员工报销及财务制度

PAGE员工报销及财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司员工的报销行为，加强财务管理，确保公司资金的合理使用，保障公司和员工的合法权益，提高公司运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：员工报销的费用必须是真实发生的，不得虚报、冒领。2.合理性原则：报销费用应符合公司的业务需求和财务规定，具有合理性。3.合规性原则：报销行为必须遵守国家法律法规和公司相关制度。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请单，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.费用申请单需经部门负责人审核签字，确保费用支出符合部门工作安排和预算。（二）费用发生1.员工按照费用申请单的内容进行费用支出，保留相关的发票、收据等原始凭证。2.原始凭证应真实、合法、有效，内容完整，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额等。（三）报销审批1.员工将填写完整的报销单及原始凭证提交给财务部门。2.财务人员对报销单和原始凭证进行初步审核，检查报销单填写是否规范、原始凭证是否齐全、合规等。3.对于不符合要求的报销单，财务人员应及时通知员工补充或更正。4.审核通过的报销单依次提交给各级审批人审批，审批人应根据职责权限对报销事项进行审核，签署审批意见。5.审批流程一般为：员工所在部门负责人、财务负责人、总经理（根据金额大小设定不同的审批权限）。（四）报销支付1.经各级审批人批准后的报销单，财务部门根据公司资金状况安排支付。2.支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据公司规定和实际情况确定。3.对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款信息准确无误，避免支付错误。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工乘坐飞机、火车、轮船等交通工具应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，需提供相应的机票行程单；乘坐火车软卧、高铁一等座及以上的，需提供车票；乘坐轮船二等舱及以上的，需提供船票。因特殊情况需要乘坐飞机商务舱或火车一等座以上的，需提前经上级领导批准。市内交通费用，根据实际情况凭有效发票报销，一般按照公司规定的标准限额报销。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据出差目的地的级别和公司规定的标准执行。不同城市、不同级别地区设定不同的住宿标准上限。住宿发票应注明住宿日期、住宿人数、单价、总价等信息，且发票内容必须与实际住宿情况相符。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，住宿费按照标准报销，超出部分自理。3.餐饮补贴按照出差天数给予一定的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次。餐饮补贴无需提供发票，直接按照标准计算发放。（二）业务招待费1.业务招待费应严格控制在公司规定的预算范围内，遵循必要性、合理性原则。2.招待费用发生前，需提前填写业务招待费申请单，注明招待对象、事由、预计金额等，经部门负责人和相关领导批准后方可进行。3.业务招待费报销时，应提供正规的餐饮发票、娱乐场所发票等原始凭证，发票上应注明招待时间、地点、消费项目等详细信息。4.招待费的报销金额不得超过申请单批准的金额，超出部分不予报销。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要，由各部门统一填写办公用品采购申请单，经部门负责人审核后提交给行政部门。2.行政部门根据采购申请单进行集中采购，采购过程中应遵循性价比原则，选择质量可靠、价格合理的供应商。3.办公用品购置报销时，应提供有效的发票、购物清单等原始凭证，发票上应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、总价等信息。4.办公设备的购置需提前进行预算申请，经公司领导批准后按照规定的采购流程进行采购。办公设备购置报销时，除提供发票外，还需提供设备购置合同、验收报告等相关资料。（四）通讯费1.公司根据员工的工作岗位和工作需要，设定不同的通讯费报销标准。2.员工凭通讯运营商开具的正规发票报销通讯费用，发票上应注明手机号码、费用所属期间、费用明细等信息。3.通讯费报销金额不得超过公司规定的标准，超出部分自理。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应加盖发票专用章。2.发票内容应与实际业务相符，包括日期、购买方名称、销售方名称、货物或应税劳务、服务名称、金额等。3.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由出具单位重开或更正，并在更正处加盖出具单位印章。（二）收据1.对于一些无法取得发票的情况，可使用财政部门监制的收据作为报销凭证。2.收据应注明收款单位名称、地址、电话、收款项目、金额、日期等信息，并加盖收款单位财务专用章。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证应符合国家法律法规和公司规定，如出差审批单、业务招待费申请单、办公用品采购申请单等。2.所有报销凭证应保持整洁、完整，不得有破损、折叠等影响凭证真实性和完整性的情况。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，将报销单及原始凭证提交给财务部门。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内整理好差旅费报销单及相关凭证，提交给财务部门进行报销。（三）年度费用报销对于一些年度性的费用报销，如年度培训费用、年度保险费用等，应在费用结算后的[X]个工作日内办理报销手续。六、财务审核要点（一）报销单填写规范1.检查报销单的填写是否完整，包括员工姓名、部门、报销日期、费用明细、金额合计、报销事由等。2.报销单上的签字是否齐全，各级审批人应按照规定签署意见并签字。（二）原始凭证合规性1.审核原始凭证的真实性，通过发票查询平台等方式核实发票的真伪。2.检查原始凭证的合法性，确保发票开具符合国家税收法律法规，收据使用符合财政部门规定。3.确认原始凭证的完整性，检查发票内容是否齐全、是否有相关附件等。（三）费用合理性1.根据公司的报销标准和业务实际情况，判断费用支出是否合理。2.对于超出报销标准的费用，是否有相应的审批手续。（四）报销流程完整性1.检查报销单是否按照规定的审批流程进行审批，各级审批意见是否明确。2.确认报销单在财务部门的审核环节是否符合要求，是否经过了必要的审核步骤。七、违规处理（一）虚报、冒领费用1.对于虚报、冒领费用的员工，一经发现，公司将追回已报销的款项，并按照虚报金额的[X]倍处以罚款。2.情节严重的，公司将给予警告、记过、降职、辞退等处分，并依法追究其法律责任。（二）审批环节违规1.各级审批人在审批过程中存在违规操作，如明知费用不合理仍予以批准的，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因审批人违规审批导致公司损失的，审批人应承担相应的赔偿责任。（三）违反报销时间规定1.员工未按照规定时间办理报销手续，导致公司财务核算不及时或影响资金支付的，公司将给予警告，并要求