小区物业自管财务制度

PAGE小区物业自管财务制度一、总则（一）目的为规范小区物业管理公司（以下简称“公司”）的财务行为，加强财务管理和经济核算，提高资金使用效益，促进公司健康发展，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各物业管理区域。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：全面涵盖公司各项财务收支及经济活动，确保财务管理无遗漏。4.准确性原则：财务数据计算准确，账表相符，提供真实可靠的财务信息。5.及时性原则：及时记录、处理财务业务，按时编制财务报表，为公司决策提供及时有效的财务支持。6.效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高资金使用效益，实现公司经济效益最大化。（四）财务管理体制公司实行“统一领导、分级管理”的财务管理体制。公司财务部负责全公司的财务管理工作，对公司财务活动进行统一核算、统一管理；各部门、各物业管理区域在公司财务部的指导下，负责本部门、本区域的财务管理和经济核算工作。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立财务部，作为公司财务管理的职能部门。财务部根据工作需要，设置会计、出纳等岗位，明确各岗位职责，确保财务工作的正常开展。（二）财务人员岗位职责1.财务负责人岗位职责负责组织公司的财务管理工作，贯彻执行国家财经法规和公司财务制度。制定公司财务战略和财务计划，参与公司重大经营决策，为公司提供财务支持和决策依据。组织编制公司年度财务预算、决算报告，监督预算执行情况，定期进行财务分析，提出改进措施和建议。负责公司财务内部控制制度的建立、健全和有效执行，防范财务风险。组织财务人员进行业务培训和考核，提高财务人员业务素质。协调与税务、银行等相关部门的关系，维护公司良好的财务形象。2.会计岗位职责按照国家会计制度的规定，进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正补充。定期核对账目，做到账证相符、账账相符、账实相符，发现问题及时查明原因并进行处理。负责财务档案的整理、归档和保管工作，确保财务档案的安全完整。协助财务负责人编制财务预算、决算报告，提供相关财务数据和分析资料。完成领导交办的其他财务工作任务。3.出纳岗位职责负责公司现金、银行存款的收付和保管工作，严格遵守现金管理和银行结算制度。办理现金收付业务时，要当面点清金额，确保现金收付准确无误。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。负责支票、汇票、发票等重要票据的购买、保管和使用登记工作，严格按照规定开具和使用票据。定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，对未达账项及时查明原因并进行处理。协助会计做好其他财务工作，如工资发放、费用报销等。三、财务预算管理（一）预算编制原则1.以收定支原则：根据公司预计收入情况，合理安排支出，确保收支平衡。2.全面性原则：涵盖公司各项收入、成本、费用等财务收支项目，做到全面预算。3.准确性原则：预算数据应基于对市场情况、历史数据及未来发展趋势的合理预测，确保准确可靠。4.灵活性原则：预算应具有一定的弹性，以应对市场变化和突发情况。（二）预算编制方法1.收入预算编制根据小区物业管理费收费标准、预计入住率、车位出租率等因素，结合历史收费数据和市场变化趋势，编制物业管理费收入预算。考虑其他经营收入来源，如广告收入、特约服务收入等，预测各项经营收入金额。2.成本费用预算编制人员费用预算：根据公司人员编制、工资标准、福利政策等，计算人员工资、奖金、社保、公积金等费用。办公费用预算：根据办公设备购置计划、办公用品消耗情况等，预计办公费用支出。维修费用预算：根据小区设施设备维修计划、维修历史数据等，估算维修费用。绿化保洁费用预算：根据绿化面积、保洁工作量、绿化保洁材料消耗等，编制绿化保洁费用预算。其他费用预算：包括水电费、物业费税金、差旅费、业务招待费等，根据实际情况进行合理估算。（三）预算编制程序1.每年第四季度，财务部组织各部门、各物业管理区域编制下一年度财务预算草案。2.