商贸企业财务制度管理

PAGE商贸企业财务制度管理一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司财务行为，加强财务管理和经济核算，确保公司经营活动的正常开展，保护投资者的合法权益，依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》及相关法律法规，结合本公司实际情况制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分公司、子公司的财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：公司财务活动必须遵守国家法律法规和相关财经政策，确保财务工作合法合规。2.全面性原则：涵盖公司财务管理的各个方面，包括财务核算、资金管理、资产管理、成本费用控制、利润分配等，形成完整的财务管理制度体系。3.准确性原则：财务数据必须真实、准确、完整，如实反映公司财务状况和经营成果，为公司决策提供可靠依据。4.及时性原则：及时记录、处理和报告财务信息，确保财务信息的时效性，满足公司内部管理和外部监管的需要。5.效益性原则：在财务管理中注重成本效益分析，合理配置资源，提高资金使用效率，实现公司经济效益最大化。二、财务机构与人员设置（一）财务部门职责1.负责公司财务管理制度的制定、执行和监督，确保公司财务活动符合法律法规和公司规定。2.组织公司财务核算工作，编制财务报表，及时、准确地反映公司财务状况和经营成果。3.负责公司资金的筹集、使用和管理，合理安排资金，提高资金使用效率，确保公司资金安全。4.开展成本费用核算与控制，制定成本费用标准，分析成本费用变动原因，提出降低成本费用的措施和建议。5.参与公司投资、融资、利润分配等重大决策，提供财务分析和决策支持，防范财务风险。6.负责公司资产管理，定期进行资产清查，确保资产安全完整，提高资产使用效益。7.配合外部审计、税务等部门的工作，及时提供相关财务资料，依法纳税，维护公司良好的外部形象。8.加强财务人员队伍建设，组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务素质和职业道德水平。（二）财务人员岗位设置及职责1.财务经理全面负责公司财务管理工作，组织制定和完善公司财务管理制度，监督制度的执行情况。组织编制公司年度财务预算、财务决算，审核财务报表，为公司决策提供财务支持。负责公司资金管理，合理安排资金，确保公司资金安全和正常周转。组织开展成本费用控制工作，分析成本费用变动原因，提出降低成本费用的措施和建议。参与公司重大投资、融资、利润分配等决策，评估决策的财务影响，防范财务风险。负责财务人员队伍建设，组织财务人员培训和考核，提高财务人员业务素质和职业道德水平。协调与外部审计、税务等部门的关系，维护公司良好的外部形象。2.会计按照国家统一会计制度和公司财务制度的规定，进行财务核算工作，编制记账凭证，登记账簿，编制财务报表。负责审核原始凭证的真实性、合法性和完整性，对不符合规定的原始凭证予以退回，并要求更正、补充。定期核对账目，做到账证相符、账账相符、账实相符，发现问题及时查明原因并进行处理。负责公司税务申报和缴纳工作，依法计算应纳税额，按时申报纳税，合理进行税务筹划，降低税务成本。协助财务经理编制财务预算和财务决算，提供相关财务数据和分析资料。负责会计档案的整理、归档和保管工作，按照规定期限妥善保管会计凭证、账簿、报表等会计资料。3.出纳负责公司现金收付、银行结算等资金收支业务，严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定办理各项业务。及时登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保其安全完整。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，核对银行存款余额，发现问题及时报告并处理。协助会计做好财务核算工作，提供相关资金收支数据和资料。三、财务核算管理（一）会计核算原则1.公司采用权责发生制进行会计核算，凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应当作为当期的收入和费用；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已在当期收付，也不应当作为当期的收入和费用。2.公司会计核算以人民币为记账本位币。业务收支以人民币以外的货币为主的单位，可以选定其中一种货币作为记账本位币，但编制的财务会计报告应当折算为人民币。3.公司会计核算遵循历史成本原则，各项资产按照取得时的实际成本计量。