、公正、及时解决纠纷的原则，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷，避免进入诉讼或仲裁程序。2.在处理合同纠纷过程中，应维护本单位的合法权益，同时注重保护对方当事人的合法权益。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据和资料。2.合同管理部门对合同纠纷进行初步调查和分析，了解纠纷的起因、经过和现状，评估纠纷的风险和影响。3.根据合同纠纷的具体情况，合同管理部门组织业务部门、财务部门、审计部门等相关人员进行研究讨论，制定纠纷处理方案。4.纠纷处理方案经单位负责人或法定代表人审批同意后，由合同管理部门负责组织实施。5.在纠纷处理过程中，如需要与对方当事人进行协商、调解或谈判，合同管理部门应安排专人负责，按照纠纷处理方案进行沟通和协商，争取达成和解协议。6.如协商、调解不成，合同管理部门应及时收集相关证据，代表本单位参与诉讼或仲裁活动。在诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师或仲裁员的工作，提供必要的支持和协助。7.合同纠纷处理完毕后，合同管理部门应及时总结经验教训，分析纠纷产生的原因，提出改进措施和建议，完善合同管理制度。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交给合同管理部门进行归档。合同文本及相关资料应包括合同草案、审核意见、授权委托书、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、纠纷处理文件等。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集、整理和归档工作，确保合同档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理1.合同管理部门对收集到的合同档案资料进行分类整理，按照合同的类别、签订时间、保管期限等进行编号和登记。2.合同档案资料应按照顺序装订成册，编制目录，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案资料的安全保管。2.合同档案资料应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.合同管理部门应定期对合同档案资料进行检查和盘点，发现问题及时采取措施进行处理。（四）档案查阅1.本单位内部人员因工作需要查阅合同档案资料的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案资料时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、