各部门、各物业管理区域根据公司预算编制要求，结合本部门、本区域实际情况，提出预算建议数，报送财务部。3.财务部对各部门、各物业管理区域报送的预算建议数进行审核、汇总，结合公司整体发展战略和目标，提出调整意见，形成公司年度财务预算草案。4.公司年度财务预算草案经总经理办公会审议通过后，报董事会批准。5.财务部将批准后的年度财务预算分解下达至各部门、各物业管理区域，作为预算执行和考核的依据。（四）预算执行与控制1.各部门、各物业管理区域应严格按照下达的预算执行，确保预算目标的实现。2.财务部建立预算执行监控机制，定期对预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.对于预算执行过程中出现的重大差异或调整事项，应按照规定的程序进行审批，并及时调整预算。（五）预算考核1.公司建立预算考核制度，对各部门、各物业管理区域的预算执行情况进行考核评价。2.考核指标主要包括预算完成率、收入增长率、成本费用控制率等。3.根据考核结果，对预算执行情况良好的部门和区域给予奖励，对未完成预算目标的部门和区域进行相应的处罚。四、收入管理（一）物业管理费收入1.严格按照与业主签订的物业服务合同约定的收费标准和收费方式收取物业管理费。明确收费周期，如按月、按季或按年收取。及时向业主开具合法有效的收费票据，确保票据内容准确无误。2.建立收费台账，详细记录业主缴费情况，包括缴费时间、金额、缴费方式等信息。3.定期对收费情况进行核对和统计分析，及时发现欠费业主，采取有效措施催缴欠费。（二）其他经营收入1.广告收入合理规划小区内广告位，与广告商签订广告合同，明确广告位位置、广告内容、广告期限、收费标准等条款。按照合同约定及时收取广告费用，开具发票，并做好广告收入的核算和管理工作。2.车位出租收入规范车位出租流程，签订车位租赁合同，明确租赁期限、租金标准、缴费方式等。加强对车位出租情况的管理，及时更新车位出租信息，确保车位出租收入足额收取。3.特约服务收入根据业主需求，提供特约服务项目，如家政服务、维修服务等。与业主签订特约服务合同，明确服务内容、收费标准、服务期限等，按照合同约定收取服务费用。（三）代收款项管理**1.对于代收的水电费、垃圾处理费等款项，应严格按照相关规定进行代收代付。2.建立代收款项台账，详细记录代收金额、代付金额、代收代付时间等信息。3.定期与相关部门或单位核对代收代付账目，确保代收款项及时足额上缴，代付款项准确无误支付。五、成本费用管理（一）成本费用分类1.人员费用：包括工资、奖金、社保、公积金、福利费等。2.办公费用：如办公用品、办公设备购置及维修、水电费、通讯费等。3.维修费用：小区设施设备的日常维修、保养、更新改造费用。4.绿化保洁费用：绿化养护、保洁服务所需的材料、人工费用等。5.其他费用：如差旅费、业务招待费、物业费税金等。（二）成本费用控制原则1.严格执行公司成本费用预算，确保各项成本费用支出在预算范围内。2.遵循成本效益原则，在保证服务质量的前提下，合理控制成本费用，提高经济效益。3.实行归口管理，明确各部门在成本费用控制中的职责，加强部门之间的协作与沟通。（三）成本费用控制措施1.人员费用控制优化人员配置，根据工作实际需要合理确定人员编制，避免人员冗余。加强绩效考核，将员工薪酬与工作绩效挂钩，激励员工提高工作效率，降低人工成本。2.办公费用控制制定办公用品采购标准和消耗定额，严格控制办公用品的采购和使用。加强办公设备管理，提高设备利用率，延长设备使用寿命，减少设备购置和维修费用。合理控制水电费、通讯费等支出，倡导节约能源和资源。3.维修费用控制建立设施设备维修保养计划，定期对设施设备进行检查和维护，及时发现和解决问题，减少维修成本。加强维修项目的审批管理，严格控制维修费用支出，对于重大维修项目，应进行招标或比价，选择性价比高的维修方案。4.绿化保洁费用控制合理安排绿化保洁人员，优化工作流程，提高工作效率，降低人工成本。严格控制绿化保洁材料的采购和使用，建立材料领用制度，避免浪费。5.其他费用控制严格执行差旅费、业务招待费等费用报销标准，加强费用审批管理，杜绝不合理支出。按照国家税收法规规定，准确计算和缴纳物业费税金，合理降低税务成本。（四）成本费用核算1.财务部按照国家统一的会计制度和公司财务制度的规定，对成本费用进行核算。2.成本费用核算应遵循权责发生制原则，按照受益对象进行归集和分配。3.