卫生局档案室管理制度

PAGE卫生局档案室管理制度一、总则（一）目的为加强卫生局档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生局机关各科室、下属各事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生局档案室负责集中管理本局各类档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：归档的档案必须是真实反映本局各项工作活动的原始记录。3.完整性原则：全面收集本局在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局各类档案，确保档案的安全和完整，并定期进行检查和清点。3.对档案进行分类、编目、编号，建立档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.积极开展档案信息开发利用工作，为本局各项工作提供档案资料支持。6.负责对本局各科室档案管理工作进行指导和监督，组织档案业务培训。（二）各科室职责1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案管理的日常工作，确保档案的及时收集和整理。3.配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定程序办理档案借阅手续。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的重要会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.本局开展业务工作形成的文件材料，如业务文件、调查研究报告、技术资料、合同协议等。5.本局机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等方面的文件材料。6.本局财务工作形成的文件材料，如预算、决算、财务报表、审计报告等。7.本局开展各类活动的文件材料，如宣传活动、培训活动、竞赛活动等。8.本局与其他单位的往来文件、信函、协议等。（二）收集要求1.文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备。2.各科室应在工作结束后及时将文件材料收集整理，定期移交档案室。3.对于重要文件材料，应一式两份，一份留存本科室，一份移交档案室。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序进行排列。2.对文件材料进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。3.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。四、档案的分类与编号（一）分类1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传教育、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：包括机关日常工作、会议管理、信访工作、保密工作、后勤管理等方面的文件材料。3.业务工作类：根据卫生局的业务职能，分为医疗卫生管理、疾病预防控制、卫生监督、妇幼保健、中医药管理等类别，每个类别再根据具体业务内容进行细分。4.人事管理类：包括人员招聘、考核、培训、职称评定、工资福利等方面的文件材料。5.财务管理类：包括财务预算、决算、收支管理、资产管理、审计等方面的文件材料。（二）编号1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”表示党群工作类，“B”表示行政管理类等。4.顺序号：用三位数字表示，从“001”开始依次编号。示范：“2023A001”表示2023年度党群工作类的第一份档案。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌的，对本局、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年和10年。凡是在一定时期内对本局工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。3.具体保管期限的划分，按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。（二）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。3.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（三）档案的清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点，每年至少一次，确保档案的数量准确。2.对档案的保管状况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时进行修复或复制。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围本局工作人员因工作需要，可查阅本局档案室保管的档案。外单位查阅本局档案，须经本局分管领导批准。（二）查阅手续1.本局工作人员查阅档案，应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等，经科室负责人签字后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，须持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经本局分管领导批准后，到档案室查阅。查阅人员应填写《档案查阅登记表》，并在档案室工作人员的监督下查阅档案。（三）查阅要求1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.查阅档案应在档案室指定的地点进行，如需借出档案，须经档案室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过7个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.查阅人员归还档案时，档案室工作人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关科室人员组成，负责对档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本局实际情况，对档案进行逐件鉴定，确定档案的保管期限。（三）销毁程序1.对已失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，经局长批准后进行销毁。2.档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上工作人员负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立本局档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化扫描对本局重要档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像格式应为JPEG或TIFF等。（三）数据录入与存储将扫描后的档案图像进行数据录入，建立档案数据库，实