其后，各项资产如果发生减值，应当按照本制度规定计提相应的减值准备。（二）会计科目设置公司按照国家统一会计制度的规定设置会计科目，根据公司实际情况进行明细核算。会计科目应保持相对稳定，如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明变更原因及影响。（三）财务报表编制1.公司按照国家统一会计制度的规定定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注。2.财务报表应根据审核无误的会计账簿记录和其他有关资料编制，做到数字真实、计算准确、内容完整、报送及时。3.财务经理负责组织审核财务报表，确保财务报表的准确性和合规性。审核后的财务报表报公司管理层和相关部门。（四）会计档案管理1.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、纳税申报表、审计报告、验资报告、财务软件备份数据等会计资料。2.会计档案由财务部门负责整理、归档和保管。会计档案应按照类别、年度、月份顺序排列，装订成册，并编制会计档案保管清册。3.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。4.会计档案不得外借，如有特殊需要，经财务经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。5.保管期满的会计档案，除涉及未结清的债权债务原始凭证和其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序销毁。销毁会计档案时，应由财务部门和审计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案保管清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司负责人。四、资金管理（一）资金筹集管理1.公司根据经营发展需要，合理确定资金筹集规模和方式。资金筹集方式包括股权融资、债权融资、内部融资等。2.股权融资应按照国家法律法规和公司章程的规定进行，确保股东权益得到保障。债权融资应合理控制负债规模和融资成本，确保公司财务风险可控。3.公司筹集资金应签订相关合同或协议，明确各方权利义务。资金筹集过程中发生的手续费、佣金等费用，应按照规定计入相关成本费用。（二）资金使用管理1.公司建立资金预算管理制度，根据年度经营计划和财务预算，编制月度资金预算，合理安排资金使用。2.资金使用应严格按照审批程序进行，各项支出必须有合法的原始凭证，并经相关负责人审批签字后方可报销。3.公司资金支付分为现金支付和银行转账支付。现金支付应严格按照国家现金管理规定执行，超过现金支付限额的支出应通过银行转账支付。4.加强资金使用的监督和控制，定期对资金使用情况进行检查和分析，确保资金使用合规、合理、高效。（三）资金结算管理1.公司应加强银行账户管理，按照规定开立和使用银行账户，严禁出租、出借银行账户。2.银行结算业务应严格按照银行结算制度的规定办理，确保资金结算安全、准确、及时。3.定期核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表，及时发现和处理未达账项。（四）资金风险管理1.公司应建立资金风险预警机制，对资金流动性、偿债能力等进行实时监控，及时发现和预警资金风险。2.合理安排资金结构，优化资金配置，降低资金成本，提高资金使用效率，防范资金风险。3.加强与金融机构的沟通与合作，拓宽融资渠道，确保公司资金链稳定。五、资产管理（一）流动资产1.货币资金包括库存现金、银行存款和其他货币资金。公司应严格按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定进行管理，确保货币资金安全。定期对货币资金进行清查盘点，做到账实相符。发现账实不符时，应及时查明原因并进行处理。2.应收账款公司应建立健全应收账款管理制度，加强应收账款的核算和管理。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况。催款责任部门应积极采取措施催收应收账款，减少坏账损失。对于逾期未收回的应收账款，应查明原因，追究相关人员责任。符合坏账确认条件的应收账款，应按照规定计提坏账准备，并及时进行核销。3.存货公司存货包括原材料、库存商品、周转材料等。存货应按照实际成本计价，采用先进先出法、加权平均法等方法进行核算。建立存货管理制度，加强存货的采购、验收、保管、发出等环节的管理。定期对存货进行清查盘点，确保存货账实相符。对于盘盈、盘亏的存货，应及时查明原因并进行处理。