定期编制成本费用报表，反映公司成本费用的发生情况和变动趋势，为成本费用控制和管理提供依据。六、资产管理（一）流动资产1.货币资金加强现金管理，严格遵守现金使用范围和库存现金限额规定，确保现金安全。定期核对银行账户余额，及时清理未达账项，保证银行存款账实相符。建立货币资金内部控制制度，明确货币资金收付、保管等环节的职责和权限，防范货币资金风险。2.应收账款加强对应收账款的管理，定期与业主核对账目，及时催收欠费。建立应收账款账龄分析制度，对逾期账款采取有效措施进行催收，减少坏账损失。按照规定计提坏账准备，确保应收账款账面价值真实可靠。3.存货存货主要包括办公用品、维修材料、绿化保洁材料等。建立存货管理制度，加强存货采购、验收、保管、领用等环节的管理，确保存货安全完整。定期对存货进行盘点，及时清理积压存货，合理控制存货库存水平。（二）固定资产1.固定资产是指使用期限超过一年，单位价值较高，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，如房屋建筑物、办公设备、交通工具、设施设备等。2.固定资产购置应按照公司规定的审批程序进行，确保购置的固定资产符合公司实际需要，且性价比合理。3.财务部按照国家统一的会计制度规定，对固定资产进行核算，计提折旧。4.建立固定资产管理制度，加强固定资产日常管理，包括固定资产的登记、入账、保管、维修、盘点等工作。定期对固定资产进行清查盘点，并编制固定资产盘点报告，确保固定资产账实相符。5.对于固定资产的处置，应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时足额入账，处置损失应查明原因并按规定进行处理。七、财务审批与报销制度（一）财务审批原则1.分级审批原则：根据费用金额大小，实行分级审批制度，明确各级审批权限。2.真实性原则：审批人员应严格审核报销凭证的真实性、合法性和完整性，确保报销事项真实发生。3.合规性原则：报销事项应符合国家法律法规和公司财务制度的规定。（二）费用报销流程1.报销人填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、报销日期等信息，并附上相关原始凭证。2.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核签字。3.财务部对报销凭证的合法性、完整性、准确性进行审核，审核无误后签字。4.按照公司规定的审批权限，报总经理或其他授权领导审批。5.审批通过后，报销人持报销单到财务部办理报销手续，出纳根据审批后的报销单支付款项。（三）审批权限设置1.日常费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务部负责人审批。金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务部负责人审核后，报总经理审批。2.重大费用支出对于金额较大的维修项目、固定资产购置等重大费用支出，应按照公司规定的招标或比价程序进行，经相关部门审核后，报总经理办公会或董事会审批。八、财务报告与财务分析（一）财务报告1.公司定期编制财务报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表、附注等。2.财务报告应按照国家统一的会计制度规定的格式和内容编制，做到数字真实、内容完整、报送及时。3.财务部负责财务报告的编制工作，在编制过程中应严格遵守会计核算原则和财务制度规定，确保财务报告的准确性和可靠性。4.财务报告编制完成后，经财务部负责人审核、总经理审批后，按照规定报送相关部门和单位。（二）财务分析1.财务部定期对公司财务状况和经营成果进行分析，为公司决策提供依据。2.财务分析内容主要包括预算执行情况分析、收入分析、成本费用分析、资产负债分析、现金流量分析等。3.通过财务分析，揭示公司财务管理中存在的问题，提出改进措施和建议，促进公司财务管理水平的提高。4.财务分析报告应定期提交公司管理层，并抄送相关部门，以便各部门了解公司财务状况，共同做好财务管理工作。九、财务监督与内部审计（一）财务监督1.公司建立健全财务监督机制，加强对财务活动的全过程监督。2.财务部负责对公司各项财务收支及经济活动进行日常监督，确保财务活动符合国家法律法规和公司财务制度规定。3.各部门、各物业管理区域