供应商结款财务制度

PAGE供应商结款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司与供应商之间的结款流程，确保公司资金的合理使用和供应商款项的及时支付，维护双方良好的合作关系，保障公司运营的正常进行。2.适用范围本制度适用于公司所有与供应商发生采购业务往来的部门及相关人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保结款行为合法合规。准确性原则：财务数据记录准确无误，结款金额、时间等信息与采购合同及实际业务相符。及时性原则：按照合同约定及时办理结款手续，不得无故拖延。保密性原则：涉及供应商及公司财务信息严格保密，防止信息泄露。二、供应商选择与合同签订1.供应商选择资质审查：采购部门负责对供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证等相关证件的审核，确保供应商具备合法经营资格。信誉评估：通过多种渠道了解供应商的信誉状况，如过往合作记录、行业口碑、银行信用评级等，优先选择信誉良好的供应商合作。实地考察：对于重要供应商或新合作供应商，必要时进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、售后服务等情况，评估其是否符合公司要求。2.合同签订合同条款：采购合同应明确采购商品或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式及期限等关键条款，确保双方权利义务清晰。审核流程：采购合同签订前，需经采购部门、法务部门、财务部门等相关部门审核。采购部门负责审核合同商务条款及采购需求的合理性；法务部门负责审核合同的合法性及合规性；财务部门负责审核付款方式、结算周期等财务条款的合理性及对公司资金流的影响。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章生效。合同存档：采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本交至财务部门存档，作为后续结款的依据。三、采购业务流程与结算依据1.采购订单下达采购部门根据公司需求向供应商下达采购订单，采购订单应明确采购商品或服务的具体要求、数量、价格、交货时间等信息，并经相关负责人审批。2.货物验收验收标准：质量部门或使用部门按照采购合同约定的质量标准对供应商交付的货物进行验收，确保货物符合要求。验收报告：验收合格后，验收人员应出具验收报告，详细记录验收情况，包括货物名称、规格、数量、质量状况等，并签字确认。验收报告作为结算的重要依据之一。3.发票开具与传递发票要求：供应商应按照合同约定及国家税务规定及时开具合法有效的发票，发票内容应与采购合同、实际业务相符，包括商品或服务名称、规格、数量、金额、税率、税额等信息。传递流程：供应商开具发票后，应及时将发票传递给公司采购部门。采购部门收到发票后，核对发票信息与采购订单、验收报告一致后，在规定时间内将发票传递至财务部门。4.结算依据审核财务部门收到采购部门传递的采购订单、验收报告及发票后，对结算依据进行审核。审核内容包括：采购订单与合同条款是否相符，订单审批手续是否齐全。验收报告是否真实、准确，验收人员签字是否完整。发票是否合法有效，发票信息与采购订单、验收报告是否一致。四、结款流程1.申请环节采购部门在收到供应商发票及相关结算资料后，应在规定时间内填写付款申请单。付款申请单应注明供应商名称、采购合同编号、采购商品或服务明细、发票号码、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购订单、验收报告、发票等相关附件。付款申请单经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务审核环节财务部门收到付款申请单及相关附件后，对以下内容进行审核：结算依据的完整性和准确性，确保各项资料齐全、相符。付款金额的计算是否正确，是否符合合同约定及相关财务规定。付款方式是否符合公司资金管理政策及合同约定。资金预算情况，确保付款在公司资金预算范围内。财务审核通过后，在付款申请单上签字，并提交至财务负责人审批。3.审批环节财务负责人根据公司资金状况、财务政策及相关规定对付款申请进行审批。审批通过后，在付款申请单上签字确认。对于金额较大或特殊的付款申请，需提交公司管理层审批。4.付款环节财务部门根据审批通过的付款申请，按照合同约定的付款方式及时安排付款。银行转账：对于采用银行转账方式付款的，财务人员应准确填写付款信息，确保款项及时、准确到达供应商账户。付款完成后，及时取得银行付款回单，并进行账务处理。支票支付：如采用支票支付，财务人员应按照支票管理规定填写支票，确保支票信息准确无误。支票交付供应商时，应要求供应商在支票存根上签字确认，并做好登记记录。同时，跟踪支票的使用情况，确保款项及时到账。其他支付方式：对于其他特殊支付方式，应按照相应的管理规定和操作流程进行付款，并做好记录和跟踪。五、结款期限与逾期处理1.结款期限公司应按照采购合同约定的结款期限及时支付供应商款项。一般情况下，结款期限应在货物验收合格且收到供应商发票后的[X]个工作日内。对于长期合作的优质供应商，可根据实际情况适当延长结款期限，但最长不得超过合同约定的期限。2.逾期处理原因分析：如因特殊原因导致无法按时结款，采购部门应及时与供应商沟通，并向财务部门说明原因。财务部门应分析逾期原因，评估对公司信誉及供应商合作关系的影响。沟通协商：采购部门负责与供应商进行沟通协商，争取供应商的理解，并根据实际情况确定新的结款时间。同时，向供应商承诺在今后的合作中尽量避免逾期情况的发生。违约责任承担：如因公司原因逾期结款，按照采购合同约定承担相应的违约责任，如支付逾期利息、违约金等。逾期利息及违约金的计算方式应在合同中明确约定，并按照财务规定进行账务处理。信誉影响评估：财务部门应跟踪逾期结款对公司信誉的影响，定期向公司管理层汇报。对于因逾期结款导致供应商合作意愿下降或对公司信誉造成较大负面影响的情况，应及时采取措施加以解决，如调整结款政策、加强与供应商的沟通等。六、账务处理与档案管理1.账务处理财务部门在完成付款后，应按照财务会计准则及时进行账务处理。根据采购业务性质，分别计入相应的成本、费用科目，并确保账务记录准确、清晰。同时，定期核对与供应商的往来账目，确保账账相符、账实相符。2.档案管理档案分类：与供应商结款相关的档案资料应进行分类管理，包括采购合同、采购订单、验收报告、发票、付款申请单、银行付款回单等。档案保存期限：按照国家档案管理规定及公司内部要求，确定各类档案的保存期限。一般情况下，采购合同、发票等重要档案应保存[X]年以上，以备查阅和审计。档案存储方式：采用电子档案与纸质档案相结合的方式进行存储。电子档案应定期备份，确保数据安全；纸质档案应存放在专用档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。档案查阅与借阅：公司内部人员因工作需要查阅或借阅供应商结款档案时，应填写档案查阅申请表或借阅登记表，注明查阅或借阅的档案名称、原因、时间等信息，并经相关负责人审批。查阅或借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自复印、涂改或损坏档案。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对供应商结款财务制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购业务流程的合规性、结算依据的真实性与准确性、结款流程的执行情况、账务处理的正确性等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务自查财务部门应定期对供应商结款业务进行自查，检查结款流程是否符合规定、财务数据是否准确无误、与供应商的往来账目是否清晰等。发现问题及时进行整改，并形成自查报告向公司管理层汇报。3.供应商反馈建立供应商反馈机制，定期收集供应商对公司结款情况的意见和建议。对于供应商提出的问题，及时进行调查