合理确定存货储备量，避免存货积压或缺货。对于积压存货，应及时采取降价销售、报废等措施进行处理，减少存货损失。（二）固定资产1.固定资产定义与分类固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。公司应根据固定资产的性质和使用情况，合理确定固定资产的分类标准，并按照规定进行核算和管理。2.固定资产购置与折旧固定资产购置应按照公司固定资产管理制度的规定进行审批。购置固定资产时，应签订购买合同，明确双方权利义务。固定资产折旧采用年限平均法计提，折旧年限根据固定资产的性质和使用情况，按照国家规定的折旧年限确定。折旧方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经财务经理批准，并在财务报表附注中说明变更原因及影响。3.固定资产清查与处置定期对固定资产进行清查盘点，确保固定资产账实相符。清查盘点过程中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因并进行处理。对于闲置、报废的固定资产，应按照规定程序进行处置。处置固定资产取得的收入，应计入公司收入；处置固定资产发生的损失，应按照规定进行审批后计入公司成本费用。（三）无形资产1.无形资产定义与分类无形资产是指公司拥有或者控制的没有实物形态的可辨认非货币性资产，包括专利权、商标权、著作权、土地使用权等。公司应根据无形资产的性质和使用情况，合理确定无形资产的分类标准，并按照规定进行核算和管理。2.无形资产计价与摊销无形资产按照取得时的实际成本计价。自行开发并按法律程序申请取得的无形资产，按照依法取得时发生的注册费、聘请律师费等费用作为无形资产的成本入账。无形资产摊销采用直线法进行，摊销年限根据无形资产的使用寿命确定。使用寿命有限的无形资产，其摊销金额应当在使用寿命内系统合理摊销；使用寿命不确定的无形资产，不应摊销。3.无形资产处置无形资产处置应按照规定程序进行审批。处置无形资产取得的收入，应计入公司收入；处置无形资产发生的损失，应按照规定进行审批后计入公司成本费用。六、成本费用管理（一）成本费用核算原则1.公司按照权责发生制原则进行成本费用核算，凡是本期应负担的成本费用，不论款项是否支付，均应计入本期成本费用；凡是不属于本期应负担的成本费用，即使款项已在本期支付，也不应计入本期成本费用。2.成本费用核算应遵循相关性原则和配比原则，确保成本费用与收入之间的合理配比，准确反映公司经营成果。（二）成本费用分类与核算1.营业成本营业成本是指公司销售商品、提供劳务等主营业务活动所发生的成本。包括直接材料、直接人工和制造费用等。财务部门应按照成本核算对象，对营业成本进行明细核算，准确计算主营业务成本。2.期间费用期间费用是指公司本期发生的、不能直接或间接归入营业成本，而是直接计入当期损益的各项费用。包括销售费用、管理费用和财务费用。销售费用是指公司在销售商品、提供劳务过程中发生的各项费用，如广告费、促销费、销售人员薪酬等。管理费用是指公司为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用，如管理人员薪酬、办公费、差旅费等。财务费用是指公司为筹集生产经营所需资金等而发生的筹资费用，如利息支出、手续费等。财务部门应按照费用项目，对期间费用进行明细核算，严格控制期间费用支出。（三）成本费用控制措施1.建立成本费用预算管理制度，根据公司年度经营计划和目标，编制成本费用预算，并将预算指标分解到各部门、各岗位，确保成本费用控制目标的实现。2.加强成本费用核算与分析，定期对成本费用进行核算和分析，及时发现成本费用变动原因，采取有效措施进行控制。3.优化业务流程，提高工作效率，降低运营成本。加强采购管理，降低采购成本；合理安排生产，提高生产效率，降低生产成本；加强销售管理，提高销售效率，降低销售成本。4.严格费用审批制度，各项费用支出必须按照规定的审批程序进行审批，严禁超预算、超标准支出。七、利润分配管理（一）利润分配原则1.公司利润分配应遵循依法分配、兼顾各方利益、分配与积累并重、投资与收益对等的原则。2.公司利润分配应充分考虑公司的发展需要和股东利益，合理确定利润分配比例和方式。（二）利润分配顺序1.公司按照国家法律法规和公司章程的规定，先弥补以前年度亏损。2.提取法定盈余公积。法定盈余公积按照当年净利润的10%提取，当法定盈余公积累计额达到公司注册资本的50%以上时，可以不再提取。3.提取任意盈余公积。任意盈余公积由公司股东大会根据公司发展需要和实际情况决定提取比例。4.向股东分配利润。公司在弥补亏损、提取法定盈余公积和任意盈余公积后，按照股东持股比例向股东分配利润。（三）利润分配方案制定与审批1.公司财务部门根据公司年度经营成果和利润分配